基于高校檔案鑒定工作的思考

洪 涓

（福建廈門集美大學檔案館 福建 廈門 361021）

根據(jù)中華人民共和國教育部第27號令（以下簡稱27號令）的要求，高等學校檔案歸檔范圍涵蓋黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版類、外事類和財會類等十一大類。因此，高校校屬各單位特別是十一大類檔案形成的單位負責檔案工作人員必須按照歸檔要求，積極組織相關人員及時收集、整理和鑒定本單位在工作中形成的各種載體檔案材料并做好預立卷工作，為向學校檔案機構辦理移交作好準備。在27號令的指導下，高?？梢愿鶕?jù)本校實際情況確定檔案歸檔范圍，校屬各單位則根據(jù)學校制定的檔案歸檔范圍，開展歸檔文件材料的收集、整理和鑒定工作，只有這樣，才能將歸檔檔案材料收集齊全的同時剔除毫無保存價值的檔案材料。

一、高校檔案工作現(xiàn)狀分析

近幾年來，在27號令的指導下，全國高等學校普遍加強了對檔案工作的領導。各省大多制定了本省檔案規(guī)范化達標標準，為高校檔案工作提供了方向，明確了工作目標，大大促進了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。要做好檔案工作必須從歸檔材料形成部門做起，具體負責歸檔材料的收集、鑒定和整理工作。為了保證向檔案機構移交檔案材料的質量和品質，檔案形成部門必須嚴格按照本單位制定的歸檔范圍進行材料的收集工作，對收集的歸檔材料要進行初步鑒定并及時剔除明顯沒有保存價值的文件材料，這樣不僅能有效地減輕檔案材料形成部門的工作量，又能減少儲存資源空間的浪費。因此，高校檔案工作必須從檔案文件形成部門抓起，切實抓好歸檔材料的預立卷工作，其中必須注意收集、整理和鑒定幾個環(huán)節(jié)，特別是要注意對這些歸檔材料進行價值的鑒定工作，只有這樣才能有效地把好歸檔材料的入口關。

但是，高校的實際工作狀況并不能如人所愿，據(jù)調(diào)查了解到一些高校有不少歸檔文件材料形成部門，由于從事檔案材料工作的人員不穩(wěn)定，變換頻繁，缺乏對歸檔材料管理能力，主要是相關知識缺乏，不僅不能很好地做好檔案材料的鑒定工作，連基本的處理能力都不具備，導致本單位歸檔檔案材料管理混亂，表現(xiàn)出以下四個方面的情況：一是檔案材料堆積雜亂無章，尋找時特別困難，影響到檔案材料的管理效能；二是根據(jù)主觀感覺收集檔案材料，不僅收集不完全，很有可能將必須保存的部門需要長期查詢的檔案材料的丟棄，嚴重影響檔案材料的收集完整；三是歸檔材料收集存放隨意性現(xiàn)象普遍，沒有按照歸檔范圍有規(guī)律地存放，有的甚至和其他材料混存，不僅增加整理的難度，而且也影響其他工作有效地開展；四是學校檔案機構缺乏對檔案形成單位業(yè)務方面的指導、培訓工作，有的高校還存在長期不向歸檔材料形成部門征集的現(xiàn)象，導致學校檔案工作被動局面，也直接影響到歸檔材料的鑒定工作的開展。

二、檔案鑒定是高校檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)

根據(jù)27號令規(guī)定要求，高校涵蓋十一大門類的檔案材料需要收集歸檔，具體涉及到學生管理部門，黨群部門、行政部門、教學部門、科研部門、產(chǎn)品管理部門、設備部門、基建部門、外事部門、出版部門和財會等十一個部門檔案材料的紙質載體、電子載體和音（像）載體的材料。27號令對歸檔材料的預立卷任務完成單位也有明確的規(guī)定，具體由材料的形成部門來完成，這個規(guī)定符合高校歸檔材料由單位形成的實際情況。

長期以來，由于對檔案工作的重要性宣傳不夠，對檔案不少人對檔案工作的重要性認識不足，甚至存有一定的神秘感，尤其是高校領導層對檔案工作重要性的認識如果不到位，直接導致檔案管理工作的弱化，在實際工作中檔案工作則表現(xiàn)為邊緣化，不受重視，處于可有可無的境地，嚴重影響了高校檔案工作的正常開展，最終必然導致檔案材料管理工作的無序和混亂。這種情況在一些非重點大學特別是高職院校表現(xiàn)得更為嚴重，有些高校檔案工作更是停留在較低的層面。

27號令明確了檔案在高校工作中的地位，檔案工作是高校重要的基礎性工作之一，對高校的發(fā)展和變化影響較大，沒有檔案的高校是沒有歷史的高校，也就是沒有文化積淀的高校。

三、高校檔案鑒定工作開展策略

高校檔案工作能否做好，學校領導層重視檔案工作是關鍵，因為只有投入足夠的人力、物力和財力，才具備做好檔案工作的客觀條件和基礎。為了保證高校檔案工作質量和水平，重在進行收集、整理的同時要特別重視做好檔案鑒定工作，因為檔案材料鑒定工作做好與否是確保做好高校檔案工作的前提。根據(jù)目前高校檔案工作的現(xiàn)狀，要做好檔案工作必須考慮以下幾個因素：

