探討我國(guó)檔案管理體制改革的要點(diǎn)問題

金偉重慶市規(guī)劃信息服務(wù)中心

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探討我國(guó)檔案管理體制改革的要點(diǎn)問題

金偉
重慶市規(guī)劃信息服務(wù)中心

[摘要]隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷提高，檔案管理的體制建設(shè)一直處在不斷發(fā)展和進(jìn)步的過程中，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，不過由于種種的因素，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候仍舊存在一定的問題。本文主要就檔案管理體制中存在的問題進(jìn)行研究，然后根據(jù)這些問題提出了一定的解決辦法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；體制改革；要點(diǎn)問題

改革開放以來，伴隨我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，高度發(fā)達(dá)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生影響的同時(shí)，也推動(dòng)了檔案管理體制的改革。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)機(jī)制不斷健全、個(gè)人信息走向網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的信息化建設(shè)等都促使檔案管理體制的調(diào)整。通過分析檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作的主要指導(dǎo)思想，并且結(jié)合當(dāng)前管理體制中存在的主要問題，進(jìn)一步探索我國(guó)檔案管理體制的未來發(fā)展之路，是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的重要研究方向。

一、檔案管理體制概述

（一）檔案管理的定義

檔案其實(shí)就是歷史記錄，它指的就是特定的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體組織或者是個(gè)體在進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)時(shí)，所直接形成的具有保存價(jià)值的各類記錄形式和各類載體的統(tǒng)稱。檔案管理就是對(duì)這些歷史記錄或者說是各類載體所進(jìn)行的統(tǒng)一規(guī)范化的管理工作，檔案它本身是和人類的生產(chǎn)以及生活密切相關(guān)的，那么檔案的產(chǎn)生也就必然是依組織或者是個(gè)人的形式。由于個(gè)人或者組織所進(jìn)行的社會(huì)活動(dòng)本身是豐富多樣的，相對(duì)應(yīng)的檔案的內(nèi)容也會(huì)多種多樣。

（二）檔案管理體制的概念

檔案管理體制是國(guó)家和政府為了規(guī)范檔案管理工作，確保檔案管理工作的科學(xué)化、合理化而設(shè)立的一定的制度和體系。體制中它包括各種檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、劃分和組織形式[1]。檔案管理體制本身又可以分為兩種類型的體制類別，一種體制是分散式的另一種便是集中式的檔案管理體制。不過這兩種體制類型都具有相同的管理內(nèi)容，一是統(tǒng)一化的檔案管理體制，另一種是分級(jí)進(jìn)行管理。分級(jí)管理體制又可以細(xì)分為三個(gè)方面的內(nèi)容，它們分別是：首先把檔案工作已經(jīng)載有黨政內(nèi)容的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，其次對(duì)全部的檔案進(jìn)行分析，明確檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，確保全國(guó)各處的檔案管理工作都能夠有特定的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理，第三就是把各個(gè)地方的檔案全部都按照中央制定的檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行分類和分級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類別檔案統(tǒng)一化管理。

二、檔案管理體制改革難點(diǎn)及存在的問題

（一）檔案管理體制改革難點(diǎn)

第一、檔案的數(shù)量比較龐大。由于我國(guó)的國(guó)土面積幅員遼闊，具有悠久的歷史文化，并且我國(guó)的人口和自然資源數(shù)量龐大，這些龐大信息使得我國(guó)的檔案資料比較豐富，這些不同的方面都會(huì)相應(yīng)的導(dǎo)致我國(guó)的檔案信息量比較龐大。對(duì)于這些龐大的檔案資料如果不能夠進(jìn)行科學(xué)有效的管理就會(huì)很容易造成檔案信息的混亂甚至是丟失，等到需要某種檔案資料的時(shí)候就會(huì)很難找到。如何對(duì)這些龐大的檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案中所有具有價(jià)值的信息的利用已經(jīng)成為了我國(guó)檔案管理工作中亟待解決的難題。第二、檔案的類型呈現(xiàn)復(fù)雜多樣性。我國(guó)的檔案資源比較豐富，不僅僅是數(shù)量比較龐大還存在類型復(fù)雜多樣的特點(diǎn)，不僅僅包括各類政府機(jī)關(guān)、自然資源檔案還包括個(gè)人檔案、社會(huì)組織檔案。再加上我國(guó)的國(guó)情比較復(fù)雜，各個(gè)黨并存，相應(yīng)的也造成了我國(guó)的檔案類型混雜的局面。第三、不同重要程度檔案存在區(qū)分不明確的現(xiàn)象。由于我國(guó)的檔案管理體制還不夠健全，對(duì)各類檔案的重要性并沒有明確的劃分，相應(yīng)的就會(huì)導(dǎo)致在存放檔案的時(shí)候出現(xiàn)輕重不分。比如說在進(jìn)行黨政檔案的管理時(shí)，很多管理人員對(duì)黨政沒有明確的認(rèn)識(shí)，黨政不分，導(dǎo)致兩種檔案混在一起，嚴(yán)重影響檔案信息明了性。

