淺議檔案信息資源存在形式及其使用價(jià)值

文／江蘇省連云港市第一人民醫(yī)院　胡靜

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淺議檔案信息資源存在形式及其使用價(jià)值

文／江蘇省連云港市第一人民醫(yī)院胡靜

【摘要】信息社會(huì)的飛速發(fā)展，向檔案事業(yè)提出新的挑戰(zhàn)，使檔案工作面臨艱巨的任務(wù)。檔案工作信息化是擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，使其進(jìn)入到新的高水平發(fā)展階段。檔案部門(mén)保存了豐富的檔案信息資源，與其他信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)相比，檔案信息以其特有的原始性而作為惟一的原生信息資源，發(fā)揮著越來(lái)越大、也是其他信息資源無(wú)法替代的作用。作者從實(shí)際出發(fā)，從檔案信息資源存在形式、檔案信息資源建設(shè)與共享及其使用價(jià)值等方面作了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息資源；形式；價(jià)值

信息資源已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要資源之一，檔案信息資源是一種十分重要的社會(huì)信息資源，有效地對(duì)它進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可以產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用已成為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。檔案信息資源是信息資源中的一個(gè)重要組成部分，它包括各種檔案原件和復(fù)制件及各種檔案信息開(kāi)發(fā)成果如檔案目錄、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案綜合參考資料等。如此龐大的信息資源有它自己的存在形式，發(fā)揮著它自身的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。

一、檔案信息資源存在形式

以電子信息形式存在的信息，它是由計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與顯示，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢(xún)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。檔案信息主要來(lái)自于檔案數(shù)字化（計(jì)算機(jī)錄入、掃描）后形成的電子信息，也有部分是直接由計(jì)算機(jī)軟件生成的電子文檔，結(jié)合實(shí)際情況，檔案信息主要有以下幾種形式：

（一）全宗指南。是對(duì)立檔單位的介紹和對(duì)全宗檔案內(nèi)容的介紹，它是檔案館（室）特有的一種目錄形式，是編制檔案館（室）指南的重要依據(jù)。它包括立檔單位的性質(zhì)、職能、歷史和機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況介紹和全宗檔案的內(nèi)容和成分的介紹，能為科學(xué)研究和工作查考提供所需檔案的線索，還能夠幫助檔案人員熟悉檔案內(nèi)容，更好地開(kāi)展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用、編研、對(duì)外宣傳報(bào)導(dǎo)等工作，提高科學(xué)管理水平。

（二）檔案專(zhuān)題信息。它以少量的檔案信息反映檔案的主要內(nèi)容，主要針對(duì)某一專(zhuān)題內(nèi)容而收集整理的檔案信息。如黨員信息、獨(dú)生子女信息、專(zhuān)題會(huì)議、工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表、副高以上職稱(chēng)人員信息、年度發(fā)表省級(jí)以上期刊論文等信息，滿足人們對(duì)特定檔案信息的利用需求。

（三）檔案目錄信息。它是由檔案館(室)編制的，將檔案館（室）藏全部檔案按一定規(guī)律排列形成的，揭示、報(bào)道與查找檔案的工具，是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。主要是指檔案的目錄信息，如檔案的案卷目錄，文書(shū)檔案的文件級(jí)目錄、科研檔案案卷及卷內(nèi)目錄、設(shè)備檔案目錄等。它主要表現(xiàn)為檔案的檢索工具—案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件目錄。

（四）全文檢索。是一種將文件中所有文本與檢索項(xiàng)匹配的資料檢索方法。主要是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案館（室）藏檔案先通過(guò)掃描再進(jìn)行軟件識(shí)別生成的電子文本文件，直接由辦公軟件生成的電子文檔也屬檔案全文檢索的電子文件。一般檔案館（室）都是將文書(shū)檔案經(jīng)過(guò)掃描生成圖像文件，也可將照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案也轉(zhuǎn)換成圖像文件，便于利用。全文檢索還可以根據(jù)需要獲得全文中有關(guān)章、節(jié)、段、句、詞等信息，也可以進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)和分析。

（五）檔案編研。主要是按照某一專(zhuān)題，根據(jù)檔案原件的內(nèi)容進(jìn)行分析、綜合加工編寫(xiě)而成的。每一種編研都是以室藏檔案為主要研究對(duì)象，雖然沒(méi)有具體指明每一文件或案卷的出處，但它有具體的實(shí)際內(nèi)容，利用者不必翻閱分析大量檔案，就能了解檔案的內(nèi)容，還可以為深入研究提供系統(tǒng)線索。編研工作是檔案利用工作的一個(gè)重要組成部分，是檔案部門(mén)系統(tǒng)、廣泛地向社會(huì)提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過(guò)主動(dòng)提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，有助于推動(dòng)和促進(jìn)地方人文歷史、社會(huì)科學(xué)的研究。檔案編研品種多，主要有大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、科研成果等等。

