檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

姚 爽

（鶴崗市采煤沉陷區(qū)綜合治理辦公室 黑龍江 鶴崗 154100）

檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

姚 爽

（鶴崗市采煤沉陷區(qū)綜合治理辦公室 黑龍江 鶴崗 154100）

檔案管理工作對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和國(guó)家的利益安全有著重大的影響作用。做好檔案保管和利用環(huán)節(jié)過程中的保密工作是規(guī)范我國(guó)檔案管理工作，提升國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)安全性和各項(xiàng)事業(yè)安全性的重要方面，它也是保證一些機(jī)密和絕密等級(jí)的檔案在保管和使用過程中安全性的重要方式。檔案管理工作肩負(fù)著檔案資源建設(shè)及為檔案使用者提供服務(wù)的職能。本文在分析檔案保密工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)于如何進(jìn)一步的做好保密工作提供了一些可行性建議。

檔案管理利用；保密工作；現(xiàn)狀；對(duì)策

引言

考察我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的歷程來(lái)看，我國(guó)的檔案管理工作在各個(gè)方面都取得了里程碑式的重大成績(jī)。諸如檔案科學(xué)管理方面、檔案服務(wù)技術(shù)改進(jìn)創(chuàng)新方面、檔案學(xué)理論研究方面以及現(xiàn)代數(shù)字化的數(shù)據(jù)檔案保管與利用方面均都取得了極富建設(shè)性的成果，但相對(duì)來(lái)講，我國(guó)檔案管理領(lǐng)域內(nèi)依然存在著一些問題需要管理者進(jìn)行思考，例如在如何做好檔案在使用和保管環(huán)節(jié)的保密工作方面，仍發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分人員對(duì)于檔案的保密工作的重要性存在認(rèn)識(shí)不夠深刻的現(xiàn)象。

一、檔案保管利用過程中保密工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的素質(zhì)和工作能力。目前情況下，在我國(guó)檔案管理工作領(lǐng)域，一些工作人員嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)和工作能力，有鑒于檔案管理工作是一件要求工作人員具備耐心細(xì)致工作素養(yǎng)的工作種類，因此就導(dǎo)致很少的專業(yè)人員去選擇這一工作作為自己的終身職業(yè)，即使有一些專業(yè)人員能夠選擇這一工作，最后也難以耐得住這種工作的枯燥性質(zhì)而轉(zhuǎn)投他行。從而導(dǎo)致檔案管理工作缺少知識(shí)水平較高的管理人員。當(dāng)今的時(shí)代已經(jīng)是信息技術(shù)時(shí)代，而檔案管理工作也正在向著信息化發(fā)展，在這樣的情況下，如果讓不具備信息技術(shù)的管理人員從事信息化管理，必然會(huì)造成在檔案保管及利用環(huán)節(jié)中的保密問題，從而嚴(yán)重影響檔案的安全。

1.2 立件(卷)歸檔問題過程的保密工作問題。一些檔案管理單位及檔案管理工作人員在開展檔案管理工作過程中，經(jīng)常采用“四分法”來(lái)進(jìn)行立件（卷）歸檔，雖然，“四分法”對(duì)于該項(xiàng)工作的進(jìn)行能夠有很大的幫助效果，提升工作效率，但這樣就會(huì)導(dǎo)致保密工作在環(huán)節(jié)上不夠完整，在技術(shù)操作過程中也無(wú)法將涉密文件資料和普通非涉密文件資料進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，在歸檔的過程中常常將這兩類文件資料放到同一個(gè)案卷之中，在查閱檔案的過程中，查閱人員就會(huì)從普通檔案資料中查閱到涉密文件資料，從而造成在保管和利用環(huán)節(jié)中出現(xiàn)保密和安全問題。

1.3 檔案利用過程中的保密工作問題。在檔案利用過程中，檔案管理部門為了使檔案資料的利用效率提高，達(dá)到服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的目的，在提供檔案資料的過程中，常常采取一些相對(duì)積極的措施和方法，使檔案資料利用上比較方便和實(shí)際，也能夠較好地發(fā)揮檔案資料的作用。但是，管理人員在提供檔案的過程中，為了檔案使用的方便，往往不注意檔案資料的保密性，這樣就會(huì)會(huì)使檔案資料出現(xiàn)泄密問題，從而影響檔案資料的安全性。

