內蒙古科技大學數字檔案館建設規(guī)劃研究

文／內蒙古科技大學　李瑞卿　宋云弛

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內蒙古科技大學數字檔案館建設規(guī)劃研究

文／內蒙古科技大學李瑞卿宋云弛

【摘要】數字檔案館的建設已經成為發(fā)展高校檔案事業(yè)的需要，內蒙古科技大學數字檔案館建設規(guī)劃主要內容是資源體系建設：辦公自動化(OA)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機銜接，與應用系統(tǒng)的數據交換、集成和整合，實現電子文件的文檔一體化管理，初步建立全面的數字檔案館安全體系。

【關鍵詞】數字檔案館；建設規(guī)劃；研究

內蒙古科技大學檔案館成立于2003年3月，是全校檔案工作的主管部門和集中管理全校檔案的業(yè)務機構。截止2014年底，檔案館共庫存檔案32235卷(冊)。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，2008年檔案館引進了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，現在目錄錄入工作已基本完成，為學校數據中心基礎建設打下堅實基礎，數據安全備份工作也相繼完成，實現了館內目錄檢索功能。

一、數字檔案館建設規(guī)劃的必要性

國家檔案局于2002年發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出在部分中心城市建設示范性數字檔案館。數字檔案館建設是一項非常龐大而且復雜的系統(tǒng)工程，技術水平要求比較高。目前在我國，高等院校是數字檔案館建設的先行機構，因其擁有高科技的人才和相應技術水平，能滿足數字檔案館建設的人才和技術需求。2008年國家頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》也明確提出高等學校應當設立專項經費,為學校的檔案機構配置信息化所需的設備設施，要加快高校數字檔案館的建設工作,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。這就對高校數字檔案館建設提出了非常明確的發(fā)展要求。

內蒙古科技大學有50多年的辦學歷史，館藏檔案資源豐富，亟需開發(fā)利用，加之高校擴招后，各類檔案數量急劇增加，現行存儲空間和工作人員配備有限，面臨壓力急需建立數字檔案館解決，學校正在進行數字化校園規(guī)劃與建設也為數字化檔案館建設提供了良好基礎環(huán)境。

二、數字檔案管建設的目標和內容

（一）數字檔案館建設的目標。根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，高校檔案信息化建設的實現目標是:以學校信息網絡建設為依托，以檔案信息資源建設為核心，應用計算機管理平臺為手段，以檔案信息資源服務網絡化為重點，保證電子檔案信息的真實性、有效性和安全性，以更好地為師生、學校和社會各界的需要提供方便、快捷的檔案利用服務。

從目前高校數字檔案館建設所具有的優(yōu)點看，主要發(fā)揮了以下幾個方面的作用：首先是能夠全面的宣傳、介紹學校檔案館的基本狀況及檔案的利用方法；其次是能好的介紹自己學校發(fā)展的基本狀況；同時又提供了全面快捷的數字查詢。同傳統(tǒng)檔案館相比，這些優(yōu)勢能充分體現出數字檔案館目標實現的優(yōu)越性。

（二）數字檔案館建設的主要內容。高校數字檔案館建設內容主要是信息資源體系的建設。

1.建設檔案資源數據庫。建立檔案資源數據庫首先要建立目錄數據庫，目錄數據庫是數字資源建設的基礎。其次是建立內容數據庫，內容數據庫是數字檔案館建設的重點，它是通過數據倉庫等技術方法將檔案的具體內容，按照分類、排序方式形成集合對數據進行有效管理。目錄數據庫是數字資源最直觀的反映，一是需將傳統(tǒng)檔案的關鍵字段直接錄入信息檔案的系統(tǒng)中，實現館藏檔案文件級目錄的檢索、排序及查詢。二是通過檔案管理系統(tǒng)在收集電子文件時直接形成目錄數據庫。

2.館藏紙質檔案數字化。就是需要對原有館藏檔案的文字資料以及圖表等進行數字化,館藏紙質檔案數字化正是數字檔案館資源的重要組成部分,不僅能實現全文檢索，起到承上啟下的作用,還能夠節(jié)省大量的存儲空間和相關的人員配置。

3.接收現行電子文件進館。鑒于目前高校以普及網上辦公，在產生大量的電子文件及電子檔案的情況下,對電子文件進行前端控制，形成文件、檔案一體化管理模式，實現網絡實時歸檔，確保歸檔數據的及時和準確性。這樣的形成檔案是數字檔案館最直接的資源,也是資源體系建設的主要內容。