（六）電子聲像、實(shí)物檔案制品。聲像檔案也稱(chēng)為音像或視聽(tīng)檔案，是單位從事各種活動(dòng)時(shí)直接形成的，以音響、圖像等形式記錄在特殊載體上的，并輔以方案說(shuō)明的，具有保存價(jià)值的歷史記錄，是檔案的重要組成部分。相對(duì)于紙質(zhì)載體檔案而言，它有著自身的特殊性，主要表現(xiàn)在：直觀的形象性，收集、保管的特殊性，以及它是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。我院電子聲像檔案一般是指錄音、錄像帶經(jīng)轉(zhuǎn)換生成的影音文件；實(shí)物檔案如照片、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等經(jīng)過(guò)掃描生成的圖像文件，也是我院檔案信息生成的主要形式。

二、檔案信息資源建設(shè)與共享

豐富的檔案信息資源需要建設(shè)、開(kāi)發(fā)才能利用起來(lái)，才能體現(xiàn)它的價(jià)值。檔案信息資源建設(shè)是檔案部門(mén)通過(guò)科學(xué)手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多層次的加工、整理，將蘊(yùn)藏于檔案信息資源中有價(jià)值的、適應(yīng)利用者需求和社會(huì)發(fā)展需要的各類(lèi)信息挖掘出來(lái)，提供利用。

（一）檔案信息資源建設(shè)與檔案資源的建設(shè)是分不開(kāi)的

對(duì)于檔案館（室）來(lái)說(shuō)就是要盡量?jī)?yōu)化館（室）藏，豐富館（室）檔案內(nèi)容，使其有充足的信息資源得以建設(shè)。

（二）就是要做好檔案資源的數(shù)字化工作，生成檔案信息資源。一般是通過(guò)掃描、系統(tǒng)錄入等方式完成，這是日前建設(shè)檔案信息資源廣泛使用的方法，其生成資源質(zhì)量高、速度快、可操作性強(qiáng)。

（三）要建立規(guī)范的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息資源與其它種類(lèi)信息資源同樣具有可擴(kuò)展性、可壓縮性、可代替性、可傳輸性、可擴(kuò)散性等一般信息所共有的特點(diǎn)。

（四）從整個(gè)檔案系統(tǒng)而言，同一專(zhuān)題的檔案信息，可能會(huì)存在于不同的檔案館內(nèi)，檔案信息資源共享就是要打破地域限制，不僅實(shí)現(xiàn)館際檔案信息的互相利用，而且互相補(bǔ)充，互為完善，共同構(gòu)成向社會(huì)開(kāi)放的信息系統(tǒng)（摘自徐佳的《談數(shù)字化條件下的檔案信息整合》）。從檔案利用方面看，將同一專(zhuān)題的檔案信息進(jìn)行整合也是一種資源共享的方式。就我院而言，同一專(zhuān)題的檔案信息不僅僅局限于專(zhuān)題會(huì)議、黨員信息、副高以上職稱(chēng)人員信息等檔案專(zhuān)題信息，還可以延伸拓展為擁有相同特征的檔案目錄信息以及全文檢索等，如文書(shū)檔案目錄信息、保持黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)照片檔案、五十萬(wàn)元以上設(shè)備檔案目錄等。檔案資源共享系統(tǒng)還可以以一個(gè)檔案利用需求為中心，以信息技術(shù)服務(wù)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)與共享為手段，使其成為一種檔案信息利用的共享系統(tǒng)。

三、檔案信息資源使用價(jià)值

檔案信息資源是信息資源的重要組成部分，是保證政治、經(jīng)濟(jì)、文化持續(xù)發(fā)展的重要資源。將豐富的檔案信息資源利用起來(lái)，真正體現(xiàn)出它的使用價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

（一）有效解決查詢(xún)檔案難的問(wèn)題，準(zhǔn)確定位所需檔案。建立檔案信息的目錄檢索、全文檢索、自動(dòng)分類(lèi)、授權(quán)訪問(wèn)系統(tǒng)，通過(guò)院內(nèi)局域網(wǎng)提供檔案利用，建立基于檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輔助決策支持系統(tǒng)，為檔案利用者提供一站式服務(wù)，為模糊查詢(xún)利用者快速檢索所需信息，準(zhǔn)確定位所需檔案，最大限度地發(fā)揮檔案的潛在利用價(jià)值。

（二）整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計(jì)，編研等工作的開(kāi)展。整合室藏檔案目錄信息、全文信息，如文書(shū)檔案目錄信息、獲省級(jí)以上科研項(xiàng)目目錄、發(fā)文匯編等將有助于各處室及時(shí)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、利用、編研等工作的開(kāi)展，還可以進(jìn)一步與各處室進(jìn)行新舊數(shù)據(jù)的銜接，做到數(shù)據(jù)及時(shí)更新，提高工作效率，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作更緊密地聯(lián)系起來(lái)，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)的作用。

（三）加強(qiáng)同行業(yè)之間的交流與合作。通過(guò)建設(shè)檔案信息資源共享系統(tǒng)，全市各醫(yī)療單位、縣區(qū)醫(yī)療單位、醫(yī)療集團(tuán)內(nèi)各單位可以開(kāi)展檔案交流與合作。

（四）為建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。依據(jù)檔案信息資源共享系統(tǒng)，逐步建立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，不光集中文書(shū)、科研、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)等檔案目錄信息，還可以集中照片、聲像、實(shí)物等電子檔案的多媒體信息用于提供各處室利用，提高檔案利用效率，增強(qiáng)利用者的檔案利用需求，形成檔案利用的良好循環(huán)，真正體現(xiàn)出檔案信息資源的使用價(jià)值。

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