信息公開背景下加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的研究

文/陜西延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院　薛強(qiáng)

信息公開背景下加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的研究

文/陜西延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院薛強(qiáng)

【摘要】高職院校檔案即高職院校從事教學(xué)工作、科研工作、黨政管理和其他活動(dòng)的具有保存意義的文字、圖像、表格、聲音、視聽影像等不同形式的歷史保留記錄。檔案不僅完整準(zhǔn)確真實(shí)地記載了高職院校發(fā)展的歷程，也充分表現(xiàn)了高職院校的辦學(xué)理念、校園文化內(nèi)涵，發(fā)展計(jì)劃戰(zhàn)略等，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者提供有價(jià)值的參考信息。本文首先分析了加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的意義，進(jìn)而分析了如何加強(qiáng)高職院校的檔案服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息公開；高職院校；檔案服務(wù)

高職院校隸屬事業(yè)單位，高職院校的資金基礎(chǔ)來源于納稅人，所以在信息公開的背景之下納稅人的檢查意識(shí)也逐步提高，并且知情權(quán)是我國任何一位公民的基本權(quán)力，在過去，信息發(fā)展與觀念都不比現(xiàn)在，擁有一定社會(huì)地位或者職位特殊的人才能享受檔案公開查詢服務(wù)，但是時(shí)代發(fā)展到信息公開的背景下，信息環(huán)境下檔案信息面向社會(huì)廣大群眾開發(fā)過，再也不是只有達(dá)官貴人才能享受的服務(wù)。這一改變不僅意味著我國社會(huì)近年來改革開放的成果。也是民主制度之下社會(huì)公民充分享受個(gè)人知情權(quán)的表現(xiàn)，更是我國健全民主、法制、政治文明的體現(xiàn)。依法公開校務(wù)信息,營造公開、公平、公正的信息體系，能夠有效提升高職院校在社會(huì)的整體形象，吸引人才加入。

一、加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的意義

（一）高職院校檔案服務(wù)能為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)者只有在認(rèn)真研讀檔案的基礎(chǔ)之上，才能發(fā)揮檔案資料在決策中的作用，才能保證決策的科學(xué)性和可操作性。所以，高職院校檔案服務(wù)能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)者把握學(xué)校發(fā)展路線，有針對(duì)性地分析檔案資料，提煉出理論與經(jīng)驗(yàn)精華，例如對(duì)人事檔案的分析與管理工作，高職院?？梢酝ㄟ^人事檔案資料，選擇優(yōu)秀人才，合理配置人才資源。

（二）高職院校的檔案資料能夠豐富校園文化內(nèi)涵。校園內(nèi)的檔案館通常陳列著有歷史紀(jì)念意義的文物，包括：錦旗、牌匾、相冊(cè)古董等有重大紀(jì)念價(jià)值的物品。這些物品很多都來源于畢業(yè)生，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，還有一部分物品記錄了學(xué)校內(nèi)部的建設(shè)與發(fā)展以及學(xué)校達(dá)成的突出成就，如國內(nèi)外教學(xué)交流等等,編寫專題的圖像冊(cè),照片展覽。所以學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案資料館和校文化歷史館的開發(fā)與投入合理編排設(shè)置物品陳列并且定期或者長期開放檔案資料館。讓學(xué)生和教師以及訪問者都能夠參觀并且領(lǐng)悟本校文化歷史。如此可充分發(fā)揮高職院校檔案的文化價(jià)值豐富學(xué)校的文化內(nèi)涵，文化底蘊(yùn)。讓學(xué)生、教師和訪問者都能夠了解學(xué)校的光輝歷史和發(fā)展歷程。能夠增強(qiáng)學(xué)生和教師對(duì)自己校園的認(rèn)同感，一般來說學(xué)生在了解校文化歷史和發(fā)展歷程之后都會(huì)產(chǎn)生自豪感，這種自豪感也會(huì)潛移默化的對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)生活起到積極作用。學(xué)生在校外也會(huì)因?yàn)閷?duì)學(xué)校的自豪感和認(rèn)同感來維護(hù)學(xué)校的聲譽(yù)。在校內(nèi)，能夠自覺的保護(hù)校園環(huán)境，教師能夠更加愛崗敬業(yè)，發(fā)揮自身的潛力并且時(shí)刻更新自己知識(shí)結(jié)構(gòu)，以協(xié)助學(xué)校的發(fā)展；對(duì)于外來者，他們能夠在了解學(xué)校檔案信息的基礎(chǔ)之上加大對(duì)外界的宣傳，有助于學(xué)校提高社會(huì)聲譽(yù)，進(jìn)而吸引更多的優(yōu)秀學(xué)生和教育人才進(jìn)入學(xué)校，進(jìn)一步提高學(xué)校的整體水平。

二、加強(qiáng)高職院校檔案信息服務(wù)工作的策略

（一）高職院校領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。我國高職院校領(lǐng)導(dǎo)必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，一方面，借此進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息服務(wù)工作的開展。因?yàn)橹挥性陬I(lǐng)導(dǎo)重視的前提之下，下級(jí)員工才會(huì)對(duì)檔案服務(wù)工作引以重視。另一方面高職院校的工作人員也應(yīng)該以不同的手段向領(lǐng)導(dǎo)滲透學(xué)校檔案信息管理的重要性，例如：讓領(lǐng)導(dǎo)審批有關(guān)檔案信息的文件，邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)檔案信息工作的座談會(huì)，又或者積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)關(guān)于學(xué)校檔案管理工作的總結(jié)或者下一步的計(jì)劃請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)提出指示，高職院校的員工還可以跟領(lǐng)導(dǎo)提出外出學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)檔案信息管理科目的要求，除此之外，工作人員還可以在校內(nèi)的宣傳板塊上普及檔案工作的知識(shí)，帶動(dòng)學(xué)生和其他教工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從以上幾個(gè)方向都可以引起領(lǐng)導(dǎo)的注意力，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)并且認(rèn)同檔案工作的重要性，這樣，才能將檔案的管理工作擺上日程進(jìn)行正式管理，才能促進(jìn)高職院校檔案信息服務(wù)工作。

