淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作

孫鳳麗

（鶴崗日?qǐng)?bào)社 黑龍江 鶴崗 154199）

淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作

孫鳳麗

（鶴崗日?qǐng)?bào)社 黑龍江 鶴崗 154199）

在電子信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子檔案因其具備的界面簡(jiǎn)潔、操作方便、便于更新的特點(diǎn)受到大家的喜愛(ài)，但是它并不能代替紙質(zhì)檔案的地位，大多數(shù)的單位目前仍采用紙質(zhì)檔案。本文對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)介紹，同時(shí)又對(duì)如何做好紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作做出了相應(yīng)回答。

紙質(zhì)檔案；管理；保護(hù)工作

紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的一種檔案，如需要保存?zhèn)浒傅墓?、圖紙、信札、電報(bào)、戶籍、賬冊(cè)、契約、證書(shū)、書(shū)稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。對(duì)于我們報(bào)社來(lái)說(shuō)，記者的手稿、筆記、每期的報(bào)紙等都是需要進(jìn)行保存的紙質(zhì)檔案。

一、紙質(zhì)檔案管理的重要性

“檔案”對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家、任何一個(gè)單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會(huì)使原始檔案遭到損壞，同時(shí)也有可能泄露該國(guó)家或該單位的機(jī)密，對(duì)檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無(wú)紙化辦公”已經(jīng)開(kāi)始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個(gè)機(jī)構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存并加以管理。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長(zhǎng)時(shí)間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理?xiàng)l件以及外界借閱人員的愛(ài)護(hù)程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。

首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理?xiàng)l件來(lái)看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料——檔案除塵、除蟲(chóng)——檔案歸檔、入庫(kù)——檔案管理。但是，能夠嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細(xì)的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說(shuō)幾乎是沒(méi)有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理保護(hù)工作不利。

其次，從檔案借閱者來(lái)看，有部分借閱者缺乏保護(hù)意識(shí)，在查閱檔案資料時(shí)，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對(duì)檔案資料的損壞、翻閱資料時(shí)也不小心、也不注意資料的借閱期限，對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒(méi)有嚴(yán)格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時(shí)有，也很少進(jìn)行演習(xí)。

三、解決對(duì)策

首先，要做好檔案保護(hù)宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時(shí)，管理人員要及時(shí)提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對(duì)于資料的借閱狀況要及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去。對(duì)于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對(duì)原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時(shí)修補(bǔ)破損資料。此外，要保證密封殺蟲(chóng)消毒工作的正常有效開(kāi)展。由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。

其次，要提高對(duì)于突發(fā)事件的重視程度。首先，對(duì)于各地各單位的紙質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，紙質(zhì)檔案不像電子檔案一樣，它具有獨(dú)一無(wú)二的特征，特別是對(duì)于一些珍貴的原始資料來(lái)件，更是不可替代。所以針對(duì)突發(fā)事件，各單位一定要提前制定好不同事件的應(yīng)急預(yù)案，從上之下貫徹落實(shí)，一定要提起相關(guān)工作人員的重視。一切以保護(hù)資料為原則。此外，相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，也要不定期的進(jìn)行演習(xí)，同時(shí)，還要對(duì)員工開(kāi)展災(zāi)害預(yù)防及應(yīng)急措施培訓(xùn)，提高其突發(fā)事件的處理能力及應(yīng)變能力。為了能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理室周圍環(huán)境的變化，各單位最好可以指定出相關(guān)的規(guī)定，對(duì)于可以及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)的同志進(jìn)行一定的激勵(lì)或者獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于故意制造時(shí)間的人員進(jìn)行嚴(yán)懲。使得同志們?cè)谌粘５馁Y料管理工作中能夠做到發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)上報(bào)，降低突發(fā)事件對(duì)紙質(zhì)檔案管理室的破壞。

四、小結(jié)

“檔案”是以一定的形式存在、并且要保存下來(lái)、方便后人查閱甚至是發(fā)揮一定法律效力的材料。由于人為管理意識(shí)薄弱、自然環(huán)境中氣溫、濕度甚至一些突發(fā)性自然災(zāi)害的影響，紙質(zhì)檔案會(huì)受到不同程度的破壞。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看，為了更好地利用紙質(zhì)檔案，不僅需要檔案工作管理人員提高管理意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)并總結(jié)適合本地本單位使用的檔案管理方法與技術(shù)，盡可能的避免人為因素對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞，盡可能的降低自然因素對(duì)檔案的損壞。

[1]丁勇，陶革;淺談如何做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作[J];天然氣勘探與開(kāi)發(fā);2010年02期

[2]程巧玲;淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作[J];科技資訊;2011年15期

[3]陸賢良，馮瑋;信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新探索[J];蘭臺(tái)世界;2010年14期