談中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

楊秋苑

（廣東省惠州市惠港中學(xué) 廣東 惠州 516000）

隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，在這樣的科技背景之下，檔案管理工作也正在逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工處理的方式向信息化處理方式轉(zhuǎn)變。在轉(zhuǎn)變的過程之中，人們通過把先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)和檔案管理的手段有效的結(jié)合在一起，有效的提升檔案管理的水平和效率，滿足現(xiàn)代檔案管理的實際需要。

一、影響中學(xué)檔案信息化建設(shè)的幾點重要因素

（一）檔案信息化建設(shè)的水平因素

在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)過程中，由于檔案管理很容易受到技術(shù)水平的限制和傳統(tǒng)的檔案管理的理念的影響，就導(dǎo)致在實際的檔案管理工作過程中，雖然有的檔案管理部門已經(jīng)配備了相應(yīng)的計算機設(shè)備來進(jìn)行檔案信息化管理，但是，檔案管理人員仍然難以將計算機設(shè)備合理的利用起來，只講這些設(shè)備用于日常的辦公工作。在這樣的背景下，檔案管理人員如何通過提升自己的技術(shù)水平，利用相應(yīng)的計算機設(shè)備進(jìn)行對信息化數(shù)據(jù)的收集整理，提升檔案信息的管理水平和管理效率，已經(jīng)成為了制約檔案信息化建設(shè)的重要因素之一。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，用戶對于檔案信息的要求也越來越高，針對這樣的情況，如何改變傳統(tǒng)的思維觀念，有效的開發(fā)出新型的檔案管理技術(shù)，已經(jīng)成為了檔案信息化建設(shè)的重要問題之一。

（二）檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程之中，還存在著檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的重視程度不夠的問題，其集中體現(xiàn)在檔案管理部門并沒有針對檔案信息化建設(shè)提供一套完整的管理體系，對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重要性評估也不到位。在實際的檔案管理工作過程之中，檔案管理工作人員被傳統(tǒng)的思維觀念所籠罩，只注重對檔案的收集，并不注重對檔案的合理利用和分析，難以充分發(fā)揮出檔案的寶貴價值，嚴(yán)重浪費了檔案資源。

（三）檔案信息化建設(shè)的觀念因素

在傳統(tǒng)的檔案收集過程中，檔案收集管理人員只需要將檔案資料收集進(jìn)入相應(yīng)的保管倉庫之后就沒有別的任務(wù)了。但是，隨著人民群眾對信息的需求的逐步提升，對于存儲的信息的合理利用已經(jīng)逐步超過了信息本身的價值。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)合理的改變自身的觀念，學(xué)會如何有效的利用檔案信息資源，重視對檔案的信息化管理，但是，截至目前為止，大部分的檔案信息管理人員仍然難以意識到檔案信息化的重要性，難以滿足對信息的處理要求。

二、推動中學(xué)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）強化檔案管理人員的管理意識

為了提升檔案的信息化管理水平，檔案管理管理人員應(yīng)當(dāng)保持對信息化建設(shè)的重視和關(guān)注，并在建設(shè)的過程之中勇于進(jìn)取，選擇最合適的建設(shè)理念和建設(shè)方法，并對最新出線的信息化建設(shè)問題投入密切的關(guān)注。與此同時，檔案管理人員還要提升自身的信息化管理水平，掌握最新的科學(xué)技術(shù)管理方法，并逐步掌握一定的計算機管理技術(shù)。除此之外，檔案管理人員還要改變原有的傳統(tǒng)意識，注重對檔案信息的合理開發(fā)利用，開闊自身的視野，將最新的信息化管理技術(shù)引進(jìn)到檔案管理過程之中來。

（二）提升檔案信息化建設(shè)的配置水平

為了保證檔案信息化管理的建設(shè)水平，檔案管理部門好要加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，為檔案信息化管理部門投入足夠的人力物力財力，為檔案管理部門配備足夠的信息化管理軟件和硬件設(shè)備，保證檔案信息化管理的正常運行。具體的來說，不僅僅要為檔案信息化管理部門配備計算機設(shè)備，還要配備掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，充分滿足檔案信息化管理的需求。對于軟件方面，要選擇完善的軟件進(jìn)行使用，保證信息化管理的水平和效率。

（三）引進(jìn)檔案信息化管理人才

為了充分保證檔案信息化的建設(shè)水平，還需要檔案管理部門引進(jìn)更多的專業(yè)人才，提升檔案管理部門的素質(zhì)水平。與此同時，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定時開展對員工的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作，完善檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)，提升檔案管理工作者的信息化管理水平，提升檔案信息化建設(shè)的水平。

三、結(jié)論

綜上所述，伴隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷向前發(fā)展，檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的最新趨勢，在這樣的背景下，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案信息管理的緊要任務(wù)。針對這樣的情況，檔案管理工作者要勇于擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)的責(zé)任，不斷優(yōu)化設(shè)計檔案信息化管理的設(shè)計方案，提升檔案管理的信息化水平。與此同時，也要深刻的認(rèn)識到，實現(xiàn)檔案信息化管理是一個漫長的過程，在這個過程之中，相關(guān)單位要牢牢抓住科學(xué)技術(shù)更新的契機，將檔案信息化建設(shè)真正的落到實處，切實提升檔案信息化管理水平。

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