（一）領導重視

高校檔案工作的順利開展必須得到學校領導層的重視，27號令明確規(guī)定學校校長負責領導檔案工作，這就是要引起高校對檔案工作的高度重視，將高校檔案工作真正納入學校日常管理工作中，只有這樣檔案工作才能逐步走上正?；ぷ鬈壍?。眾所周知，高校工作重心是教學和科研工作兩大塊，其他工作都是緊緊圍繞這兩個中心工作服務的。而檔案工作從實質上看應該是高校教學和科研工作的繼續(xù)完善和延續(xù)，如果檔案工作沒有做好，相當于整個教學和科研工作沒有真正完結，還將留下令人遺憾的缺失，必須采取一切可行的措施引起高校領導對檔案工作的重視。

（二）人才配置

27號令規(guī)定的十一大類檔案的歸檔范圍可知，十一大類檔案材料分散在校屬各個相對獨立的部門或單位。因此，高校在考慮檔案工作時，人才配置是關鍵，不僅要考慮配備學校檔案機構人員職數(shù)，還要充分考慮各單位或部門兼職檔案員的設置，分管檔案工作的領導專門抓檔案工作，否則將無法完成本單位的檔案管理工作。

（三）業(yè)務培訓

檔案工作是一項技術性強的工作，必須擁有相關的檔案管理知識和技能才能有效地開展檔案管理工作。各高校檔案機構或具體檔案形成單位必須組織本單位兼職檔案管理人員通過派出去和請進來的方式進行檔案業(yè)務知識和技能的培訓工作，讓兼職檔案員學會基本的檔案工作基礎知識和基本技能，以保證有效地開展本單位或本部門的檔案工作。

（四）學習經(jīng)驗

高校檔案工作必須有一個奮斗目標，向檔案工作做得好的高校學習觀摩取諦。因此，各單位兼職檔案人員要學好檔案管理業(yè)務知識最好選擇檔案工作做得好的高校作為榜樣，主動要求實地學習觀摩高校檔案工作經(jīng)驗和工作方法，只有這樣能夠使兼職檔案員更快更有效地掌握檔案工作的基本知識和基本技能，借助榜樣的力量，快速地做好本單位檔案工作。

（五）建立鑒定工作機制

歸檔材料形成部門檔案管理具體任務包括檔案收集、整理和鑒定等工作過程，其中鑒定過程對檔案的質量和品質好壞起著十分重要的作用。因此，在培養(yǎng)專（兼）職檔案人員業(yè)務水平時，特別要注意專（兼）職檔案人員的鑒定能力的培養(yǎng)。為了保證檔案原始材料的質量和品質必須開展鑒定工作，從源頭保證檔案材料的真實性、可靠性和完整性，高校檔案機構必須組織力量認真研究和思考如何建立符合高校檔案工作實際檔案鑒定科學的運行機制。只有科學地檔案鑒定工作機制出臺，才能使檔案的鑒定工作常態(tài)化，才能保證各種形式、各種材質的檔案歸檔質量。

（六）實施方案

以高校檔案機構為核心建立以校屬各單位兼職檔案員為基礎的高校檔案工作網(wǎng)絡。以27號令為依據(jù)結合高校自身的實際制定本校的檔案工作實施方案，成立學校檔案鑒定與銷毀領導小組來領導歸檔材料的鑒定工作，建立本校檔案工作機構和配套專職檔案員，與此同時明確校屬各單位歸檔范圍和兼職檔案員。學校檔案機構在業(yè)務上指導經(jīng)?；瑢π率謱媛殭n案員的培訓工作制度化，檔案機構專職檔案人員到檔案形成部門指導檔案管理工作常態(tài)化。

四、高校檔案鑒定

隨著現(xiàn)代辦公手段的現(xiàn)代化，高校普遍實現(xiàn)了辦公現(xiàn)代化，十一大類檔案材料的形成基本上都是在計算機上完成的，主要以電子文件材料為主。按照27號令的要求歸檔文件材料必須做到紙質檔案材料和電子檔案材料同時歸檔。因此檔案的鑒定工作也必須開展紙質檔案文件材料和歸檔電子檔案文件材料的鑒定工作。從紙質歸檔文件材料的鑒定工作，要從以下幾個方面入手。首先，要對照單位制定的檔案歸檔范圍，凡是屬于歸檔范圍內(nèi)的紙質檔案材料必須納入歸檔范圍。其次，要檢查紙質載體材質是否符合歸檔材料的基本要求。第三要注意歸檔紙質材料是否符合文件形成規(guī)律。歸檔電子文件材料的鑒定工作也必須嚴格按照相關要求進行。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構辦理移交；立卷人又要根據(jù)歸檔電子文件材料的鑒定要求從原始性、真實性和可靠性進行鑒定工作，以確保歸檔電子文件材料的準確與完整。

五、結語

有效地開展檔案鑒定工作是做好高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，通過鑒定不僅能夠清除大量的沒有保存價值的紙質文件材料，而且能夠清除大量重復或沒有保存價值的電子文件材料。通過科學地鑒定工作，能夠提高館藏檔案質量和品質，減少無用館藏，為今后開展館藏檔案利用工作，創(chuàng)造良好的資源利用環(huán)境，因此必須做好各種載體歸檔材料的鑒定工作，要做好高校檔案鑒定工作，必須建設一支基本知識雄厚，檔案鑒定能力強的專兼職檔案員隊伍網(wǎng)絡，必須制定高校檔案鑒定工作激勵機制，高校檔案鑒定工作才能有序開展。

[1]中華人民共和國教育部第27號令.

[2]盧森林.基于數(shù)字化聲像檔案的鑒定優(yōu)化館藏[J].中國檔案，2013（3）.

[3]張艷.探析高校檔案鑒定工作機構的創(chuàng)建[J].城建檔案，2013（10）.