1.4 檔案管理工作環(huán)節(jié)中的保密問題。通常情況下，在檔案管理工作的開展進(jìn)行過程中，也還會(huì)存在以下常見的問題：

1.4.1 一些涉及機(jī)密和絕密文件的資料在存放條件方面過于簡(jiǎn)陋，不利于文件資料的長(zhǎng)期存放。還有一些檔案管理單位的保險(xiǎn)庫(kù)房、保險(xiǎn)柜、防盜器等設(shè)施不健全或者使用方法不當(dāng)。對(duì)于管理人員的出入管理監(jiān)管不到位，非檔案管理人員也能夠隨意進(jìn)出檔案管理文件保存房間；

1.1.2 涉密文件資料和普通非涉密文件資料混放，使檔案資料沒有秘密可談；

1.4.3 涉密文件資料在調(diào)閱、移出以及銷毀等簡(jiǎn)單處理，不能嚴(yán)格按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處理，涉密文件資料在使用完畢沒有按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清查，出現(xiàn)泄密問題后不能及時(shí)追查泄密原因并進(jìn)行補(bǔ)救和改進(jìn)；

二、淺談檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作存在問題的對(duì)策

2.1 大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力的培養(yǎng)，必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的責(zé)任心以及保密意識(shí)的培養(yǎng)，要加大教育力度，從國(guó)家高度以及法律尊嚴(yán)的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)和教育，不但培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，而且還要培養(yǎng)他們嚴(yán)守秘密，將檔案管理過程中的保密工作作為自己工作的神圣職責(zé)。

2.2 認(rèn)真做好立件（卷）歸檔過程中的保密工作。在立件（卷）歸檔過程中，檔案管理人員要認(rèn)真研究檔案資料的性質(zhì)和特征，爭(zhēng)取將檔案資料進(jìn)行細(xì)化，分門別類進(jìn)行編號(hào)管理。在這個(gè)過程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，不得擅自改變檔案資料的密級(jí)或者不按照保密要求對(duì)文件的最高密級(jí)進(jìn)行標(biāo)示，避免因此而出現(xiàn)的檔案保密問題。

2.3 認(rèn)真做好檔案使用前的審查工作。在檔案使用前，管理人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真審查，確保檔案使用單位或人員在符合檔案使用規(guī)定的基礎(chǔ)上使用檔案。

2.4 認(rèn)真做好檔案管理過程中的保密工作。在日常檔案管理過程中，要針對(duì)檔案管理過程中普遍存在的問題進(jìn)行管理，努力改進(jìn)檔案管理過程中存在的問題。要努力改進(jìn)涉密文件資料存放條件，保證保險(xiǎn)庫(kù)房、保險(xiǎn)柜、防盜器等設(shè)施的質(zhì)量，堅(jiān)決杜絕非檔案管理人員隨便進(jìn)出檔案存放的庫(kù)房；嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案保管期限和保密期限進(jìn)行區(qū)分，不但擅自解密或者對(duì)外提供涉密文件資料。

結(jié)語(yǔ)：綜合以上各點(diǎn)的分析結(jié)果，我們可以很明顯的了解到檔案管理工作中的一些問題和漏洞，文章針對(duì)這些問題和漏洞提出了筆者自己的一些看法和觀點(diǎn)建議。希望能夠?yàn)榇龠M(jìn)檔案管理工作中的保密環(huán)節(jié)的工作提供一些可行性的啟示和解決方法。由于檔案的保密工作將關(guān)系到國(guó)家各方面的安全，因此，在檔案的保管及使用當(dāng)中，檔案管理工作人員必須要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)法律政策規(guī)定開展管理工作，堅(jiān)定政治立場(chǎng)，切實(shí)保護(hù)好國(guó)家的安全和各項(xiàng)利益。

[1]劉曉蘭.關(guān)于如何作好保密檔案保管工作的探討就[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011.19.

[2]王麗華.論我國(guó)檔案保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2011.31.