（二）提高高職院校檔案工作者的服務(wù)意識(shí)。由于高職院校隸屬于事業(yè)單位，在我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制之下，事業(yè)單位有一種優(yōu)越感，這種優(yōu)越感會(huì)讓高職院校內(nèi)的檔案信息服務(wù)工作者的態(tài)度發(fā)生變化，據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，很多學(xué)生及教工都有抱怨檔案工作服務(wù)者態(tài)度不佳的現(xiàn)象，所以檔案信息工作服務(wù)者的態(tài)度需要調(diào)整改善。以為人民服務(wù)的思想要求自己，改善工作作風(fēng)，改善服務(wù)意識(shí)。積極改變高高在上的國家干部的高姿態(tài)，剔除“少做少出錯(cuò)，多做多出錯(cuò)”的思想問題源頭，充分個(gè)人工作的積極性來做好檔案服務(wù)工作。同時(shí)，高職院校檔案室不僅向校園開放同時(shí)也向社會(huì)開放，因?yàn)?，在信息環(huán)境背景之下，每一位公民都擁有享受檔案信息服務(wù)的權(quán)利。因此，高職院校檔案工作者必須改善缺乏主動(dòng)性的工作態(tài)度。服務(wù)者的態(tài)度很大程度上制約了檔案服務(wù)工作的開展。在時(shí)代進(jìn)步的前提之下,檔案管理工作更加顯現(xiàn)出服務(wù)的本質(zhì)，管理工作者必須通過改變自身服務(wù)態(tài)度，最大程度上使檔案能更有效地被利用。

（三）多種渠道全方位加強(qiáng)發(fā)展高職院校檔案信息管理。就目前實(shí)際情況而言，很多人對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)依然不夠完整，缺乏對(duì)檔案的利用意識(shí)，由此導(dǎo)致檔案使用率與使用效率難以提升，假設(shè)檔案沒有得到有效利用,高職院校就很有可能損耗大量的人力財(cái)力在檔案收集、歸納、鑒定這些工作之上。完善檔案信息管理工作不僅需要高校的投入，高職院校也可以改變思路，尋求社會(huì)上的幫助。高職院校檔案室可以積極尋求檔案局的支持,可以在街道社區(qū)舉辦檔案宣傳教育活動(dòng)，邀請(qǐng)專業(yè)檔案工作者加入現(xiàn)場普及檔案知識(shí)，從而幫助讓人民群眾了解高職院校檔案室中收藏檔案的內(nèi)容與用途。高職院校檔案室還可以申請(qǐng)舉辦檔案知識(shí)講座，向職工介紹宣傳檔案館的基本檔案收錄信息，檔案使用方法、檔案的價(jià)值，隨后進(jìn)一步大力引導(dǎo)教師向?qū)W生開專題知識(shí)培訓(xùn)，豐富學(xué)生的檔案使用常識(shí)，使學(xué)生在利用檔案過程中能夠順利解決問題。高職院校檔案工作室還可以在學(xué)校內(nèi)外安排設(shè)立宣傳報(bào)，保證更新，有計(jì)劃地向校園內(nèi)的職工與學(xué)生宣傳檔案工作的文件、工作近況匯報(bào)，檔案管理工作知識(shí)、檔案管理法律法規(guī)等內(nèi)容。

（四）加強(qiáng)檔案管理的制度化。強(qiáng)化檔案管理服務(wù)必須加強(qiáng)檔案管理的制度化，保證檔案有章可循，檔案管理部門既是制度制定者又是執(zhí)行者，所以特別要注意執(zhí)行監(jiān)督力度，規(guī)章制度需要保證科學(xué)有效，包括各個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行者的權(quán)責(zé)范圍，進(jìn)而提高管理的效率和效果，另外，規(guī)章制度必須要符合高職院校的管理實(shí)際情況，要求制度可操作性強(qiáng)，以保證制度能夠完整落實(shí)到工作實(shí)處。

（五）采用信息技術(shù)管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，各個(gè)行業(yè)都在引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，提高工作效率與質(zhì)量，對(duì)檔案工作提出新的要求。因此，盡可能運(yùn)用當(dāng)代科技新成果創(chuàng)新管理手段，建設(shè)信息平臺(tái)，努力提高檔案工作的效率和水平，盡快完成檔案管理從手工操作向規(guī)范的信息管理手段的轉(zhuǎn)變。目前國外檔案管理很多已實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，給我國高職院校提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)與資料，目前國內(nèi)使用現(xiàn)代化管理檔案的部門也越來越多，為其他高職院校開拓了前路。

三、結(jié)語

檔案資料的意義能夠受到重視，檔案資料能否得到有效的利用，檔案資料服務(wù)是否完備，是一個(gè)國家軟性實(shí)力的標(biāo)準(zhǔn)。本著以維護(hù)社會(huì)的安定、促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展為出發(fā)點(diǎn),在完善服務(wù)的前提之下就能夠更有效地發(fā)揮高職院校檔案室作為信息材料庫的實(shí)際作用。

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