企業(yè)重大建設(shè)項目檔案收集工作的幾點體會

文／攀鋼綜合服務(wù)中心檔案館　蔣素梅

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企業(yè)重大建設(shè)項目檔案收集工作的幾點體會

文／攀鋼綜合服務(wù)中心檔案館蔣素梅

【摘要】該文從工作實際出發(fā)，闡述了重大建設(shè)項目檔案收集工作的幾點體會是要建立健全項目檔案工作的規(guī)章制度，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、培訓(xùn)，提高項目檔案的收集質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】項目檔案；收集；工作機會

近年來，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，攀鋼投資建設(shè)的大型項目越來越多，而作為真實反映和準(zhǔn)確記錄企業(yè)重大建設(shè)項目的項目檔案，具有建設(shè)項目周期長，參建單位多，專業(yè)性強等特點。因此，如何做好項目檔案的收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是企業(yè)檔案管理部門面臨的重大課題。筆者在公司檔案管理崗位上，通過十幾年的工作實踐，積累了一些經(jīng)驗，供大家參考并相互學(xué)習(xí)交流。下面就如何做好重大建設(shè)項目檔案的收集工作，談幾點個人體會。

一、要建立健全項目檔案工作的規(guī)章制度

建立健全項目檔案工作的規(guī)章制度是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。攀鋼很多重大建設(shè)項目都實行公開招投標(biāo)，設(shè)計、施工、監(jiān)理單位來自全國各地，工程完工后，各方移交的竣工檔案標(biāo)準(zhǔn)不同，格式不一。因此，公司結(jié)合了自身實際情況，按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定和頒布了《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，明確規(guī)定了施工單位、質(zhì)量監(jiān)督部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、使用單位、公司檔案管理部門及財務(wù)部門的職責(zé)；明確規(guī)定了檔案資料的收集范圍、種類和質(zhì)量要求，這就為保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，實現(xiàn)項目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

公司檔案主管部門必須參與合同審查會簽，在合同中設(shè)立專項條款，明確規(guī)定了參建單位必須按照公司《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求收集歸檔竣工資料并扣留一定比例的合同金額作為竣工資料保證金，以確?？⒐べY料的收集歸檔得到參建單位的高度重視。在工程結(jié)算和設(shè)備最終付款時，必須有檔案人員在結(jié)算單上簽字、蓋章，確認其檔案資料已達到歸檔要求，財務(wù)部門方可付款。這就使檔案資料的歸檔具有了法律效力，為以后檔案資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎(chǔ)，從制度上有效保證了檔案資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

二、及時介入，做好項目檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)

（一）必須從項目資料形成的“源頭”抓起。開工前，檔案主管部門要將項目資料的收集范圍及具體要求向各參建單位進行技術(shù)交底。各參建單位要將檔案管理與工程建設(shè)同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，將檔案工作貫穿于項目建設(shè)全過程。

（二）按照工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經(jīng)常檢查。所謂同步檢查就是要求資料檢查與工程建設(shè)同步，特別是要抓住工程建設(shè)的幾個重要階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等。所謂經(jīng)常檢查就是對工程項目資料的質(zhì)量要進行經(jīng)常性檢查。根據(jù)實際情況每周或每月檢查一次，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。具體檢查內(nèi)容主要包括以下幾點：一是檢查資料的形成是否及時、完整、齊全。重點檢查驗槽記錄、隱蔽記錄等。二是檢查每份記錄或表格是否為原件，是否為標(biāo)準(zhǔn)格式。表格填寫是否完整、規(guī)范、清晰。三是檢查每份記錄或表格的簽字是否及時、齊全，有無代簽現(xiàn)象，書寫的墨水是否符合要求等。四是檢查設(shè)計變更材料。主要是檢查變更材料是否齊全，清楚，是否都加蓋了竣工圖章，是否明確了采用情況及在相應(yīng)圖紙上進行了修改。

（三）檔案主管部門對每月資料的檢查情況及時進行通報。針對存在的問題，提出整改措施并要求限期整改。以此使各參建單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員能夠及時了解和掌握本單位的項目資料管理情況，重視工程項目資料的收集和歸檔。實踐證明，通過對項目資料的同步檢查和經(jīng)常檢查，收到良好的效果。一方面，參建單位主動向我們通報檔案收集、整理過程中出現(xiàn)的問題；另一方面自身也重視檔案的質(zhì)量，主要體現(xiàn)在表格統(tǒng)一、簽認齊全、歸檔的原件率比以前有了明顯提高，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題能夠及時整改等。

三、加強檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高各類人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

（一）立項前對各職能部門經(jīng)辦人員進行檔案收集工作培訓(xùn)。檔案主管部門要詳細說明歸檔資料的數(shù)量、質(zhì)量、時間要求，以引起各職能部門對檔案工作的認識和高度重視，確保工程建設(shè)前期資料、外事活動資料、外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料及時收集歸檔。

（二）開工前對參建單位進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。各參建單位來自全國各地，項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案管理水平也存在差異。為確保項目檔案的質(zhì)量，在工程開工前，公司檔案主管部門就要舉辦培訓(xùn)班，對參建單位項目經(jīng)理、工程技術(shù)人員和檔案員進行檔案管理知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)項目檔案如何分類組卷、編制及檔案相關(guān)知識，明確歸檔范圍和使用的表格樣式，為各參建單位項目檔案收集歸檔統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加強和提高使用單位工程技術(shù)人員和檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。項目檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，要求從事該工作的人員不僅要具備檔案專業(yè)方面的知識，還要懂得一些工程方面的知識。因此，一方面，檔案人員和工程技術(shù)人員應(yīng)在實際工作中努力學(xué)習(xí)項目檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和技能，苦練內(nèi)功，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)；另一方面檔案主管部門也要加大對他們項目檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，并創(chuàng)造機會與相關(guān)單位進行經(jīng)驗交流，學(xué)習(xí)其他單位的先進管理經(jīng)驗和做法，以彌補自身檔案管理方面的不足。

參考文獻：

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