地質(zhì)檔案面臨的挑戰(zhàn)機(jī)遇及發(fā)展思路探索

田莉莉

（廣東省地質(zhì)調(diào)查院 廣東 廣州 510080）

地質(zhì)檔案面臨的挑戰(zhàn)機(jī)遇及發(fā)展思路探索

田莉莉

（廣東省地質(zhì)調(diào)查院 廣東 廣州 510080）

隨著經(jīng)濟(jì)、科技的高速發(fā)展，地質(zhì)檔案管理工作也發(fā)生了變化。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，為地質(zhì)檔案管理的進(jìn)步提供了機(jī)遇，同時也帶來了更多挑戰(zhàn)。地質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案管理信息化過程中所面臨的信息安全問題、檔案封閉、管理制度滯后等都對地質(zhì)檔案管理工作的未來發(fā)展提出了新的要求。

地質(zhì)檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；未來發(fā)展

引言

隨著數(shù)字技術(shù)的普及和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案收集和整理的信息化、數(shù)字化，也成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。而信息高速傳播過程中產(chǎn)生的信息扭曲、信息泄露等問題，也在制約著檔案的數(shù)字化進(jìn)程。地質(zhì)檔案涉及眾多機(jī)密內(nèi)容，怎樣在有效利用數(shù)字技術(shù)的同時，保證信息的準(zhǔn)確性和保密性，成為現(xiàn)在檔案管理工作亟需思考的問題。

一、當(dāng)前地質(zhì)檔案管理特征

地質(zhì)檔案是指在地質(zhì)調(diào)查研究活動中積累的科技檔案，對區(qū)域地質(zhì)研究、礦產(chǎn)勘探、地質(zhì)資源研究、地質(zhì)災(zāi)害防御等具有重要意義。地質(zhì)檔案內(nèi)容包括調(diào)查活動過程中的原始記錄、報告總結(jié)，以及與之相關(guān)的文獻(xiàn)依據(jù)、指示文件等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，地質(zhì)檔案也表現(xiàn)出了更多的新特征。

1、地質(zhì)檔案的數(shù)字化

隨著數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展，地質(zhì)檔案也在逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介占用存儲空間大，易受環(huán)境影響，難以查找，不利于地質(zhì)檔案資料的有效利用。而以電子媒介代替紙質(zhì)媒介，能夠有效提高檔案管理效率，為地質(zhì)檔案的傳遞和共享提供有利條件。

2、地質(zhì)檔案管理的信息化

信息化是指以數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，將某一特定研究對象的各要素信息匯總到數(shù)據(jù)庫用于使用者查閱、學(xué)習(xí)、參考和使用的技術(shù)。要實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的信息化，要在地質(zhì)檔案數(shù)字化的前提下，對檔案信息進(jìn)行匯總，建立相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)階段的地質(zhì)檔案管理的信息化，主要是利用局域網(wǎng)，一方面提高了檔案管理的效率和靈活性，另一方面也保證率檔案信息的安全性。

3、地質(zhì)檔案服務(wù)方式的多樣化

現(xiàn)在的地質(zhì)檔案管理觀念正逐漸發(fā)生改變，管理者由注重資料的采集和整理，轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅刭Y料的共享和有效利用，同時，服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變也使相應(yīng)的服務(wù)方式變得更加靈活。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在線咨詢、在線查閱等服務(wù)方式也相繼出現(xiàn)。

二、當(dāng)前地質(zhì)檔案面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

1、國內(nèi)地質(zhì)檔案發(fā)展的時代機(jī)遇

當(dāng)前世界正處于和平發(fā)展時期，科學(xué)發(fā)展帶來的技術(shù)進(jìn)步，不斷推動各個行業(yè)高速發(fā)展。其中地質(zhì)勘探技術(shù)的不斷進(jìn)步，為地質(zhì)檔案的更新和拓展提供了必要條件；數(shù)字化技術(shù)為檔案整理、儲存提供了便利；計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，為檔案資料的管理、傳遞、共享，節(jié)省了大量人力物力。

