淺論檔案信息的加工與揭示

候玉梅

(大慶市讓胡路區(qū)怡園社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、檔案著錄

(一)檔案著錄的含義。檔案著錄是對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄的內容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態(tài)、檔號、分類號、主題詞以及內容提要等方面。

檔案著錄的含義從不同角度有不同的理解。若從廣義的角度看，其著錄是指記述檔案信息資源狀況的總和;若從狹義的角度來看，其著錄是指記述每份檔案資料內容和形式特征而形成條目的過程;若從信息論角度來看，其著錄是指形成檔案二次信息的過程;若從檔案學理論發(fā)展角度來看，檔案著錄理論還可以理解為檔案學的一個應用分支學科等。

(二)檔案著錄的意義。檔案著錄的意義，主要體現(xiàn)在它是編制檢索工具的基礎和前提，并直接影響檔案信息檢索效率。檔案信息檢索的全過程包括檔案信息的存儲和檢索兩個具體過程。存儲是指將檔案具有檢索意義的特征(內容、形式)標識出來，然后編制檢索工具，建立檢索系統(tǒng)的過程;檢索是指利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案信息的過程。這兩個具體過程是密切聯(lián)系、不可分割的。存儲是檢索的前提，沒有存儲就無法檢索;檢索則是存儲目的的實現(xiàn)，沒有檢索，存儲也就失去了意義，檔案的著錄是存儲過程中的第一環(huán)節(jié)，即入口環(huán)節(jié)，只有通過著錄，檔案的各種特征才能顯示并可能進入檢索系統(tǒng)，成為檔案信息資源檢索所必需的數(shù)據(jù)。

(三)檔案著錄的原則和要求。檔案著錄的原則。檔案著錄，不管是傳統(tǒng)著錄還是標準著錄，都應遵循這樣的原則:用最簡明的文字，按照統(tǒng)一的方法和規(guī)則進行著錄，做到著錄項目一致，著錄符號一致，著錄格式一致。

檔案著錄的要求。檔案著錄由于館藏檔案的數(shù)量、價值、服務范圍、以及人力、物力等主客觀條件的不同，對其要求也有所區(qū)別。但總的來看，應符合下列要求:在內容方面，要求有較高的科學性。所謂科學性就是依據(jù)著錄原則，正確地運用著錄方法，準確分析并記錄檔案資料的內容和外形特征。在形式方面，著錄的文字應與檔案資料所用的文字一致，并要求字體規(guī)范，書寫端正，便于識別，語言簡明扼要，通俗易懂。著錄格式統(tǒng)一，標識符號一致。

二、檔案標引

(一)檔案標引的含義。檔案標引是根據(jù)檔案分類法和主題法將檔案的主題概念轉換為檔案標識的過程，其目的是為了揭示檔案的主題內容，提供從內容方面查找檔案的途徑。

(二)檔案標引的程序。

1．分析標題。檔案標題是文件作者和立卷人員對檔案中心內容的概括，是對檔案主題進行分析的主要依據(jù)。

2．瀏覽正文。通過正文了解檔案的具體內容，從而確定檔案的主題。

3．查閱文件版頭和附加標記。通過文件作者、收發(fā)機關、文件序號、時間、密級等內容，進一步明確檔案的內容、使用范圍及參考價值等。

4．分析主題的類型和結構。對多主題檔案分解成幾個單主題，并明確各主題之間的關系。

5．查表轉換。將主題概念轉換成為分類標識或主題標識，標出分類號和主題詞。

6．具體性。檔案標引的內容必須是檔案中比較具體地記述的，有一定參考價值，可以成為檢索對象的。

7．客觀性。檔案標引必須客觀地、直接地反映檔案記述或涉及的事物、問題，不應摻雜標引人員的臆測和褒貶。

8．規(guī)范性。必須依據(jù)檔案分類表或主題詞表及其使用規(guī)則進行標引，辨明標識的確切含義，應根據(jù)標識的語言環(huán)境及其注釋來選擇最恰切的標識。

9．專指性。必須符合專指性的要求，選用最切合檔案內容的標識，只有當分類表或詞表中無專指標識時，才能進行組配標引、相關標引及增詞標引。

目前，我國檔案部門用得較多的標引方式是整體標引，這是一種淺標引方式，一般只需依據(jù)檔案標題標出整體主題即可。由于標引深度太小，不能滿足檔案檢索的需要，同時由于檔案內容繁雜，標題往往難以全面概括檔案文件主題，容易造成分析誤差和檢索誤差。

由此看來，上述三種標引方式都難以達到適度標引的要求，很難滿足檔案標引的實際需要，所以在目前情況下分析標引似乎是一種較為合適的標引方式。目前著錄標引工作量非常大，為了提高標引速度，可以以案卷為單位來進行分析標引，即先依據(jù)案卷標題進行概括性標引，再根據(jù)卷內文件標題有選擇、有重點地進行深入標引。由于檔案具有情報性的特點，即檔案標題一般能全面、準確地反映檔案文獻的主題，因此依據(jù)案卷和文件標題進行標引其深度是比較適當?shù)?，同時又大大減少了標引工作量，當然這要以檔案標題的規(guī)范以及是否能準確反映其所包含的主題概念為前提。

檔案信息的加工與揭示是開發(fā)檔案信息資源的重要步驟，也是建立檔案信息檢索體系的關鍵。由于我國的檔案著錄標引工作開展較晚，歷史遺留下來的大批檔案末作加工處理，新的檔案又不斷涌現(xiàn)，形成積重難逗的局面，大批檔案不能及時轉化為二次文獻進入檢索系統(tǒng)提供檔案信息，嚴重地影響了檔案信息資源的開發(fā)利用，因此要充分重視檔案文獻的前處理工作，加快著錄標引的速度。目前這項工作主要由檔案館承擔，但由于工作量大，檔案館缺乏足夠的人力，著錄標引的速度趕不上館藏量的增長速度，未經(jīng)加工的檔案越積越多。在此情況下．有人提出化整為零的工作方案，即由檔案館(室)負責各自積存的檔案，現(xiàn)行文件由機關立卷人員或文件撰稿人負責。這樣新歸檔接收的檔案就成為已經(jīng)初步加工的檔案，減輕了檔案館(室)的壓力，加快了著錄標引的速度，同時也能提高工作質量，因為立卷人員和文件撰稿人能更好地把握文件主題。此外，在對檔案信息的加工和揭示中，目前正處于試驗階段的自動標引似乎是一種有效解決問題的方法。

［1］肖輝娟．關于我國檔案管理體制改革的研究［D］．華東師范大學，2010年．

［2］宮曉東，賀真，張永斌．科技檔案編研［M］．科技檔案編研，2000．