高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化芻議

宋雪梅

（白城醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校 吉林 白城 137000）

高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化芻議

宋雪梅

（白城醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校 吉林 白城 137000）

結(jié)合高校檔案工作實(shí)踐，簡(jiǎn)要論述了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性，說(shuō)明實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案工作的必然。

高校；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及管理網(wǎng)絡(luò)化的普及對(duì)檔案管理的模式、管理技術(shù)和方式方法產(chǎn)生了顯著的影響，這極大地促進(jìn)了檔案管理的改革和發(fā)展。雖然我們對(duì)電子時(shí)代如何開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行了諸多卓有成效的研究，并獲得了相應(yīng)的研究成果。但不無(wú)遺憾的是，迄今為止，我們的研究多是從檔案部門(mén)的角度出發(fā)來(lái)予以闡述電子時(shí)代檔案信息資源利用的問(wèn)題，其重點(diǎn)均落在了檔案部門(mén)應(yīng)如何開(kāi)展檔案資源利用的策略層面上，而對(duì)于檔案利用的主體，即檔案利用者，則關(guān)注得不夠。為此，本文從討論電子時(shí)代檔案信息資源利用的新特點(diǎn)出發(fā)，目的是使對(duì)該問(wèn)題的探討更加多維度、全面化，進(jìn)而達(dá)到合理化和科學(xué)性的要求。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已成為社會(huì)發(fā)展的必然要求。因特網(wǎng)的普及與中國(guó)教育科研網(wǎng)的建立以及日漸完善的校園網(wǎng)絡(luò)為高校檔案管理帶來(lái)了非常好的發(fā)展機(jī)遇與前景。

一、高校檔案工作現(xiàn)狀

高校檔案工作是高校工作的重要組成部分，檔案工作涉及面廣、種類(lèi)繁雜、保密性強(qiáng)、工作量大。在檔案的收集整理和建檔過(guò)程中主要存在以下幾方面問(wèn)題:一是上下級(jí)文件傳遞比較困難。由于機(jī)構(gòu)眾多，造成文件量極大，而這些文件的傳遞主要靠人工，這就造成人力資源浪費(fèi)和信息傳遞的不及時(shí)，給檔案管理工作帶來(lái)不便。在組卷分類(lèi)中，如果下級(jí)信息不能及時(shí)上傳，很容易造成工作延誤，這些都是具體而迫切需要解決的問(wèn)題。二是由于文件分散，使檔案室工作更加困難。大量的文件中，檔案管理工作者需先對(duì)其進(jìn)行整理、分類(lèi)、組卷等一系列工作，然后輸入計(jì)算機(jī)，統(tǒng)一保存，以便于查詢。在名目繁多的文件中，工作人員須投入大量的精力對(duì)其進(jìn)行整理，工作壓力可想而知。三是檔案管理人員無(wú)法隨時(shí)掌握下級(jí)部門(mén)的信息，這給管理工作帶來(lái)諸多不便。有些有較高價(jià)值的檔案材料無(wú)法及時(shí)收集和歸檔，時(shí)間久了會(huì)造成遺漏與丟失，會(huì)給學(xué)校帶來(lái)不必要的損失。如果建立了學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的平臺(tái)，教職員工與檔案管理員就可以隨時(shí)互通信息，隨時(shí)歸檔。

二、高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必然性

現(xiàn)代化的技術(shù)裝備與掌握現(xiàn)代化技術(shù)的人，以及科學(xué)管理，構(gòu)成了檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的三個(gè)要素。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，其一，管理思想要現(xiàn)代化。以科學(xué)理論為指導(dǎo)，依據(jù)檔案工作的特點(diǎn)制定科學(xué)的管理方法;從檔案載體上來(lái)看，電子時(shí)代之前，利用者利用的主要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和音像檔案。在電子信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，并且應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)生活的方方面面，產(chǎn)生形成了大量的電子文件。由于電子文件存儲(chǔ)空間密集，傳播速度快，使用方便快捷，近年來(lái)，電子文件的利用數(shù)量迅速增加。其二，管理機(jī)構(gòu)要高效化。有效的管理來(lái)自有效的組織。組織機(jī)構(gòu)是發(fā)揮管理功能，完成管理目標(biāo)的工具。所謂高效化，是指在檔案組織機(jī)構(gòu)內(nèi)人盡其力，財(cái)、物各盡其用。人員和財(cái)物的流通過(guò)程暢通，信息系統(tǒng)健全，傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確，檔案工作才能發(fā)揮其更多的社會(huì)效應(yīng);其三，檔案工作要標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提，科學(xué)管理要求檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案館(室)的各項(xiàng)工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，在各方面都必須標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有科學(xué)管理。

三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)

幾年前，我校檔案的管理方式還是手工作業(yè)，文件由各部門(mén)歸檔后，檔案工作人員再對(duì)其進(jìn)行整理加工，立卷編寫(xiě)目錄等工作。機(jī)械的手工勞動(dòng)與抄寫(xiě)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也很低，查檔調(diào)卷的速度慢，無(wú)法及時(shí)迅捷地提供高質(zhì)量的查閱服務(wù)。目前，學(xué)校檔案室已配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，大大提高了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展為檔案工作網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)造了有利條件，建立與開(kāi)發(fā)更多的檔案管理工作網(wǎng)站，各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)通過(guò)信息聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，從而提高檔案信息的接收和傳遞效率以及檔案的遠(yuǎn)程傳輸和服務(wù)。電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，形成了檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，使終端設(shè)備通過(guò)通訊線路和中心計(jì)算機(jī)連接起來(lái)，形成巨大的計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)，許多檔案館(室)的計(jì)算機(jī)變成網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)結(jié)點(diǎn)，每個(gè)結(jié)點(diǎn)又可以連接許多終端，達(dá)到了“資源共享”的目的，這是檔案管理的發(fā)展方向。社會(huì)在飛速地發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地發(fā)生著日新月異的變化。高校的發(fā)展規(guī)模也在不斷地壯大，學(xué)生人數(shù)逐年遞增，各職能部門(mén)的工作與各項(xiàng)科研的開(kāi)發(fā)應(yīng)用都形成了大量的載體，豐富多樣的檔案資料，如文字、圖像、聲音等。這就需要利用高科技的手段，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的利用與共享，為學(xué)校和社會(huì)提供便捷豐富的信息化服務(wù)。各高校現(xiàn)在都有了自己完善的校園網(wǎng)絡(luò)，為實(shí)現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡(luò)管理提供了發(fā)展的平臺(tái)。建立了部門(mén)的信息接收網(wǎng)站與查詢系統(tǒng)，各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)歸檔，檔案室人員可以及時(shí)地對(duì)歸檔文件進(jìn)行網(wǎng)上的鑒定、分類(lèi)與組卷。有關(guān)部門(mén)也可以隨時(shí)查閱自己需要的信息，及時(shí)與檔案管理人員進(jìn)行溝通。

網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，這一變革給檔案管理工作帶來(lái)質(zhì)的飛躍。由于信息化的管理檢索途徑眾多，查全查準(zhǔn)率高，能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引，通過(guò)通訊線路和終端設(shè)備，能遠(yuǎn)程就地檢索檔案材料，可以大大節(jié)約檔案人員和利用者查找檔案材料的時(shí)間，提高服務(wù)工作的質(zhì)量。檔案館(室)將由保管檔案史料的基地，發(fā)展成為名副其實(shí)的科學(xué)研究和利用檔案史料的中心、檔案信息的中心。

[1]張九玲.對(duì)高校檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(教育科學(xué)版)，2003(6):163-164.