初探干部人事檔案管理工作的建議與改進

宋淑芹

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441）

一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題，尤其是在科技飛速發(fā)展的今天，在要求信息公開呼聲愈來愈強烈的當今社會，在數(shù)字化技術應用愈來愈廣的如今，干部人事檔案面臨著機遇與挑戰(zhàn)。檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為干部人事工作服務，需要各級組織人事部門認真研究。

檔案管理體制混亂現(xiàn)行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在干部人事檔案工作中發(fā)揮了重要作用。但由于在新的發(fā)展時期，人員流動日益加速，人員的隸屬關系不斷變化等原因，干部檔案工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。

1.人檔脫節(jié)。在人員流動中，少數(shù)職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.關系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。

3.管理盲區(qū)。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)柔性流動人才及一時沒有落實工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

4.檔案觀念淡薄，思想認識不到位干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。作為管檔機關一定要高度重視，為干部的選拔、任免等組織工作做好準備。

5.檔案隊伍整體素質(zhì)、力量配備跟不上業(yè)務的要求檔案工作是一項業(yè)務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業(yè)知識，又要有強有力的硬件設備作為后盾。但干部人事檔案管理人員數(shù)量不足。隨著管理體制改革進一步深化，轉(zhuǎn)變政府職能，調(diào)整組織機構，精簡人員編制，原有的干部人事檔案管理體制受到?jīng)_擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，專職管檔人員數(shù)量嚴重不足，一定程度上影響檔案管理工作的水平。到目前為止，有好一些單位對于干部人事檔案基礎設施方面的建設不夠，主要體現(xiàn)在：檔案管理設備陳舊、硬件配備不齊全、基礎環(huán)境不好，不能適應電子時代的要求。干部人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約干部檔案的作用的充分發(fā)揮。加之當前材料入檔、整理檔案任務繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。

二、干部人事檔案管理工作的建議與改進

適應干部人事制度改革，改進干部人事檔案管理近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競爭擇優(yōu)和正常流動機制正在形成。適應這一發(fā)展，干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

1.健全檔案管理制度適應不斷發(fā)展的新形勢，對現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，同時，針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的制度。如：針對下崗及再就業(yè)人員，建立下崗和再就業(yè)人員檔案管理制度、分流人員檔案管理制度等；針對回歸待業(yè)大中專畢業(yè)生和退伍軍人，建立回歸待業(yè)人員檔案管理制度等，通過這些制度的完善，不斷提高檔案管理水平。

2.完善檔案管理內(nèi)容要緊緊圍繞干部工作大局，提高干部檔案的利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，一是建立干部工作業(yè)績檔案，及時將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料。

3.必須理順管理體制現(xiàn)行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據(jù)《干部檔案工作條例》有關規(guī)定，在強調(diào)按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業(yè)務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業(yè)單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業(yè)工作人員的檔案管理。

4.建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實施干部人事檔案自動化管理。適應人才柔性流動的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個人中能夠公開部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

三、總結

總之，干部檔案工作是干部管理工作的重要組成部分，管好干部檔案是直接關系到管好干部的重要環(huán)節(jié)。只要按照科學的依據(jù)為指導，堅持科學的、先進的方法，加之過硬的物質(zhì)條件作后盾，利用現(xiàn)代管理方法和手段，借助現(xiàn)代科學技術進行計算機管理，相信在數(shù)字化時代，加強和改進干部檔案管理工作，干部人事檔案管理就更加的科學化、合理化、有序化，繼而就能更好地為干部管理工作和經(jīng)濟建設服務，促進經(jīng)濟和社會的發(fā)展。

[1]劉韶青，林香青，張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案，2010.

[2]唐潔瓊，徐荻蕙.知識經(jīng)濟時代高校圖書館期刊資源開發(fā)與利用創(chuàng)新探析[J].高校圖書館工作，2010.