高校辦公室秘書的角色意識及實踐策略

文/新疆師范大學 古麗米拉·艾尼

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高校辦公室秘書的角色意識及實踐策略

文/新疆師范大學 古麗米拉·艾尼

【摘要】通過研究高校辦公室的工作職能，崗位特點，來充分認識辦公室工作的重要性。運用社會學的角色理論，對高校秘書工作進行準確的角色定位，形成扮演各種角色的意識。通過探討進行角色實踐的策略，為今后我校辦公室工作的順利開展奠定基礎。

【關鍵詞】高校；秘書；角色意識；實踐

高校辦公室作為高等院校的綜合辦事機構，既是學校對外聯(lián)系的窗口，又是為校內(nèi)各部門、廣大師生員工服務的平臺。發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的中樞紐帶作用。因面對著領導、教師、學生等多層次的群體，秘書工作有其獨特的一面。當前，隨著高校教育改革的日益深入，全民素質的不斷提高，使得高校辦公室秘書工作面臨著新的局面和新的挑戰(zhàn)，也要求辦公室秘書必須轉變觀念，進入角色，大膽創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展節(jié)奏，在校領導的指導下，推動辦公室工作上臺階，為高校的發(fā)展提供有力保障。

即時的交互加強師生情感交流 在傳統(tǒng)的微課平臺中，學生的學習模式基本保持一成不變，即視頻的觀看、課后練習的完成等。但在一個真實的教學情境中，學生可能會產(chǎn)生一些疑問和困惑，如果無法得到解答，可能會影響后期學習效果。同時，在微課直播平臺中，教師可以在直播授課過程中對學生提出的問題進行實時的、面對面的答疑。直播形式的授課能夠幫助師生實現(xiàn)更加即時的交互，有助于加強師生情感交流，讓學生擁有更加身臨其境的學習體驗。

通過完善質量流量計采集參數(shù)，系統(tǒng)能夠監(jiān)測到零漂、氣化、報警等關鍵的異常信息，建立起質量流量計全生命周期運行監(jiān)測管理檔案，通過深化應用，取得了良好效果，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中充分發(fā)揮計量把關作用。

一、高校辦公室秘書工作的基本職能

一是日常事務職能：如接待服務，會議室管理，機要保密，印章管理，文件管理，通信工作等。二是秘書專項職能：如公文處理、會議安排、信息服務、信訪工作、檔案管理、調查研究等。三是秘書特別授權職能：如督察督辦，傳達指示精神、公文寫作、協(xié)調內(nèi)外關系等等。

二、高校辦公室秘書崗位特點

一是事務繁雜。高校辦公室秘書辦理大小事務，兼顧內(nèi)外，進行各種服務。二是工作量大。高校辦公室秘書既是領導的辦事員，又是學校的監(jiān)督員，一邊落實工作要求，一邊收集，督查反饋信息，經(jīng)常加班加點。三是接觸廣泛。高校辦公室秘書是領導的信息員，又是學校的聯(lián)絡員，需要了解很多情況，要求知識面廣闊，視野開闊，性格開朗，樂于學習。四是標準高。高校辦公室秘書工作的特殊性決定，高校秘書思考問題需要周全，看得高，看得遠，思維靈活，處理問題、辦理事物需要效率高、速度快。

三、高校辦公室秘書角色意識分析

(一)看。多看經(jīng)驗豐富的，優(yōu)秀的高校秘書是如何做的。把他們的工作作風、工作態(tài)度、服務態(tài)度、業(yè)務素質、道德品質、成功經(jīng)驗等都納入到看的范圍。養(yǎng)成善于觀察分析，善于深入研究，進行比較，揚長避短，為我所用。這不僅有利于開闊視野，培養(yǎng)辨別能力，避免觀念主義、經(jīng)驗主義等錯誤的出現(xiàn)，還有利于了解秘書的成長過程，幫助我們少走一些彎路。

