民辦高校檔案管理工作體系問(wèn)題淺析

趙玉婷

（哈爾濱劍橋?qū)W院 黑龍江 哈爾濱 150069）

前言

高校檔案是高校從事教學(xué)、黨政管理及其各項(xiàng)活動(dòng)形成的對(duì)學(xué)校與社會(huì)都有價(jià)值的文字、圖標(biāo)等形式的歷史記錄。近年來(lái)，民辦高?？焖侔l(fā)展，積累了諸多寶貴的經(jīng)驗(yàn)與資料，對(duì)未來(lái)的發(fā)展有諸多幫助。因此，在未來(lái)的發(fā)展中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化科技作用，促進(jìn)整體管理水平的提高。具體來(lái)說(shuō)，可以采取以下幾個(gè)方式，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

一、提高全員的檔案管理意識(shí)

唯有良好的管理意識(shí)方可實(shí)現(xiàn)管理水平的提高，學(xué)校檔案工作涉及面較廣，不僅是檔案工作部門，學(xué)校的其他部門也同樣要對(duì)其增強(qiáng)重視。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠重視

部分民辦院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，制約其發(fā)展，這就要求校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，提升學(xué)校層次與提高教育教學(xué)、科研水平的重要性。

（二）增強(qiáng)全體教職工的檔案管理意識(shí)

隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，《檔案法》的出臺(tái)與實(shí)施，各項(xiàng)制度的完善，人們對(duì)檔案的重要性有了更深層次的認(rèn)識(shí)，這對(duì)檔案管理良性運(yùn)轉(zhuǎn)有較大的積極作用，也可以幫助科研與教學(xué)提供更加準(zhǔn)確的信息。唯有如此，才能更好的創(chuàng)建檔案管理的軟環(huán)境，實(shí)現(xiàn)民辦院校檔案管理的統(tǒng)一化，不斷提高當(dāng)前民辦高校檔案管理的整體化水平。

二、強(qiáng)化各系、部、處、室檔案材料的歸檔管理

要想實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，做好文件材料的收集是前提，這是做好民辦高校檔案材料保護(hù)工作的基礎(chǔ)。在具體的工作過(guò)程中，除了要加強(qiáng)學(xué)校各個(gè)部門與科室間的聯(lián)系外，實(shí)行統(tǒng)一化管理。除此之外，要積極的開(kāi)展文件材料的預(yù)先立卷工作，加大對(duì)現(xiàn)行文件與檔案的統(tǒng)一化管理。在各個(gè)科系、部門設(shè)立專職或者是兼職的檔案人員，專門負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，確保材料的準(zhǔn)確性與完整性，保證材料可以第一時(shí)間歸檔。

三、建立健全現(xiàn)有的檔案管理制度，做好監(jiān)督指導(dǎo)工作

從當(dāng)前我國(guó)檔案管理情況來(lái)看，相應(yīng)的制度缺乏針對(duì)性，尤其是針對(duì)民辦高校的檔案管理更是缺乏針對(duì)性，因此，必須要建立并完善管理工作制度，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。在《檔案法》的指導(dǎo)下做好民辦高校檔案的統(tǒng)一管理，確定準(zhǔn)確的工作目標(biāo)與方向，建立良好的管理體系。

同時(shí)，檔案部門要從具體的立卷工作中脫離，將主要的工作時(shí)間放在檔案工作上，唯有如此，才能更好的促進(jìn)檔案工作質(zhì)量與工作效率的提高。

四、建立與實(shí)行檔案統(tǒng)一管理制度

與其他單位相比，學(xué)校在工作中形成的檔案材料數(shù)量較大，這在一定程度上增加了管理的難度，這就要求學(xué)校的檔案管理人員必須要按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律進(jìn)行管理，同時(shí)要立足實(shí)際，結(jié)合自身的發(fā)展情況，共同建立并完善民辦高校的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的齊全性、完整性，促進(jìn)民辦高校檔案管理的規(guī)范化與制度化目標(biāo)。

五、建立并完善文書與檔案一體化的管理體系

文書與檔案的關(guān)系十分密切，其貫穿整個(gè)行政工作過(guò)程中。這就要求所有的工作人員更新思想觀念，提高整體的工作水平。具體來(lái)說(shuō)，要抓好集中立卷，保證案卷的質(zhì)量；加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的管控，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理目標(biāo)。各部門及各科系的檔案管理人員要依照相應(yīng)的法律進(jìn)行檔案的收集與管理，同時(shí)要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具進(jìn)行管理，提高管理效率，便于后期的查找與閱讀。在高校內(nèi)建立文檔一體化的管理系統(tǒng)，將其納入到學(xué)校的管理體系中，發(fā)揮系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，使其可以更好地為高校發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展輸送更多優(yōu)秀人才。

六、增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

從發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，人才是發(fā)展的根本，唯有優(yōu)秀的人才才能更好的促進(jìn)系統(tǒng)的發(fā)展，提高檔案管理的整體水平。因此，在工作中要不斷強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)教育，提高其責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)其學(xué)習(xí)意識(shí)。同時(shí)要采取措施促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，強(qiáng)化檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，提高其管理的綜合水平。最后要采取相應(yīng)的對(duì)策保證整個(gè)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，減少不必要的波動(dòng)，提高檔案的收集完整性。

七、加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，做好設(shè)備的建設(shè)工作

（一）做好檔案管理的硬環(huán)境建設(shè)工作

檔案的存放需要房舍，除了辦公室、閱覽室等常見(jiàn)的存儲(chǔ)環(huán)境外，還需要專門的存放環(huán)境，隨著科技水平的提高，出現(xiàn)了相片、錄音等現(xiàn)代化的存放種類，因此還必須要配備相應(yīng)的管理設(shè)備，避免存儲(chǔ)檔案被損壞。這一切都需要以經(jīng)費(fèi)為基礎(chǔ)，唯有大量的經(jīng)費(fèi)才能滿足這些物質(zhì)需求，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，提高檔案的安全性與完整性。

（二）根據(jù)需求完善軟環(huán)境建設(shè)

滿足硬件的基礎(chǔ)上，就需要著手采取措施完善軟環(huán)境的建設(shè)，檔案部門必須要根據(jù)自身的發(fā)展情況引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案材料管理的全面化，使其可以更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。

八、借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，豐富與完善民辦高校檔案管理體系

與國(guó)有高校相比，民辦高校的創(chuàng)辦時(shí)間短，經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，因此民辦高校要向國(guó)有高校學(xué)習(xí)，結(jié)合自身的材料特征，開(kāi)拓出具有民辦高校自身特色的管理道路，建立民辦高校自己的管理功能體系。唯有如此，民辦高校才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存，才能立于不敗之地，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康的發(fā)展。

從目前各大民辦高校的檔案管理情況來(lái)看，多數(shù)院校的檔案管理體系仍然不夠健全，仍然有較長(zhǎng)的路要走。因此，新時(shí)期的民辦高校要做好檔案的集中管理工作，形成先進(jìn)的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理目標(biāo)與現(xiàn)代化的管理制度，形成完整的管理體系。

九、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們看到，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，民辦高校檔案管理工作有了較大的進(jìn)步，但仍然有較大的進(jìn)步空間，這就要求在未來(lái)的發(fā)展中不斷完善自身，豐富自身，促進(jìn)管理水平的提升。

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