淺談檔案信息資源開發(fā)的五原則

李宏實

（杜爾伯特蒙古族自治縣政府采購中心 黑龍江 大慶 166200）

一、優(yōu)勢性原則

我國的檔案館網(wǎng)主要由綜合檔案館或國家檔案館、專門或專業(yè)檔案館、集體所有制和個體所有制的檔案館共同組成。不同級別、不同類型、不同所有制形式的檔案館各自有著自身的特點和優(yōu)勢。因此，在檔案信息資源開發(fā)過程中必須因館制宜、區(qū)分對待、遵循優(yōu)勢性開發(fā)原則。

優(yōu)勢性原則的實施是建立在充分分析和掌握各級各類檔案館（室）優(yōu)勢性特點基礎之上的，遵循這一原則是實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)效益的基礎和前提，是檔案信息資源開發(fā)的有效切入點。

二、序化激活原則

序化激活原則是包括檔案信息在內的文獻信息資源開發(fā)的最基本也是最高的目標性原則。檔案信息資源有序化的程序預示檔案信息被利用的程序；檔案信息激活則體現(xiàn)檔案信息資源被有效吸收、消化和利用繼而產生新的知識的幾率和程度。

具體地講，這一原則包括；①將分散、雜亂的原始信息經過處理，變成集中而有序的信息，并隨時準備為利用者輸出；②與其他文獻信息相比，檔案信息表現(xiàn)為不集中、不系統(tǒng)，同一問題的信息可能欲分割在不同的案卷，甚至不同的全宗。激活原則就是要求檔案信息開發(fā)部門不僅要提高開發(fā)層次，盡可能地將有用信息展示出來，及時地提供給利用者。

三、擴大利用原則

擴大利用就是以實現(xiàn)更多的檔案信息為更多的檔案利用者服務為目標，它是對信息開發(fā)在數(shù)量上的要求。這二原則的內容就是要求檔案館（室）能夠找到更多的利用者，同時，利用者能夠找到更多的檔案信息。實現(xiàn)這一目標的具體途徑有：

1.擴大檔案信息對不同利用者的適應性，由于不同的利用者的知識結構、文化水平、心理素質以及社會實踐活動各異，對檔案信息的需求不同，因此，檔案信息資源的開發(fā)利用工作需要對檔案信息進行多層次、多角度的揭示，以適應不同利用者的需求，從而擴大檔案信息的利用。

2.增加利用者對不同檔案信息的利用。檔案工作者要注意相關信息的集中與揭示，在利用者利用時向他們提出建議，以避免利用者對有效信息的疏忽遺漏．可以提高檔案信息資源開發(fā)的質量和效益。

四、全面效益原則

所謂效益，一般是指投入產出的比較關系。投入一定，產出越大則效益越高，或產出一定，投入越少則效益越高。檔案作為一種信息資源，是黨和國家的寶貴財富，對于它的開發(fā)利用應講究效益，不講效益的開發(fā)是不能持久的，也不會得到社會的承認。因此，檔案信息的開發(fā)必須把提高效益放在重要位置。效益是多方面的，從不同的角度可以區(qū)分為不同的效益；從時間概念上來說有現(xiàn)實效益與長遠效益之分；從范圍上講有局部效益與整體效益之別：

從價值上看有經濟效益和社會效益。

1、現(xiàn)實效益和長遠效益相統(tǒng)一?，F(xiàn)實效益是指檔案信息價值的現(xiàn)實發(fā)揮，長遠效益是指檔案信息價值的未來發(fā)揮?，F(xiàn)實效益與長遠效益之間的發(fā)揮是有矛盾的。檔案信息要發(fā)揮現(xiàn)實效益需通過開發(fā)利用來實現(xiàn)，而這一過程必然會導致檔案原件在一定程度上的磨損和散失．使檔案的完整與安全受到影響，對檔案信息長遠效益的發(fā)揮造成損失；而過分強調發(fā)揮檔案信息的長遠效益，又易滑入“重管輕用”的虛無怪圈。解決這一矛盾的方法是注重現(xiàn)在，充分開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮其現(xiàn)實作用，同時采取有效措施維護檔案的完整與安全，保障長遠利益的發(fā)揮。應當看到，一切知識、信息都是為了用，才對它積累、整理和保管的，而無論何時用，用于什么都是為了解決現(xiàn)實作用，加速社會各項實踐活動的步伐，縮短獲取知識、經驗的周期，加速知識循環(huán)，推動人類社會發(fā)展?，F(xiàn)實效益的發(fā)揮，使檔案工作富有生機活力，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、局部效益與整體效益相協(xié)調。局部效益是指檔案信息僅對某一機構或個人有用．能對其產生效益；整體效益是指檔案信息不僅對某一機構、某一個人有用，而且對整個社會、整個國家都有用。在通常情況下，局部效益與整體效益二者是統(tǒng)一的。因為局部效益的取得是構成絕對效益的基礎，講究整體效益是利用檔案信息的最高目的。二者又是矛盾的，過分地追求局部效益就有可能損害整體效益，而為了保證整體上的高效益就有可能犧牲某種局部效益。解決矛盾的辦法是局部效益服從整體效益，分清主次、緩急，優(yōu)先和重點開發(fā)能產生整體效益的檔案信息。

3、社會效益與經濟效益相并重。所謂社會效益是指通過開發(fā)利用檔案信息而在解決社會問題和促進社會進步等方面所起的作用。而經濟效益是指檔案信息資源開發(fā)利用的勞動耗費同其發(fā)揮作用之比。檔案信息資源開發(fā)利用中產生的經濟效益不可能像企業(yè)、生產單位那樣直接表現(xiàn)為創(chuàng)造物質財富，而是表現(xiàn)為節(jié)約時間、人力、物力、財力和避免重復浪費，具有間接性和滯后性的特點。社會效益雖不能用具體數(shù)字表示，但它的作用效果往往不亞于甚至會超過經濟效益，影響更為深遠，價值可能更大。當然社會效益中隱含有經濟效益，經濟效益中融有社會效益，二者相輔相成，我們在強調經濟效益的同時，切不可忽視社會效益。

五、用戶導向原則

用戶導向原則是市場經濟環(huán)境內一切以用戶為目標的經濟活動的關鍵思想，也是檔案信息資源開發(fā)成功與失敗的決定因素。第一，檔案信息資源開發(fā)成從用戶最迫切，最急切的領域做起，這是立足現(xiàn)實原則所要求的，信息需求規(guī)律告訴我們，大量用戶的信息需求重復出現(xiàn)在一部分常用的信息資源中；少數(shù)用戶的信息需求較少重復出現(xiàn)在一部分不太常用的信息資源中；還有極少量用戶的信息需求出現(xiàn)在一部分偶然使用的信息資源中，這個規(guī)律就要求我們既要優(yōu)先開發(fā)和提供多數(shù)用戶需要的常用檔案信息資源，同時也要兼顧少數(shù)用戶需求的不常用檔案信息資源的開發(fā)；第二，開發(fā)的方式層次乃至開發(fā)出的檔案信息產品要有針對性，要考慮不同層次，類型的用戶的差異，并且能夠從多角度滿足用戶的需求；第三，開發(fā)的檔案信息資源，便于用戶使用，開發(fā)出來的檔案信息產品和提供的檔案信息利用服務，不僅在內容、功能、能力等方面符合用戶的需求。

[1]齊春梅.淺談檔案信息資源的開發(fā)原則[J].黑龍江檔案，2011（06）.

[2]劉大勇，劉波.檔案信息資源開發(fā)利用應遵循的原則[J].黑龍江檔案，2009（04）.