民辦高校檔案工作的思考與探索

姚 翠

（哈爾濱劍橋?qū)W院 黑龍江 哈爾濱 150069）

前言

近年來，我國教育改革逐漸深入，民辦高校在這樣的環(huán)境中快速發(fā)展，但受到體制、經(jīng)費與觀念等因素的影響，民辦高校的檔案管理與公辦院校仍然存在一定的差距，下文就來分析民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合具體的建設(shè)情況，提出改革新建議。

一、當前民辦高校檔案建設(shè)發(fā)展平衡性不足

在當前教育環(huán)境下，民辦院校迅速興起，其檔案事業(yè)也進步飛快，經(jīng)過多年的發(fā)展，其已經(jīng)步入到我國教育體系的重要組成部分，尤其是近兩年，發(fā)展十分迅速。因此在當前形勢下，有必要探索出適合新時期民辦高校管理建設(shè)的新方法，使檔案與學校的發(fā)展保持一致。

從發(fā)展的情況來看，各大民辦高校的檔案事業(yè)發(fā)展也十分迅速，建立了專業(yè)的管理隊伍與管理環(huán)境，并在發(fā)展中不斷完善管理環(huán)境與管理軟件，這在一定程度上提高了檔案管理的建設(shè)速度，促進學校檔案管理水平的提高，推進學校發(fā)展速度。

從整體的發(fā)展情況來看，民辦高校檔案工作進步十分明顯，但與整個民辦高校的發(fā)展情況相對比，仍然存在發(fā)展不均衡、發(fā)展步伐不一致等問題。近年來，各大民辦高校對檔案建設(shè)工作給予了更多的關(guān)注，采取了一定的措施，加大了人力、財力、物力的投入，提高了民辦高等院校的檔案建設(shè)水平，但受到認識、體制、人才、資金、環(huán)境等因素的影響，各大民辦高校的專職檔案人員數(shù)量較少，多數(shù)都為兼職人員，同時其經(jīng)費也較少，基礎(chǔ)設(shè)施落后，庫房面積較小，專業(yè)設(shè)備配備不足等問題也十分嚴重，這些問題使得各大民辦院校檔案管理工作流于形式，效率較低，增加了檔案收集的難度，影響后期檔案的利用率，最終必然會影響了民辦高校的整體發(fā)展效率。

二、導致民辦高校檔案建設(shè)工作落后的主要原因

從當前的發(fā)展情況來看，導致民辦高校檔案建設(shè)工作與公辦院校差距較大的主要原因可以分為以下幾點：

首先，從思想上不夠重視，尤其是學校領(lǐng)導對檔案建設(shè)工作不夠重視。

其次，專業(yè)隊伍建設(shè)發(fā)展緩慢，相關(guān)部門對其不夠重視，檔案部門成為閑置人員的去處，導致整個系統(tǒng)的中堅力量不足，影響到整個民辦院校的發(fā)展與進步。

最后，過于重視歸檔工作，但對其利用不夠重視，這是當前民辦高校普遍存在的問題，在學校的檔案室中存在死檔，也就是進入后再沒被翻閱的檔案，完全喪失了其意義，降低了檔案的地位，使學校管理部門遺忘了檔案部門，影響其建設(shè)工作的進步。

三、發(fā)展民辦高等院校檔案建設(shè)工作的有效措施

（一）加強領(lǐng)導對檔案建設(shè)的重視程度

近年來，民辦院校領(lǐng)導越來越重視其檔案建設(shè)的發(fā)展，多數(shù)院校的檔案工作都由校長親自負責，并將其列入到學校管理的重要組成部分，將其發(fā)展納入到學校發(fā)展規(guī)劃中。同時，作為民辦院校的領(lǐng)導人，必須要定期聽取檔案工作的匯報，提出有建設(shè)性的改進意見，促進學校檔案建設(shè)的進步。

除此之外，學校領(lǐng)導要對你檔案建設(shè)的硬件情況給予足夠的重視，充分考慮到其工作的難處，力所能及的為其解決問題，解決其后顧之憂，使其可以更好更快的發(fā)展，在面對很多檔案重要工作的時候盡量要做到親力親為。隨時了解檔案發(fā)展的情況，在條件允許的前提下為其購置更加先進的設(shè)備，滿足其工作需求。

同時，學校領(lǐng)導要協(xié)調(diào)多方力量，互相監(jiān)督，互相配合，促進檔案工作與民辦院校教育改革的進程，提高檔案工作的運行效率。

（二）創(chuàng)新現(xiàn)有的工作機制，提高檔案的利用效率

學校的檔案工作部門要根據(jù)實際的發(fā)展情況創(chuàng)新現(xiàn)有的發(fā)展機制，堅持以服務(wù)為中心，探索出檔案利用的新途徑，提高檔案的實際利用效率。除了可以做好檔案部門的管理細節(jié)外，還可以建立局域網(wǎng)工程，便于各個部門對檔案的查找，為多方提供檔案信息資源，促進整體利用率的提高。

（三）建章立制，實現(xiàn)管理的規(guī)范化

任何工作都要立足實際，從實際出發(fā)，民辦高校檔案工作亦不例外，必須要從實際出發(fā)，建立并完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，推動檔案管理的規(guī)范化。在工作中要始終堅持從實際出發(fā)，將檔案建設(shè)放在重要位置，根據(jù)實際情況建立并完善檔案的接收、保管與利用工作。除此之外，要做到權(quán)責分明，明確各部門負責人的職責，提高其責任意識，將其工作情況與考核成績相掛鉤，從制度上促進檔案管理的規(guī)范化與標準化。

（四）提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)

人才是競爭的根本，唯有人才的綜合素質(zhì)過關(guān)，工作水平才能有所提高，因此，民辦高校必須要將人才的培養(yǎng)與使用作為首要工作來抓，強化檔案隊伍的建設(shè)工作，將其作為重要工作來管理。學校檔案工作屬于政治性、專業(yè)性較強的工作，不論是專職或者是兼職人員都必須要具備過硬的素質(zhì)方為合格。這就要求學校要通過一定的方式提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，督促其提高其自身的業(yè)務(wù)能力，進而改善我國民辦高校檔案人員的知識結(jié)構(gòu)與學歷結(jié)構(gòu)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，促進學校整體管理水平的提高。

（五）強化業(yè)務(wù)建設(shè)，促進管理水平的提高

檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作重要性不容置疑，良好的基礎(chǔ)是做好后期建設(shè)的重要前提，因此，強化檔案的基礎(chǔ)工作勢在必行，這就要求管理人員要善于運用計算機技術(shù)來提高民辦院校的檔案管理水平。

（六）積極拓展檔案服務(wù)的廣度與深度

檔案管理工作要堅持與時俱進，堅持開拓創(chuàng)新，拓展服務(wù)的深度與廣度，豐富現(xiàn)有的服務(wù)形式，改變服務(wù)的方式，提高優(yōu)質(zhì)與高效的服務(wù)。新時期的民辦高校檔案部門要做好檔案的編研工作，為學校的發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，民辦高校的檔案事業(yè)重要性不容忽視，是學校建設(shè)的核心組成部分，是學校發(fā)展不可分割的組成部分，因此，學校的領(lǐng)導必須要將其納入到整體的管理中，要充分認識到檔案工作的重要性，強化檔案建設(shè)的管理工作，堅持與時俱進，更好的為學校的發(fā)展服務(wù)。

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