（二）檔案管理體制存在的問題

第一、檔案管理部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏資金投入。如今，檔案管理有關(guān)部門沒有對(duì)檔案管理工作的重要意義進(jìn)行很好的宣傳普及，致使檔案管理工作的重要性還沒有被廣大人們所熟知，對(duì)管理工作的具體內(nèi)容沒有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的對(duì)信息的收集，忽視檔案管理信息化建設(shè)的重要意義[2]。因此，他們沒有對(duì)檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的資金投入就會(huì)非常的少。第二、檔案管理機(jī)制落后，管理工作不夠規(guī)范。檔案管理工作的信息化建設(shè)在我國(guó)才剛剛起步，目前很多的檔案管理機(jī)構(gòu)仍然是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)階段對(duì)行政執(zhí)法工作的需求，導(dǎo)致管理工作中存在嚴(yán)重的不規(guī)范、不合理。檔案在收集以及處理的過程中還會(huì)很容易出現(xiàn)肆意修改、整理不規(guī)范、利用環(huán)節(jié)隨意等現(xiàn)象。第三、管理手段過于滯后，服務(wù)低效。檔案的管理工作至今還沒有設(shè)計(jì)出一個(gè)專門的管理軟件，更別說使用先進(jìn)的手段。現(xiàn)在對(duì)檔案的管理工作一直都是采用手工編輯、修改和檢索，非常不利于檔案的管理，當(dāng)需要調(diào)出檔案的時(shí)候，又會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能做到高效、高質(zhì)量的為檔案管理工作提供服務(wù)，制約著檔案管理工作的發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革的工作要點(diǎn)

（一）對(duì)檔案資源進(jìn)行整合和統(tǒng)一管理

檔案管理的統(tǒng)一、集中化管理是我國(guó)在進(jìn)行檔案管理的重要指導(dǎo)思想，很多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)表明對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理對(duì)推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作具有重要的作用。所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一定要秉承統(tǒng)一管理的思想，加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一性，爭(zhēng)取早日構(gòu)建“大檔案”。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的多元化

我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作走向多元化，當(dāng)前我國(guó)的國(guó)家檔案在進(jìn)行管理時(shí)采用的是集中管理的形式，一些非國(guó)有的企業(yè)或者是個(gè)人檔案進(jìn)行管理的時(shí)候如果硬要進(jìn)行統(tǒng)一管理也會(huì)不符合實(shí)際需要[3]。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)合理化，可以建立多元化的管理體制，針對(duì)不同類型的檔案采用不同的管理方式。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理過程的政、事分離

在檔案管理體制中應(yīng)該要實(shí)現(xiàn)政、事之間的分離，要把檔案館和負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理監(jiān)督的有關(guān)部門進(jìn)行分開設(shè)立，對(duì)兩者之間的權(quán)責(zé)關(guān)系進(jìn)行明確區(qū)分，檔案館負(fù)責(zé)塊塊管理只是負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、保管以及應(yīng)用；檔案管理相關(guān)的行政部門進(jìn)行條條管理，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配和規(guī)劃，起到對(duì)檔案管理監(jiān)督的作用。

結(jié)語

綜上所述，隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷提高，信息技術(shù)得以不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作一直在不斷的進(jìn)步，不過由于我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作仍然是處在發(fā)展變革的道路上，處在摸索階段難免出現(xiàn)一定的問題。國(guó)家和政府要想能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理體制的完美改革就需要對(duì)這些存在的問題有深入的研究，找出要點(diǎn)問題的所在，才能夠?qū)ΠY下藥，進(jìn)而確保我國(guó)檔案管理工作早日走向世界先進(jìn)行列。

參考文獻(xiàn)

[1]王萍.我國(guó)檔案管理體制改革的要點(diǎn)與難點(diǎn)分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,21:58-59.

[2]商桂君.關(guān)于我國(guó)檔案管理體制改革的探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2013,15:152-153.

[3]李雪.探討我國(guó)檔案管理體制改革問題[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2014,08:173.