淺談信息時代高校檔案數(shù)字資源建設(shè)

李亮對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)檔案館 北京 100029

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淺談信息時代高校檔案數(shù)字資源建設(shè)

李亮
對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)檔案館 北京 100029

[摘要]信息時代的空前繁榮與發(fā)展已經(jīng)影響到各行各業(yè)，在此背景下，高校檔案信息化建設(shè)工作迎來了難得的機遇，同時也對信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)資源建設(shè)提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。針對此，本文在分析“信息時代”檔案數(shù)據(jù)的特點和實際工作的基礎(chǔ)上，提出在信息時代高校檔案信息化建設(shè)過程中的數(shù)字檔案資源建設(shè)的改變和途徑，以促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息時代；高校檔案信息化；數(shù)字資源建設(shè)

信息化時代已經(jīng)以驚人的速度推動著人們生產(chǎn)、生活和傳播方式的變化，在歷史發(fā)展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學(xué)、科研、建設(shè)等工作進(jìn)程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發(fā)展。

檔案信息資源建設(shè)的檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)勢必具有新的特點，正是如此，對信息時代下檔案信息資源建設(shè)的探討關(guān)系著檔案信息化建設(shè)事業(yè)的前途，意義非凡。

1、檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容及重要性

2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容概括為6部分，即：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案洗洗資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)和檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。其中，高校檔案信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和核心。

高校檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。

高校檔案信息化建設(shè)的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準(zhǔn)確的、高效的、有機的建設(shè)起來，才能高水平的完成檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)如果沒有豐富的、合理的、有機結(jié)合在一起的、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設(shè)就會成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和作用就無法實現(xiàn)，失去了檔案信息化建設(shè)的意義。因此檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，是檔案信息化建設(shè)的“內(nèi)在貨源”保障，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。

2、信息時代檔案數(shù)據(jù)特點

信息時代的變革減輕了手工勞動，規(guī)范了工作流程，其使得多種人工勞動發(fā)生了質(zhì)的變化，同時影響著人們的思維方式。高校中的各業(yè)務(wù)也在這一時代中發(fā)生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為之服務(wù)。作為在高校教學(xué)、科研、黨政管理以及其他活動中形成的歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學(xué)校各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點，檔案數(shù)據(jù)勢必呈現(xiàn)出了新的時代特征。

（一）數(shù)據(jù)量大，增長迅速

高校檔案記錄著學(xué)校在教學(xué)、科研等各種活動中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時代下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷增多，進(jìn)而產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量增大；同時檔案數(shù)據(jù)種類也不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網(wǎng)頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設(shè)還包括將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，這部分也是數(shù)量眾多的部分。另外隨著工作的推進(jìn)，在信息時代下，檔案資源還包括在紙質(zhì)保管年代，因條件所限未能很好保存的數(shù)據(jù)信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)量將會以高速的速度增長。

（二）分布廣泛，多源異構(gòu)

學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免的分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛的存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。

（三）真實可靠、準(zhǔn)確度高

信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進(jìn)行組合，是對原始數(shù)據(jù)的保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當(dāng)使用者根據(jù)外部環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇時，可精確的將所需檔案信息進(jìn)行鎖定。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到更大關(guān)注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實可靠，準(zhǔn)確度高的特性。

3、信息時代下檔案信息資源建設(shè)面臨的改變

高校檔案信息資源建設(shè)主要包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。

（一）高校館藏檔案的數(shù)字化：是檔案資源建設(shè)的很重要一個基礎(chǔ)部分，主要包括目錄錄入、檔案數(shù)字化加工。就高校來說，檔案信息的數(shù)字化主要包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化；照片、底片、圖紙等紙質(zhì)檔案數(shù)字化；錄音錄像檔案數(shù)字化。

在信息時代下，這些原本的紙質(zhì)文件本身是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行了紙質(zhì)化處理，因此，一部分?jǐn)?shù)字化工作可以省略，例如：沖印的數(shù)碼照片無需進(jìn)行數(shù)字化加工，只需留存電子版即可。

（二）電子文件的采集：是檔案資源建設(shè)的主要內(nèi)容，主要包括將各業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的最終的電子文件進(jìn)行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經(jīng)過審批的“最終版本”的電子文件。

在信息時代下，無紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，諸多歸檔的文件本身即是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的報表，在進(jìn)行收集時需按照固定格式將報表生成電子版并轉(zhuǎn)化為檔案固定不可修改格式進(jìn)行保存，同時收集方式可以采用網(wǎng)絡(luò)在線接收和介質(zhì)移交接收。

（三）接收檔案信息資源建設(shè)：各種具有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題資源庫。各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。

在信息時代下，可通過網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)現(xiàn)有的各種信息資源庫，也可以根據(jù)使用需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補充檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足。

