事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

田軍濤

（碾子山區(qū)安全生產(chǎn)執(zhí)法大隊 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

現(xiàn)在，我國的社會體制在不斷朝著完善的階段邁進，作為國家發(fā)展的重要組成部分，事業(yè)單位一直是國家重點關(guān)注對象。而在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理是至關(guān)重要的一部分，其關(guān)系著事業(yè)單位未來的發(fā)展方向以及單位領(lǐng)導層的決策?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)達，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展需要，如何找出當前檔案管理中的問題，提出合理的解決方案，完善檔案管理信息化的建設(shè)已然成為事業(yè)單位的工作重點。

一、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作信息化的必要性

近年來，我國的經(jīng)濟實力不斷提高，事業(yè)單位在促進我國經(jīng)濟增長，社會和諧發(fā)展中起到不可替代的作用。其是為社會公眾提供服務的一個平臺，對我國居民生活水平的提高有著重要意義。事業(yè)單位的檔案記錄著該單位的歷史進程，記載的信息都是科學、客觀的，這些真實的數(shù)據(jù)除了是事業(yè)單位的歷史見證者外，對事業(yè)單位未來發(fā)展也有著重要的指導作用。當然，檔案管理本身就是事業(yè)單位重要的工作組成，良好的檔案管理有利于事業(yè)單位的發(fā)展，為單位領(lǐng)導做決策提供科學、客觀的依據(jù)，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理至關(guān)重要。當下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，其已經(jīng)廣泛運用到各個領(lǐng)域中，對提高各行業(yè)的工作效率、促進行業(yè)發(fā)展起著重要的作用?，F(xiàn)在，為了適應這一新形勢的發(fā)展需要，把事業(yè)單位的檔案管理與高速發(fā)展的信息技術(shù)結(jié)合起來勢必是未來的發(fā)展趨勢，甚至可以說是檔案管理的必經(jīng)之路，只有加快事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)步伐，才能使得檔案管理更好地為公眾服務。當然，就目前的情況來看，我國事業(yè)單位對檔案管理信息化的建設(shè)還普遍還不夠重視，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理還在使用傳統(tǒng)的管理方式。有的地方甚至還在采用落后的紙質(zhì)管理方案對檔案進行管理，在查詢、管理檔案信息上有很大的難度，且存在檔案信息容易丟失的安全危險。因此，要加快事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案管理智能化，方便公眾對檔案信息進行查詢。同時，數(shù)字化的管理對減輕檔案工作者的工作負擔，提高事業(yè)單位的工作效率起著重要作用。

二、我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

（一）沒有合理開發(fā)檔案信息資源

就目前的情況來看，我國事業(yè)單位在開發(fā)利用檔案資源信息這一塊還處在比較落后的階段。長期以來，我國檔案管理主要是以收集、儲存信息的模式為主，還沒有相對完善的體系能對檔案資源進行合理開發(fā)利用。當然，這與檔案信息涵蓋內(nèi)容多，重復加工難度大有很大關(guān)系，但是，事業(yè)單位的檔案資源有很大一部分記錄著重要的信息，包括事業(yè)單位的發(fā)展歷史以及一些重要的文獻資料，其對事業(yè)單位乃至整個城市的未來發(fā)展都有著重要意義，因此，相關(guān)的事業(yè)單位應該盡早把開發(fā)利用檔案資源的工作落到實處，做到檔案資源的合理開發(fā)利用，真正實現(xiàn)檔案信息存在的價值。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

作為事業(yè)單位的檔案資料，很多記錄著單位比較重要的信息，有的甚至關(guān)系到國家的機密，一旦泄露將造成嚴重的不良后果，為國家、人民帶來嚴重的損。而事業(yè)單位往往忽視這方面的工作，主要表現(xiàn)在公開的檔案信息審查不嚴格、工作人員的保密工作做得不到位等方面。事業(yè)單位目前正在加快檔案信息管理信息化的建設(shè)步伐，但利用計算機進行檔案管理，檔案信息泄露的風險也相應增加，時有黑客攻擊檔案管理網(wǎng)站、竊取私密文件的事件。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)低下

在事業(yè)單位管理檔案的工作人員，有很大一部分是早期聘用的，文化水平普遍不是很高，再加上事業(yè)單位對招聘檔案管理人員的資質(zhì)審查不嚴格等情況，在事業(yè)單位往往存在著工作人員素質(zhì)低下的現(xiàn)象。他們對工作往往沒有一顆認真負責的心，工作效率很低，對公眾的服務態(tài)度也不好，很大程度上影響了檔案資源的合理開發(fā)利用。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

（一）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

在事業(yè)單位檔案管理信息化的未來建設(shè)中，事業(yè)單位一定要提高把檔案信息進行合理利用的意識，在信息化的建設(shè)中把合理利用資源作為一個主要的考慮因素，包括實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高公眾查詢檔案信息的便捷度等方面，檔案，在進行信息化的建設(shè)之前，要進行合理的規(guī)劃，做好調(diào)研工作，有計劃、有條理地推進檔案管理信息化的建設(shè)進程。

（二）完善對事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

當然，做好檔案信息的安全管理也是事業(yè)單位檔案管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，在進行檔案管理信息化的建設(shè)時，要做好相關(guān)的安全管理設(shè)置，可以通過開發(fā)程序軟件的形式對重要的檔案信息進行管理。事業(yè)單位還要制定相關(guān)的監(jiān)督制度，包括對檔案管理信息化建設(shè)以及工作人員兩方面的監(jiān)督，確保檔案管理信息化的建設(shè)順利進行。同時，事業(yè)單位要提高工作人員的素質(zhì)，可以采用培訓單位培訓。單位內(nèi)部做好思想工作的形式，使得工作人員更好地位檔案管理信息化建設(shè)服務。

四、結(jié)語

綜上所述，就目前來看，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)做的還不到位，還存在沒有合理開發(fā)檔案信息資源、缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施以及檔案管理工作人員素質(zhì)低下等問題。相關(guān)部門一定要引起重視，切實行動起來，積極探索可行的檔案信息管理模式，逐步完善事業(yè)單位檔案信息化管理體系。

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