信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究

譚春霞

（長春工程學(xué)院檔案館 吉林 長春 130012）

信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究

譚春霞

（長春工程學(xué)院檔案館 吉林 長春 130012）

因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展以及普及應(yīng)用，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)信息化已經(jīng)成為一個(gè)熱門話題。信息化背景下，使傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)模式受到了很大的沖擊和挑戰(zhàn)，高校應(yīng)站在全新的角度審視檔案服務(wù)，積極創(chuàng)新、改革，使高校檔案管理工作為高校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文主要分析了高校檔案服務(wù)在信息化背景下存在的問題，并且提出了幾點(diǎn)進(jìn)一步完善高校檔案服務(wù)的策略。

信息化背景；高校；檔案服務(wù)；問題；策略

檔案信息服務(wù)如果從廣義上分析，主要是指加快檔案信息流通，促進(jìn)檔案信息傳播，使檔案管理能夠充分滿足用戶多樣化需求的所有活動，也即是指在所有的檔案信息業(yè)務(wù)工作。如果從狹義上分析，主要是指檔案工作人員按照用戶的需求為用戶提供相應(yīng)的檔案信息咨詢的過程。本文研究的檔案信息管理主要是指狹義層面的檔案信息服務(wù)。檔案管理工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，在信息化背景下，使高校檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作者應(yīng)積極思考如何創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，進(jìn)一步提高檔案的開發(fā)利用效率，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的價(jià)值和作用。

一、高校檔案工作在信息化背景下存在的主要問題

我國檔案工作具有悠久的歷史，但是檔案服務(wù)途徑卻相對較少，基本上采用的是面對面的方式，傳真服務(wù)、電話服務(wù)等比較現(xiàn)代化的服務(wù)方式尚未普及應(yīng)用，也沒有建立網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)或者郵件信件服務(wù)渠道。目前，我國大多數(shù)高校在檔案服務(wù)方面主要以檔案信息查閱、檔案復(fù)印、開具證明等業(yè)務(wù)為主，并沒有開展檔案咨詢服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案陳展等服務(wù)。由此可見，高校檔案服務(wù)方式及服務(wù)途徑仍然比較單一，檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，并沒有將檔案的服務(wù)職能充分發(fā)揮出來。

二、信息化背景下進(jìn)一步完善高校檔案服務(wù)的策略

（一）雙向性服務(wù)

高校檔案服務(wù)的根本是為了促進(jìn)高校自身的發(fā)展，高校檔案部門的主要職責(zé)是為高校后勤保障、學(xué)校教學(xué)、科研以及學(xué)生管理等相關(guān)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在高校教學(xué)管理過程中，高校檔案服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：①為高校營造一種良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，適當(dāng)增加創(chuàng)新研究工作。②為教學(xué)評估提供基礎(chǔ)性的參考數(shù)據(jù)，同時(shí)應(yīng)提供跨學(xué)科研究成果，還應(yīng)該提供反映社會需求的相關(guān)材料。③在學(xué)生管理和培訓(xùn)過程中，應(yīng)提高學(xué)生的基礎(chǔ)教育素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，提高學(xué)生的社會適應(yīng)力。

（二）主動性服務(wù)

現(xiàn)階段很多高校檔案信息服務(wù)普遍存在缺乏有效性、主動性、系統(tǒng)性等問題，雖然一直以來高校都在提出加強(qiáng)主動服務(wù)的口號，但是并沒有認(rèn)真實(shí)踐，有的高校雖然也開展了一系列主動性服務(wù)，但是創(chuàng)造性不足，只是在延伸一些傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目。如果仍然采用這種被動式的檔案服務(wù)，極易導(dǎo)致檔案信息缺乏完整性、系統(tǒng)性，也無法充分發(fā)揮出檔案的社會功能及其價(jià)值。筆者認(rèn)為，為了確保全面、認(rèn)真落實(shí)主動性檔案服務(wù)，應(yīng)制定科學(xué)的評估制度。目前，檔案工作者評估中主要采用的是科研項(xiàng)目、獲獎、論文、出書等評價(jià)指標(biāo)，應(yīng)該將評價(jià)指標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化，比如評估檔案服務(wù)的有效性，評估檔案實(shí)體管理中的規(guī)范性及安全性，在檔案分管工作中應(yīng)評估形成檔案的完整性及其準(zhǔn)確性，而在檔案檢索工具中應(yīng)評估其完備性。這樣的評價(jià)指標(biāo)更加全面、具體，針對性也更強(qiáng)，有利于激發(fā)檔案工作者的創(chuàng)新欲望，端正檔案工作者的態(tài)度，從而提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量及效率。

（三）大力采用現(xiàn)代化先進(jìn)的服務(wù)手段

目前，各種先進(jìn)的信息技術(shù)正在潛移默化的改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式，也逐漸成為人們在日常生活和工作中必不可少的部分。高校檔案服務(wù)工作也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，大力引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行公共檔案信息服務(wù)。具體而言，高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)建設(shè)一個(gè)極具特色的檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息的優(yōu)勢為廣大師生提供更加便捷、高效、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。在高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)庫的個(gè)性化，盡可能滿足廣大師生對于高校信息服務(wù)的多樣化需求。同時(shí)應(yīng)注意突出數(shù)據(jù)庫的實(shí)效性，這就要求檔案服務(wù)工作人員應(yīng)定時(shí)更新、完善、補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，使檔案信息服務(wù)和社會保持同步。

（四）應(yīng)加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

高校檔案管理人員是高校檔案工作的最終執(zhí)行者，檔案管理人員的自身素質(zhì)直接決定了高校檔案管理工作的質(zhì)量，因此有必要進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理人人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)服務(wù)水平。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不僅應(yīng)使檔案服務(wù)人員掌握扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，同時(shí)應(yīng)要求檔案服務(wù)人員熟練掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，學(xué)會正確使用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、檢索、編目等系統(tǒng)程序，從而提高檔案服務(wù)工作的數(shù)字化、信息化水平，為廣大師生提供更加便捷的檔案服務(wù)。其次，應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化、調(diào)整高校檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，應(yīng)多吸入一些吃苦耐勞、具有創(chuàng)新思維、敬崗愛業(yè)的新鮮血液，從而為高校檔案服務(wù)工作注入新的活力，進(jìn)一步推動高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新和改革。

信息化背景下，高校檔案服務(wù)工作存在諸多不足之處，檔案服務(wù)工作作為高校管理的基礎(chǔ)工作，對于高校的健康發(fā)展具有極其重要的作用。新時(shí)期下，高校應(yīng)積極開展雙向性、主動性檔案服務(wù)，大力引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案服務(wù)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，全面提高檔案服務(wù)水平。

[1]陳奕.提升高校檔案服務(wù)功能之我見[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2013.11.

[2]曹興華.對信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)工作的思考[J].秘書之友，2012.05.

項(xiàng)目名稱：《高校綜合檔案信息化與模塊化軟件研發(fā)與應(yīng)用研究》吉教科合字【2013】第312號，項(xiàng)目編號：120130054，項(xiàng)目來源單位：吉林省教育廳