高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)若干問題的思考

任偉燕

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)若干問題的思考

任偉燕

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

本文通過對高職院校檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析，探討目前高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)存在的問題，提出高職院校加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的基本思路。

高職院校；檔案管理；隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)階段，檔案管理工作面臨著檔案信息化資源開發(fā)、針對性開展編研工作、個(gè)性化信息服務(wù)、資源合理有效利用等課題，而目前高職院校檔案管理隊(duì)伍由于存在人員結(jié)構(gòu)不夠合理、缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制和人員培養(yǎng)制度、未能做到與院校管理隊(duì)伍有機(jī)融合等問題，無法適應(yīng)這些新課題的要求。高職院校應(yīng)重視檔案管理，建立健全有效的激勵(lì)機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理研究，加強(qiáng)檔案管理交流溝通，建設(shè)一支具有自身特點(diǎn)的專兼結(jié)合的院系兩級的學(xué)習(xí)型管理隊(duì)伍，以適應(yīng)現(xiàn)階段對檔案管理工作的要求。

一、高職院校檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀分析

（一）人員結(jié)構(gòu)存在“五低一高一差”。高職院校由于建校時(shí)間較短，檔案管理尚處于初級階段，其檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)均存在不合理，存在“五低一高一差”現(xiàn)象。

（二）檔案管理隊(duì)伍與院校管理隊(duì)伍未能做到有機(jī)融合。高職院校的檔案管理是為院校管理工作服務(wù)的，但目前高職院校往往為收集檔案而抓檔案管理，為抓院校管理而忽視檔案管理，未能做到檔案管理隊(duì)伍與院校管理隊(duì)伍的有機(jī)融合。

（三）缺乏對檔案管理人員有效培養(yǎng)機(jī)制。高職院校的檔案管理往往被視為非技術(shù)性工作，專職檔案管理人員由于其工作不被重視，長期充當(dāng)院校管理中的配角，沒有形成對外交流學(xué)習(xí)等方面的規(guī)章制度。

二、高職院校加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的基本思路

（一）重視檔案管理工作，堅(jiān)持抓檔案管理“一把手”工程重視檔案管理工作是做好檔案管理工作的前提，高職院校必須在管理隊(duì)伍建設(shè)中堅(jiān)持專兼結(jié)合，抓好檔案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理與檔案管理“合二為一”，具體如下：

其一、堅(jiān)持專兼結(jié)合，做到院校管理與檔案管理“合二為一”。由于高職院校工作是圍繞培養(yǎng)高技能人才展開的，其檔案管理的核心內(nèi)容是記錄高技能人才培養(yǎng)過程的各個(gè)細(xì)節(jié)，故其檔案管理隊(duì)伍的組成應(yīng)該體現(xiàn)高職教育管理與檔案管理的有機(jī)融合，應(yīng)建立起以復(fù)合型檔案專業(yè)技術(shù)骨干為帶頭人、輔以各自管理職責(zé)范圍內(nèi)兼職管理人員和技術(shù)保障人員的管理隊(duì)伍，形成一支既懂院校管理又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專兼結(jié)合的院系兩級管理隊(duì)伍。?

其二、抓好檔案管理“一把手”工程，建立健全檔案管理隊(duì)伍。高職院校檔案管理工作與院校領(lǐng)導(dǎo)尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)的重視息息相關(guān)，院校主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視檔案管理，樹立“檔案管理水平體現(xiàn)院校管理水平”的觀念，要優(yōu)化環(huán)境，建章立制，為檔案管理隊(duì)伍建設(shè)提供必要的外在條件，要抓好檔案管理“一把手”工程，堅(jiān)持部門“一把手”負(fù)責(zé)制。

（二）創(chuàng)新管理，提高教學(xué)檔案內(nèi)在質(zhì)量。教學(xué)檔案管理包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等。有效的管理是提高檔案內(nèi)在質(zhì)量的必要前提和手段，也是提供高效服務(wù)的基礎(chǔ)。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)立足校內(nèi)、面向社會(huì)，立足當(dāng)前、面向未來，立足本職、面向全面，高度重視教學(xué)檔案管理的重要性，要在檔案管理的制度上、檔案的質(zhì)量上、管理的科學(xué)上下功夫，大膽改革現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為管理提供服務(wù)。

（三）創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案公共價(jià)值。教學(xué)檔案的公共價(jià)值體現(xiàn)的是多數(shù)老師的公共利益。實(shí)現(xiàn)檔案公共價(jià)值就決不是一個(gè)輕松的過程，而需要某種力量予以督促和強(qiáng)制，那就是要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念。而制度的約束和外部的激勵(lì)最終也要轉(zhuǎn)化于觀念的轉(zhuǎn)變，因此，觀念的創(chuàng)新是教學(xué)檔案公共價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素，每個(gè)教師要將教學(xué)創(chuàng)新成為自己的自覺要求和追求目標(biāo)，立足崗位，創(chuàng)造優(yōu)秀的教學(xué)成果，自愿將這種獨(dú)創(chuàng)性的成果在一定的范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)它的公共價(jià)值，從而提高整個(gè)學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。

（四）規(guī)范檔案管理人員培訓(xùn)，打造學(xué)習(xí)型管理隊(duì)伍高職院校檔案管理人員應(yīng)具備以下的素質(zhì)：良好的服務(wù)意識、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神、全面的檔案專業(yè)知識和行政管理知識、較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、外語閱讀能力、法律知識的運(yùn)用能力等。尤其是作為檔案管理帶頭人或技術(shù)骨干除了具備以上素質(zhì)外，還要具有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識、研究把握最新檔案管理與改革方向的能力。為此檔案管理人員的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)是極其重要的。檔案管理人員培訓(xùn)做到以下幾個(gè)方面：一是轉(zhuǎn)變思想觀念。要通過培訓(xùn)端正檔案管理人員的心態(tài)，樹立服務(wù)服務(wù)光榮、服務(wù)自豪的觀念，二是提高綜合素質(zhì)。要通過培訓(xùn)培養(yǎng)檔案管理人員一定的組織協(xié)調(diào)能力、口頭表達(dá)能力和文字組織能力；三是組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要進(jìn)行管理學(xué)專業(yè)知識培訓(xùn)和檔案管理動(dòng)態(tài)、檔案政策等專業(yè)方面的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理者現(xiàn)代管理意識和競爭創(chuàng)新意識

三、結(jié)語

學(xué)校檔案管理水平的提高是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要國家、社會(huì)、高校、學(xué)生的廣泛關(guān)注，必須根據(jù)社會(huì)形勢的發(fā)展變化和學(xué)生成才的需要進(jìn)行不斷的探索與創(chuàng)新。只有這樣，學(xué)校檔案管理才能有著廣闊的前景和美好的未來。認(rèn)真學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理方法，并以此作為改進(jìn)工作的重要依據(jù)，不斷改進(jìn)和完善自己的工作，推動(dòng)學(xué)校的檔案館建設(shè)乃至學(xué)校的整體發(fā)展。

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[3]張海慶.高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與對策[J],中小企業(yè)管理與科技.2009（5）