2、國內(nèi)地質(zhì)檔案管理存在的問題

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為地質(zhì)檔案管理帶來便利的同時，也為其新舊技術(shù)銜接、未來發(fā)展帶來了新的問題。與之相關(guān)殘存的傳統(tǒng)觀念、管理規(guī)定等都在制約著地質(zhì)檔案的管理工作。

（1）檔案資料互相封閉

雖然實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)檔案的數(shù)字化和檔案管理的信息化，但由于傳統(tǒng)管理辦法的規(guī)定（資料僅限某部門內(nèi)部瀏覽和使用），大量重要資料得不到充分利用。此外，現(xiàn)在的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫多為區(qū)域性的，相互之間少有聯(lián)系，信息得不到交流，以致無法實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用。

（2）地質(zhì)檔案管理的人才參差不齊

地質(zhì)檔案管理工作人員多為地質(zhì)勘探相關(guān)專業(yè)人員，缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識和能力。而專門的檔案管理工作人員，又缺乏地質(zhì)專業(yè)知識，難以對檔案資料進(jìn)行分類、整理。隨著技術(shù)的進(jìn)步，新型設(shè)備的加入，對檔案管理技術(shù)要求也發(fā)生重大改變，使得不少傳統(tǒng)的管理人員對新設(shè)備的使用存在困難。

（3）地質(zhì)檔案管理設(shè)備落后

對地質(zhì)檔案管理工作不夠重視，相關(guān)設(shè)備資金投入不足。近十年的檔案資料多以數(shù)字資料為主，但十年前的檔案資料仍以紙質(zhì)資料為主。紙質(zhì)資料年代較久，存放條件較差，沒有進(jìn)行現(xiàn)代化處理。數(shù)字化資料存放缺乏經(jīng)驗(yàn)，容易造成資料流失。

（4）地質(zhì)檔案的聲像管理落后

聲像檔案是地質(zhì)檔案的重要組成部分，聲像檔案的收集和整理也是檔案管理工作的重要任務(wù)。隨著現(xiàn)代聲像技術(shù)的進(jìn)步，新型聲像檔案數(shù)量驟增，但相關(guān)存儲設(shè)備選擇、管理辦法并沒有得到妥善解決。相關(guān)聲像檔案歸檔不規(guī)范、新舊聲像檔案混置等現(xiàn)象嚴(yán)重。

三、新時期我國地質(zhì)檔案發(fā)展策略與方向

地質(zhì)檔案是地質(zhì)科學(xué)研究、地質(zhì)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源勘探開發(fā)等眾多行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，影響著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)。由此，新時期我國地質(zhì)檔案管理工作要積極引入新技術(shù)、新觀念、新辦法，適應(yīng)時代發(fā)展，完善管理體系。

1、推進(jìn)地質(zhì)檔案的制度化管理

推進(jìn)地質(zhì)檔案管理制度化，可以加強(qiáng)各部門間的聯(lián)系，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的協(xié)調(diào)性、一致性。根據(jù)地質(zhì)勘探單位內(nèi)各部門實(shí)際情況，制定相應(yīng)管理辦法，形成全面、統(tǒng)一的管理制度：統(tǒng)一培訓(xùn)更新工作人員觀念，配備專業(yè)的地質(zhì)檔案管理人員，增設(shè)新型設(shè)備，加強(qiáng)監(jiān)管工作確保地質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。根據(jù)勘探單位實(shí)際情況、現(xiàn)有規(guī)定及各部門工作特點(diǎn)，制定更細(xì)致的工作制度。例如，文件材料與聲像材料的整理、歸檔制度，檔案的查詢、使用制度。

2、加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化模式

構(gòu)建地質(zhì)檔案管理的信息化模式，能夠促進(jìn)地質(zhì)檔案資料的有效利用，推動地質(zhì)相關(guān)專業(yè)的發(fā)展，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)具有深遠(yuǎn)影響。借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對地質(zhì)檔案中文字、聲像等多種形式的資料信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，將地質(zhì)檔案集中起來，再經(jīng)過管理人員的后期匯總、整理，建立完整的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫等措施的推行，不僅便于地質(zhì)檔案的整理和管理，也有利于地質(zhì)知識的系統(tǒng)化，縮短使用者查詢信息的時間，促進(jìn)信息的有效利用。

