現(xiàn)行醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題及對策

牛翠琪

（佳木斯市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 佳木斯 154000）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活質(zhì)量也逐漸得到改善，對身體健康的重視程度也逐漸加深。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在社會生活中扮演著重要地位，但是筆者通過研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行醫(yī)院檔案工作跟不上日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作的發(fā)展需求，根據(jù)醫(yī)院檔案工作的特點(diǎn)，采取科學(xué)化、規(guī)范化的管理措施加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，以適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，更好地為醫(yī)院事業(yè)服務(wù)。

一、檔案管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要性

人事檔案管理是以個(gè)人為中心，根據(jù)相關(guān)的管理制度，對個(gè)人的資料加以整理和保存，這是對一個(gè)人進(jìn)行客觀理解最重要的途徑之一。檔案管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中具有重要地位，對個(gè)人來講，檔案是工作人員學(xué)習(xí)、工作、榮譽(yù)懲戒的詳細(xì)記錄，對管理者了解工作人員的直接材料。[1]對醫(yī)療機(jī)構(gòu)來言，它也反映了整個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展?fàn)顩r，是行內(nèi)互相交流、互相借鑒的第一手資料。因此從以上兩個(gè)方面來講，檔案管理是非常重要的。醫(yī)療檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理和國家信息資源管理的重要組成部分。隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)療的哪敢重要性的日益增強(qiáng)，醫(yī)療檔案管理也越來越受到社會各界的重視。

二、現(xiàn)階段醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理體系的不完善

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中出現(xiàn)的問題，首先表現(xiàn)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理體系的不完善。一方面自上而下的管理體系的不嚴(yán)格，這要?dú)w結(jié)于機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l約的不嚴(yán)格和管理體制的不完善；比如醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理不只是病歷檔案，還包括員工檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等多個(gè)方面，而因?yàn)椴v檔案和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的利益直接相關(guān)，因此出現(xiàn)重病歷檔案而輕其他類型檔案的現(xiàn)象。另一方面，檔案管理中很多漏洞的出現(xiàn)還與監(jiān)督體系的不完善有關(guān)，檔案管理中出現(xiàn)的一些細(xì)微問題，管理者往往不能第一時(shí)間察覺到，因此下級工作人員需要將這些事情向相關(guān)部分反映，但是很多問題往往被中途攔截，未能如實(shí)反映到上級部門。此外，現(xiàn)階段檔案管理工作大多是由人力來完成，這樣不僅工作效率低下，而且對人力資源來說也是一定程度上的浪費(fèi)。醫(yī)院檔案還沒有統(tǒng)一管理制度和方法、沒有一定的管理網(wǎng)絡(luò)、沒有統(tǒng)一的管理模式，這不僅影響檔案的管理和利用，也給電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理手段造成困難。

（二）人力資源設(shè)施的不健全

除了管理體系不完善的問題之外，人力資源設(shè)施的不完善也是當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的主要問題。人力資源設(shè)施方面存在的問題主要包括兩個(gè)方面，一方面機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員大多都是費(fèi)科班出身，半路出家，[2]他們的專業(yè)知識往往不達(dá)標(biāo)。人們往往有個(gè)錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為檔案管理僅僅是文案類的工作，只要識字就可以從事檔案工作了，但是面對醫(yī)療機(jī)構(gòu)眾多的的檔案，沒有一定的專業(yè)基礎(chǔ)能力是不能辦到的。另外檔案管理缺乏固定的工作人員，筆者通過對某一醫(yī)療機(jī)構(gòu)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該院從事檔案工作管理人員18人，其中專職8名，占檔案人員44%；兼職10名，占檔案管理人員56%。因兼職過多，無法將精力放在檔案管理和利用上。

三、改善醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的對策

（一）完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理體系

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)?，F(xiàn)階段針對醫(yī)療機(jī)構(gòu)中出現(xiàn)的問題，首先應(yīng)該從完善管理體系上做起。首先要將檔案管理設(shè)立成一個(gè)獨(dú)立的部門，將一系列的工作都嚴(yán)格化，正規(guī)化，當(dāng)然雖然將檔案管理獨(dú)立為一個(gè)部門，但是還是應(yīng)該融合在醫(yī)療機(jī)構(gòu)這個(gè)大家庭里。在管理方面即要形成自上而下嚴(yán)格管理的機(jī)制，又要形成自下而上完善的監(jiān)督機(jī)制，上下一致，共同將檔案管理工作做好。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，也應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，這樣不僅可以提高工作效率，還可以節(jié)約人力資源。

（二）建立健全人力資源設(shè)施

在完善管理體制的基礎(chǔ)上，還要做好人力設(shè)施方面的工作，筆者認(rèn)為主要可以從以下幾個(gè)方面入手，首先在對檔案管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，一定要做到全面考察，首先專業(yè)知識必須過關(guān)，并在掌握專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，掌握一些邊緣領(lǐng)域的知識，如英語、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等。[3]當(dāng)然，僅僅具備專業(yè)知識是不夠的，檔案管理不同于文案類的工作，還要具備文字搜集與整理的能力，這種能力是需要在工作中逐漸鍛煉提高的。另外在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中可以實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，每隔一定時(shí)間可以對檔案管理工作人員的工作進(jìn)行評定，對表現(xiàn)好的員工可以進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，這樣不僅可以激勵(lì)優(yōu)秀的員工，對表現(xiàn)欠佳的人員也是一種鼓勵(lì)。

四、結(jié)語

通過上述的簡單介紹，可以基本明確檔案管理在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要性，雖然現(xiàn)階段來講，檔案管理工作還存在著很多問題，如人力設(shè)施方面，管理體系方面，這些問題的產(chǎn)生使得醫(yī)療機(jī)構(gòu)不能跟隨上時(shí)代的發(fā)展。但是通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取相應(yīng)的措施，這些問題還是可以解決的。

[1]張春紅,李淼,馮占春.新型農(nóng)村合作醫(yī)療患者住院醫(yī)療費(fèi)用即時(shí)結(jié)報(bào)中存在的問題及對策分析[J].中國初級衛(wèi)生保健,2011,14(21):153-198.

[2]周耀林,程齊凱張翰林.論基于群體智慧的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案管理體制的創(chuàng)新[J].信息資源管理學(xué)報(bào),2013,34(11):453-548.

[3]邢聰艷,張文昌,劉明浩.福州市社區(qū)居民健康檔案管理存在的問題與對策[J].中華全科醫(yī)學(xué),2012,15(52):256-290.