(二)聽。通過觀察，深入研究之外，還應當善于多聽秘書工作者的經(jīng)驗之談。多交流，多討論。借鑒成功的經(jīng)驗，并把它升華，為取得更優(yōu)秀的成績奠定基礎。同時，吸收失敗的教訓，努力做到避免犯相似的錯誤。也多聽除秘書工作者之外的群眾對秘書工作的要求、需求，培養(yǎng)適應新形勢、新局面的能力。

該試驗數(shù)據(jù)不僅可用于甄別假軸貨車，而且可用來對車輛超限情況進行判別，以表2和表3的數(shù)據(jù)為例，車牌為CR2721的車輛的真實軸型為127型，該軸型的總限重為40 t，而1127軸型的限重為48 t，當該車輛載重45.6 t行駛時，放下假軸，限重上升為48 t，車輛為未超限狀態(tài)，但若收費系統(tǒng)以真實的127型軸型判斷，該車輛已超限5.6 t，可追回因超限而逃避的通行費。利用數(shù)據(jù)分析方式甄別假軸車輛不僅能減少人工成本、提高甄別效率，而且可利用歷史記錄提高甄別的準確性。

(三)“勤務兵”角色的服務意識。高校辦公室是高校的窗口部門，服務于師生。高校辦公室秘書要做好三項服務：一是超前服務。秘書是領導的參謀和助手，高校辦公室秘書必須注重自身的發(fā)展，不斷積累知識，提高素質，培養(yǎng)預測和判斷的能力。主動發(fā)揮主觀能動性，第一時間掌握第一手資料，為領導的決策提供建議。二是協(xié)調服務。高校辦公室是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外的紐帶，在高校發(fā)展過程起紐帶的作用。一方面為師生員工的工作提供方便，為他們排憂解難，聽取他們的呼聲。另一方面，要把領導的決策下達給師生。除此之外，學校對外聯(lián)系中起橋梁的作用。三是日常服務。高校辦公室秘書對來訪人員要熱情服務、周到服務、微笑服務、耐心服務。消除門難進、臉難看、話難說、事難辦的局面，做到來有迎聲，走有送聲。滿足來訪人員的需求，并且十分注重方式、方法。樹立熱情、文明、高效的良好形象。

(二)“士兵”角色的服從意識。服從領導安排是高校秘書最基本的角色意識。接到領導交辦的任務之后，必須服從指揮，不能抱怨，不能問到底是什么事才去辦，這樣可能對辦事效率會有積極的影響，但很可能耽誤工作。任務不能推諉，更不能跟領導對著干。總的來說，辦文上要服從規(guī)范，辦會上要服從規(guī)劃，辦事上要服從指揮。保證領導的決策貫徹執(zhí)行的前提下，靈活地去辦，也就是采取更有效的形式和方法去辦。

(四)“謀士”角色的創(chuàng)新意識。高校辦公室秘書在日常生活中，要多思考、多學習、多總結。遇到新問題、新情況要及時、靈活的去解決問題。不要犯主觀主義、經(jīng)驗主義的毛病。也不能因為怕受苦、受累，做事前怕狼、后怕虎，不敢打破舊規(guī)矩，大膽地探索。鄧小平同志說過：改革開放膽子要大一些，敢于試驗，不能像小腳女人一樣，看準的就大膽地試，大膽的闖；深圳的重要經(jīng)驗就是闖，沒有一點闖的精神，沒有一點“冒”的精神，沒有一股氣呀，勁呀，就走不出一條好路，走不出一條新路，就干不出新的事業(yè)。

利用各種機會，主動聽，善于聽，并認真思考，完善自己的不足。

四、高校辦公室秘書工作實踐策略分析

高校辦公室秘書的角色意識，是指高校秘書對其秘書工作角色的心理體驗，是感知其工作責任，工作義務的心理活動。若淡化對這種心理活動的重視，秘書將無法發(fā)揮其在工作過程中的主觀能動的作用，成為機械的履行秘書職能的“機器”，不可能成為一名優(yōu)秀乃至卓越的秘書。