3、加強(qiáng)安全和保密工作

隨著網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入生活、工作的各個領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)信息安全也逐漸成為社會關(guān)注的熱點(diǎn)。地質(zhì)檔案包括眾多重要信息，在對重要信息進(jìn)行收集、整理、歸檔時要做好保密工作。第一，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的安全和保密工作，最重要的是要提高相關(guān)工作人員的信息安全意識，不斷強(qiáng)調(diào)地質(zhì)檔案的重要性。第二，必須重視基礎(chǔ)工作的保密性?；A(chǔ)工作是所有地質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。在數(shù)字化技術(shù)高度發(fā)展的今天，借助相關(guān)軟件完全可以通過基礎(chǔ)工作內(nèi)容聯(lián)系到機(jī)密檔案文件。第三，完善監(jiān)管機(jī)制。加強(qiáng)對地質(zhì)檔案管理工作過程的監(jiān)管。數(shù)字化時代的監(jiān)管機(jī)制不僅包括人為的監(jiān)管，還包括相關(guān)安全軟件的監(jiān)管。第四，規(guī)范檔案借還程序。根據(jù)檔案機(jī)密等級進(jìn)行相應(yīng)的安全設(shè)置，并對借閱者進(jìn)行說明，確保重要檔案的機(jī)密性。

4、專注于地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用

地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用，是指借助現(xiàn)有的檔案資料，進(jìn)行更深入的研究探索，擴(kuò)充和延伸現(xiàn)有的資料內(nèi)容同時，這是檔案管理工作的根本目的。檔案是對過去活動的記錄，是前人的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，通過對檔案信息的查閱，指導(dǎo)下一步探索活動，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的作用。所以地質(zhì)檔案管理工作，不能僅是對檔案的整理、分類、歸檔，還需要對檔案進(jìn)行精細(xì)分類，深入加工，幫助使用者發(fā)現(xiàn)探索目標(biāo)。這不僅需要深厚的專業(yè)知識，更需要耐心和細(xì)心。由此，地質(zhì)勘探單位可以成立專門的工作小組對檔案進(jìn)行審查研究和目錄索引的編制，站在使用者的角度對檔案進(jìn)行整理，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案的參考與指導(dǎo)作用。

5、地質(zhì)檔案服務(wù)的服務(wù)方式和模式的創(chuàng)新

創(chuàng)新地質(zhì)檔案服務(wù)方式和服務(wù)模式，既能豐富和發(fā)展了檔案管理工作，也能促進(jìn)了地質(zhì)檔案的傳播和有效利用。在地質(zhì)檔案服務(wù)過程中更新服務(wù)觀念，引入新型技術(shù)，為使用者提供的信息查詢渠道，提高檔案查詢效率。例如，在地質(zhì)檔案專業(yè)網(wǎng)站主頁專門開辟在線服務(wù)版塊，方便使用者進(jìn)行相關(guān)問題的咨詢；對檔案進(jìn)行整理分類歸檔，便于使用者查詢；在地質(zhì)勘探單位設(shè)置專門的服務(wù)中心，解決使用者的實(shí)際問題。另外，一些網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控軟件的開發(fā)也為檔案的在線查閱提供了可能。此外，通過對不同電子檔案設(shè)置不同權(quán)限，對使用者的IP進(jìn)行監(jiān)控等方法，也有助于協(xié)調(diào)好檔案的開放和保密工作。

結(jié)語

地質(zhì)檔案管理工作在新時期面臨的挑戰(zhàn)，同時也是其適應(yīng)時代、推動自身發(fā)展的機(jī)遇。所以，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的制度化、信息化建設(shè)，平衡好檔案信息安全和信息開放的關(guān)系，注重檔案的開發(fā)和利用，創(chuàng)新地質(zhì)檔案服務(wù)方式和模式，使地質(zhì)檔案這一資源得到充分利用，為社會創(chuàng)造更多價值。

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