三、數字檔案館建設的基礎工作

（一）資金投入與人才配備。雖然在《高等學校檔案管理辦法》中明確規(guī)定高校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案信息化所需的設備設施。但是目前經費的短缺成為高校數字檔案館建設的最大障礙。沒有相應的建設經費支持，高校的數字檔案館建設基礎設施都不能夠保障。因此學校首先要多方籌集資金，劃撥專項經費支持檔案信息化建設工作，才能逐步配置必要的檔案信息化設施和必需的基礎設備，完善各項服務設施，以保障數字檔案館建設的具體實施。

數字檔案館建設給學校檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。目前在崗的檔案管理人員缺少且綜合素能不高，難以滿足數字檔案館建設的需要，現有人員陷于日常庫房管理、檔案入庫排架、提供利用等煩瑣管理中，沒有時間和精力去參加相關的學習和培訓，業(yè)務技能得不到與時俱進的提高。因此亟需配備精通檔案業(yè)務和掌握計算機、掃描儀等現代技術工具的“復合型”人才，以適應學校的數字檔案館建設進程。

（二）數字化基礎設施。校園信息網的建設是數字檔案館建設基礎，首先要以校園網為依托，改造局域網，購置交換機、路由器等，提高網絡化建設速度。信息時代的計算機及相關設備淘汰貶值速度快，因此數字檔案館初期建設的基礎設施技術要求并不高，重要考慮成熟設備，只需適應數字化加工能力就可以，隨著后期工作的不斷推進再逐步完善，但對非常關鍵的設備要選用價格高、性能較好的。

（三）館藏資源的整理。我校目前存有建校以來黨群、行政、教學、科研、財會等十幾大類不同載體的檔案。數字檔案館的建設，首先是要全面掌握學?，F有館藏檔案類型、數量和狀態(tài)，了解檔案利用價值及利用率等基本情況，處理好數字化進行步驟和館藏檔案利用的關系。

四、數字檔案館規(guī)劃的實施

（一）整合信息資源。數字檔案館的建設，必須是在整合信息資源的基礎上才能進行。高校的OA系統(tǒng)、教務管理、資產管理、科研管理等系統(tǒng)，以及各部門的網站等都是產生重要電子文件、檔案的源頭，要對各種信息系統(tǒng)進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息導入檔案管理系統(tǒng)，實現文檔一體化管理，通過前端控制和全程管理，發(fā)揮工作上的主動性和前瞻性，提高管理效率，優(yōu)化整合校內信息資源，以達到資源共享的目的。

（二）制定館藏檔案數字化建設方案。學校目前受信息技術限制和經費預算的壓力，在館藏數字化方面應實施外包與自主建設相結合的混合模式，這方面可學習借鑒內蒙古檔案館、內蒙古大學檔案館的信息技術外包經驗，按照“優(yōu)先重點、分步進行、利于保護”的原則，優(yōu)先對館藏圖片、校史資料、招生、畢業(yè)底冊、學籍信息卡等進行數字化。

（三）開發(fā)檔案服務信息平臺。高校數字檔案館建設就是把所有管理軟件整合到一個管理平臺，讓檔案工作者在一個平臺上對所有管理流程進行操作，最終目的是對資源開發(fā)利用，方便提供電子信息服務，建立檔案資源信息平臺的采集、傳輸、存儲和應用，創(chuàng)造便利條件為個人、學校、社會各界能快捷的查詢和利用檔案，使學校數字檔案館充分發(fā)揮作用，以實現檔案應有的價值。

（四）建立制度體系和安全保障體系。按照相關法律法規(guī)，學校具體進行檔案信息化管理制度建設，確保數字檔案館的規(guī)范化、法制化進程。同時實行紙質檔案和電子檔案“雙歸檔制”，保證學校檔案信息化建設的正常起步和運轉。應加強對計算機數據庫的監(jiān)管，保證檔案信息的安全，以防止泄密等事件的發(fā)生。一些非公開的檔案信息嚴禁在網上發(fā)布，已公開的信息，必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等相關措施，確保學校網絡安全和檔案信息安全。

五、結束語

從學校整體工作來看，數字檔案館建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，不可能在短時間內完成，學校要從實際情況出發(fā)，做好技術儲備和調研工作。抓住高校信息化建設機遇,具體解決實際問題，推進校園檔案管理信息化進程，真正對學校檔案管理事業(yè)發(fā)展起到促進作用。

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