城鄉(xiāng)居民社保檔案的特征及管理優(yōu)化策略

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城鄉(xiāng)居民社保檔案的特征及管理優(yōu)化策略

周仕芹

大慶市大同區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心 黑龍江大慶 163515

[摘要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)人們物質(zhì)文化生活水平不斷提高，城鄉(xiāng)民在對(duì)生活質(zhì)量都有了更高的要求，但隨著老齡化社會(huì)的到來(lái)，社會(huì)養(yǎng)老已成為全社會(huì)共同關(guān)注的重要問(wèn)題。城鄉(xiāng)民在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)成為當(dāng)前城鄉(xiāng)居民重要的養(yǎng)老保障，由于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)與百姓切身利益息息相關(guān)，所以需要做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，確保檔案作用的有效發(fā)揮。文中分析了城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特征并進(jìn)一步對(duì)優(yōu)化城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的策略進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案；管理；優(yōu)化；策略

一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特征

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是城鄉(xiāng)居民在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等資料信息，其包含了被保險(xiǎn)人的個(gè)人信息和社會(huì)保險(xiǎn)的相關(guān)內(nèi)容，其作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的必要憑證，具有一定的法律效力，同時(shí)還具有較強(qiáng)的真實(shí)性和易露性。由于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的全過(guò)程中的監(jiān)控和記當(dāng)，所以其具有一定的指導(dǎo)、監(jiān)督和維權(quán)作用。在對(duì)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)出了較為明顯的特征。

(一)涉及的內(nèi)容較為廣泛

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的范圍較為廣，與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)和文件等都屬于城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的范疇。

(二)管理信息化要求較高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中信息化的程度也不斷提升，城市居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)速度不斷加快，檔案管理工作更加高效化、科學(xué)化和規(guī)范化。

(三)存儲(chǔ)和保存的期限較長(zhǎng)

城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，所以社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)和保存的時(shí)間較長(zhǎng)，只要參保居民存在，那么養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)的辦量也不就停止，即養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作中就需要對(duì)參保人進(jìn)行信息的采集和存儲(chǔ)，所以檔案管理工作是一個(gè)時(shí)間跨度較大而且需要很長(zhǎng)保存期限的一個(gè)過(guò)程。

(四)安全系數(shù)要求很高

城市居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)處理中，其內(nèi)容不僅較為繁雜，記錄的信息較多，而且這些信息與居民的切身利益息息相關(guān)，而且當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的形式也較為多樣，不僅有紙質(zhì)檔案，還存在電子版檔案，這些檔案具有唯一性和不可替代性及較強(qiáng)的隱私性，所以在對(duì)城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理需要較強(qiáng)的安全性要求，需要妥善保管，嚴(yán)禁檔案信息外漏及被篡改等情況發(fā)生。

二、優(yōu)化城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的策略

(一)提高檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理

就目前來(lái)說(shuō)，雖然我國(guó)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的管理水平有了很大的提高，但是人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)還不到位，在從業(yè)人員中，消極怠工現(xiàn)象時(shí)存在，對(duì)檔案管理的意識(shí)還沒(méi)有提升到與社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展所適應(yīng)的程度?，F(xiàn)在的從業(yè)人員，對(duì)檔案管理工作不認(rèn)真．認(rèn)為檔案管理不重要，這些思想對(duì)其工作質(zhì)量有著巨大的阻礙作用，導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無(wú)章，沒(méi)有發(fā)揮檔案在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中應(yīng)有的作用．嚴(yán)重?fù)p害了老百姓的利益。為此，必須提高從業(yè)人員的思想意識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化思想教育，止其重視檔案管理工作。

(二)對(duì)檔案科學(xué)分類，進(jìn)行有序整理

對(duì)于城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)工作來(lái)說(shuō)，工作難度較大，內(nèi)容較多。優(yōu)化檔案管理工作就必須分門(mén)別類，把養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案進(jìn)行有差異的歸檔．并有序地整理和管理。對(duì)于檔案的分類，必須有一定的科學(xué)依據(jù)和分類標(biāo)準(zhǔn)，做到繁而不亂，井然有序。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于政策性文件檔案的管理．一般都是按照文件的出處、類型、文號(hào)及時(shí)間來(lái)分類歸檔：對(duì)于經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在養(yǎng)老保險(xiǎn)的記錄管理中，可以按照部門(mén)、時(shí)間等要素進(jìn)行分類；對(duì)于城鄉(xiāng)居民個(gè)人來(lái)說(shuō)，比如保險(xiǎn)手冊(cè)、賬戶等情況就行分類；對(duì)這些檔案的整理必須有序進(jìn)行，不可雜亂無(wú)章。對(duì)于檔案的有序整理，需要做到編號(hào)使用的科學(xué)性和規(guī)范性，把握保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的規(guī)律，另外還要做好動(dòng)態(tài)管理，做好常態(tài)下的工作。

(三)完善檔案管理制度建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，需要一定的制度支撐，對(duì)于城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也是如此，需要規(guī)范檔案管理的流程，明確從業(yè)人員的職責(zé)，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案建立、查閱、維護(hù)、保存等都要實(shí)現(xiàn)制度化的管理規(guī)范。對(duì)于紙質(zhì)的檔案要排列有序，做好保存和維護(hù)工作，對(duì)于極為重要的檔案資料還要備份，對(duì)于電子版的檔案要注意網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)于從業(yè)人員，要求掌握基本的檔案?jìng)浞?、記錄、查閱、保存等知識(shí)，要維護(hù)好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業(yè)人員要提高自身工作的積極性和主動(dòng)性，認(rèn)真履行職責(zé)，做好本職工作。

(四)加快推動(dòng)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)

當(dāng)前我們處于信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理也加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案管理信息的實(shí)現(xiàn)，不僅需要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)還要加大投資力度，確保各種檔案管理設(shè)施的配置，從而加快檔案管理工作數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案的大儲(chǔ)存、高安全及共享性，從而加快推動(dòng)我國(guó)城鄉(xiāng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的開(kāi)展，需要以城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案作為重要依據(jù)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中作為重要的憑證，其具有一定的法律效力，也是維護(hù)投保合法權(quán)益的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作直接關(guān)系到養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)水平，其不僅具有較強(qiáng)的隱性價(jià)值，而且還能夠統(tǒng)籌全局，有利于信息共享的實(shí)現(xiàn)，而且加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理可以更好的推動(dòng)社保檔案信息化和規(guī)范化的進(jìn)程。

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