4、信息時代下檔案信息資源建設(shè)的實施策略

信息時代背景下，檔案信息資源建設(shè)必須考慮到時代的特征性，充分利用時代特征，以建設(shè)精準(zhǔn)、豐富、有機的檔案信息資源為目標(biāo)，進(jìn)而圓滿完成檔案信息化建設(shè)工作。

（一）有序、規(guī)范、有機的進(jìn)行數(shù)字化加工

信息時代下對檔案數(shù)字資源建設(shè)分為“增量檔案電子化，存量檔案數(shù)字化”，對存量檔案的數(shù)字化加工，首先應(yīng)該有原則、有順序進(jìn)行加工，例如根據(jù)利用率高低進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案保存難以程度進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案重要程度進(jìn)行數(shù)字化等等。

信息時代下檔案數(shù)字化加工更應(yīng)該遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化加工是一個技術(shù)性、規(guī)范性工作，應(yīng)該嚴(yán)格遵守數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前用于檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由如下有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2—1999）、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》（GB/Tl8894—2002）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/ T31—2005）、《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T20163—2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009）等。

信息時代下，有機的完成數(shù)字化加工工作。數(shù)字化加工絕不是簡單的將非電子數(shù)據(jù)經(jīng)過計算機、掃描儀等電子設(shè)備轉(zhuǎn)化為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單存儲，更為重要的是要與目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相結(jié)合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有聯(lián)系、有對應(yīng)、有組合，只有形成一套完整的、系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的有機整體，才是真正的數(shù)字化。（二）整合資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)

信息時代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門均有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在本系統(tǒng)內(nèi)有統(tǒng)一性、規(guī)范性，不同系統(tǒng)間卻有多樣性。例如學(xué)校辦公室OA系統(tǒng)、教務(wù)處成績管理系統(tǒng)、科研處科研成果管理系統(tǒng)、財務(wù)處財務(wù)報表系統(tǒng)等采用的可能是不同的數(shù)據(jù)庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數(shù)據(jù)庫，在尚無一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口下，可開發(fā)不同的轉(zhuǎn)入工具使得不同數(shù)據(jù)庫通過各自轉(zhuǎn)入工具轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，分別與檔案系統(tǒng)做借口，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)需要歸檔字段與檔案系統(tǒng)的字段做統(tǒng)一對應(yīng)，則可完成數(shù)據(jù)高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調(diào)研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效管理，做到工作上主動性和前瞻性。

（三）以目標(biāo)為導(dǎo)向，理清數(shù)據(jù)邏輯

檔案的重要目的是利用，構(gòu)建檔案系統(tǒng)，完成信息化建設(shè)的首要思考問題應(yīng)該是此系統(tǒng)的使用目的。由此根據(jù)理清數(shù)據(jù)間的關(guān)系進(jìn)而去完成系統(tǒng)的設(shè)計與構(gòu)建，“盤活”已有數(shù)據(jù)，最大限度優(yōu)化系統(tǒng)。

例如在外語外貿(mào)類院校中出國學(xué)生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個內(nèi)容。采用手動錄入、手動翻譯當(dāng)然可以解決問題，但是增加了勞動，重復(fù)建設(shè)數(shù)據(jù)，為此，可直接利用在務(wù)處成績管理系統(tǒng)中已有學(xué)生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對應(yīng)，理清其中學(xué)生學(xué)號、課程號、分?jǐn)?shù)、課程的邏輯關(guān)系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。

在完成中英文數(shù)據(jù)庫一一對應(yīng)之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。

5、今后工作展望

（一）加強信息安全管理

信息時代背景下，數(shù)據(jù)是重中之重，訪問系統(tǒng)首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點登錄和訪問權(quán)限控制，達(dá)到用戶安全集成管理目標(biāo)；其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全；再次，要建立完善的備份機制，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力；最后要加強安全意識培訓(xùn)。

（二）加強標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

信息時代背景下，多樣化業(yè)務(wù)系統(tǒng)、多樣化數(shù)據(jù)已經(jīng)成為常態(tài)，要消除信息孤島，實現(xiàn)信息資源共享與整合就要協(xié)調(diào)各方利益，建立兼顧實用性、穩(wěn)定性和國際性的檔案數(shù)字資源整合的標(biāo)準(zhǔn)體系，完成不同協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的整合。

（三）加強人才隊伍建設(shè)

信息時代的快速發(fā)展，迫使檔案從業(yè)者要加強自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起專家的角色，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和領(lǐng)航者。要求檔案從業(yè)者不僅具有過硬的檔案專業(yè)知識，更要具備信息技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)跟隨時代，才能做好檔案資源建設(shè)，最終完成好檔案信息化建設(shè)。

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