淺談公立醫(yī)院檔案管理和利用

夏 紅

（四川省攀枝花市第四人民醫(yī)院 四川 攀枝花 617061）

公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務(wù)為中心的公益型事業(yè)單位，核心是“治病救人”。醫(yī)改中，公立醫(yī)院改革是一項(xiàng)難點(diǎn)和重點(diǎn)工作，改革的最終目的是實(shí)現(xiàn)更好的管理醫(yī)院，更好的救治病人，滿(mǎn)足人民群眾就診需求。為此，應(yīng)調(diào)動(dòng)和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在醫(yī)改新形勢(shì)下，公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強(qiáng)和發(fā)展，才能更好的服務(wù)醫(yī)療業(yè)務(wù)，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個(gè)值得思考和探索的課題。

一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案收集不完整

對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為與醫(yī)療中心工作相比微不足道，可有可無(wú)，涉及到相應(yīng)工作時(shí)不主動(dòng)、不積極、不用心。檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財(cái)富，對(duì)檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時(shí)。

（二）管理制度不健全，監(jiān)督獎(jiǎng)懲不到位，利用率不高

管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類(lèi)、要求不清不細(xì)，無(wú)具體的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，使歸檔出現(xiàn)不應(yīng)有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀等系列管理制度時(shí)，沒(méi)有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎(jiǎng)懲機(jī)制，造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴(yán)密、隨意性和出差錯(cuò)的現(xiàn)象。

（三）人員配備不合理，經(jīng)費(fèi)投入無(wú)保障，硬件條件不達(dá)標(biāo)

很多醫(yī)院都沒(méi)有專(zhuān)職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責(zé)任心不強(qiáng)。特別是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導(dǎo)致管理技能不高，不能支撐和滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時(shí)由于認(rèn)識(shí)不到位，必要的經(jīng)費(fèi)投入無(wú)保障，造成硬件不達(dá)標(biāo)，不能滿(mǎn)足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴(yán)重的隱患。

二、加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點(diǎn)工作

（一）加強(qiáng)宣傳，講清作用，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、職工參與的強(qiáng)大工作合力

高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項(xiàng)系統(tǒng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的重要意義，讓職工知道透檔案在科研、教學(xué)、業(yè)務(wù)技能提升等個(gè)人發(fā)展上的積極作用，只要主要領(lǐng)導(dǎo)重視，就會(huì)在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、軟硬件建設(shè)等方面形成良好的寬松環(huán)境，各部門(mén)收集檔案的人員積極參與，就會(huì)形成強(qiáng)大的工作合力。

（二）加強(qiáng)建設(shè)，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達(dá)標(biāo)的堅(jiān)實(shí)工作基礎(chǔ)

要重視檔案管理的軟硬件建設(shè)，檔案人才建設(shè)是抓好檔案管理的核心，達(dá)標(biāo)的硬件條件是抓好檔案管理的基礎(chǔ)，科學(xué)的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進(jìn)工具。這些都需要醫(yī)院認(rèn)同并保障投入,把經(jīng)費(fèi)拿人醫(yī)院預(yù)算,檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設(shè)規(guī)劃，檔案信息化納入醫(yī)院整體建設(shè)方案，為建設(shè)醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的軟硬件工作基礎(chǔ)。

（三）完善制度，狠抓落實(shí)，形成職責(zé)分工明確、各環(huán)節(jié)運(yùn)行流暢的高效工作機(jī)制

要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合各自實(shí)際，完善檔案歸檔范圍、種類(lèi)、要求、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀等規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責(zé)分工、監(jiān)督到位、斗硬獎(jiǎng)懲，讓相關(guān)人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運(yùn)行。同時(shí)醫(yī)院自身檔案管理有其局限性，需加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門(mén)的溝通和聯(lián)系，定期和不定期的邀請(qǐng)上級(jí)部門(mén)專(zhuān)家指導(dǎo)、幫助，對(duì)檔案管理有關(guān)最新動(dòng)態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

三、注重以下幾方面的檔案價(jià)值利用，助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的能力

（一）利用好醫(yī)療、人事檔案，助推醫(yī)療業(yè)務(wù)和人才建設(shè)水平的提升

要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案，讓其在科研、教學(xué)、學(xué)術(shù)、治療、新技術(shù)新項(xiàng)目引進(jìn)等方面發(fā)揮積極作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值，以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)能力和水平的提升；利用好人事檔案，善于從人事檔案結(jié)合實(shí)際找準(zhǔn)醫(yī)院人才隊(duì)伍的優(yōu)與劣、長(zhǎng)處與短板，有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃，提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。

（二）利用好基建、設(shè)備檔案，助力醫(yī)院基本建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)的科學(xué)規(guī)劃和合理維修的高效實(shí)施

要注重基建、設(shè)備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設(shè)備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設(shè)計(jì)圖、施工圖、各種“管線”圖，設(shè)備中的說(shuō)明書(shū)、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹(shù)立基建、設(shè)備檔案對(duì)基建、設(shè)備維修保養(yǎng)非常重要的理念，注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃中的價(jià)值和利用。

（三）利用好財(cái)經(jīng)檔案，以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平

要注重財(cái)經(jīng)檔案利用，善于從各種數(shù)據(jù)中分析醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的狀態(tài)，為醫(yī)院成本控制、病人費(fèi)用控制、各種收支和重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策提供重要參考和真實(shí)依據(jù)，助升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平[1-2]。

總之，檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其工作好壞是醫(yī)院整體實(shí)力和管理水平高低的一項(xiàng)重要指標(biāo)，只要我們重視并加強(qiáng)檔案管理，注重檔案價(jià)值利用，就一定能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，讓其在醫(yī)院管理、運(yùn)行、業(yè)務(wù)能力提升、更好服務(wù)病人以及醫(yī)院升級(jí)達(dá)標(biāo)等工作中發(fā)揮更大的積極作用。

[1]何志麗：淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理中國(guó)檔案，2011（1）：25

[2]王平：醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施上海檔案，2011:19