(一)“管家”角色的責任意識。高校辦公室秘書是高校的《管家》。應把一切工作安排得井井有條。辦公室工作無小事，寫錯一個字或一份傳真、一張機票、一個電話的失誤，都可能會造成不可估量的后果，可能損害高校辦公室甚至學校的形象和利益，這是辦公室工作的重要性與特殊性所決定的，這特性要求辦公室秘書在工作中必須高度集中精神。因此，辦公室工作人員必須用高標準要求自己，任何時候都不能馬虎、懈怠，必須具備很強的責任感。

(五)“保密員”角色的保密意識。高校辦公室工作的特殊性決定辦公室秘書在工作中會接觸很多涉密文件、涉密資料等。近年來，由于秘書保密意識的淡薄，很多高校連續(xù)發(fā)生涉密文件丟失、被盜，甚至通過打印、復印而擴散等現(xiàn)象，后果不堪設想。所以說高校辦公室秘書必須樹立高度的保密觀念。管住自己的眼，不該看的不看；管住自己的腦，不該記的不記；管住自己的口，不該問的不問，不該說的不說；管住自己的耳，不該聽的不聽。做到守口如瓶，滴水不漏，自覺保守黨和國家的秘密。

當紫薯粉的添加量為40%、白糖添加量為20%、檸檬酸添加量為0.4%的條件下，黃油添加量分別為20%、30%、40%、50%、60%，研究黃油添加量對紫薯酥性餅干品質影響，感官評分結果（見圖4）。黃油添加量為50%時，紫薯酥性餅干口感最佳，感官評分較高。當黃油添加量小于50%時，制作出的餅干偏硬、口感不酥松不松脆。當黃油添加量大于50%，餅干酥松性增加，但餅干易碎不完整，且過多黃油加入，其香味會掩蓋紫薯的風味。因此選擇黃油添加量為50%。

(三)讀?；畹嚼?，學到老。高校秘書在工作中提高自己的實踐能力、辦事能力。與此同時，在業(yè)余時間，必須注重理論知識的學習。多看書、雜志和新聞等。了解黨的政策、方針，關注國內(nèi)外有重大影響的新觀念、新思想，注重掌握其實質，并善于與其本職工作相結合。時刻保持與時俱進，保持頭腦清晰，這樣不僅能提高自己的理論修養(yǎng)，完善知識結構，還可以培養(yǎng)自己的認識能力、分析能力、應變能力、在遇到新問題，新情況時能夠不慌不張，妥善處理。

(四)練。首先，秘書要勤練腦。高校辦公室工作具有無規(guī)律性，不特定性。經(jīng)常會出現(xiàn)之前沒有遇到過、沒有處理過的問題。此時，辦公室秘書要培養(yǎng)迅速進入角色，準確就位不越位、準時到位勤補位的思想，保證辦公室一切工作順利進行。其次，秘書要勤練身。高校秘書在工作中要不計名利，爭挑重擔，以身作則。培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、樂于奉獻、善于合作的精神。保證言行正派、表里如一。重團結、講文明。再次，秘書要勤練手。遇事要善于多動手，秘書工作的準確性、及時性要求較高。光看、讀可能達不到這項要求。從一張機票的預定到一場會議的布置，要求秘書必須認真操作，萬無一失。最后，秘書要勤練口。秘書是高校聯(lián)系內(nèi)外的橋梁。一言一行都能代表學校的形象。表達能力是高校秘書最基本的能力之一。只有通過多討論、多交流，才能培養(yǎng)能言善辯能力，才能建立良好的人際關系。

醫(yī)源性角膜擴張（Post-LASIK keratectasia，PLK）是角膜屈光手術的嚴重并發(fā)癥，可導致術后視功能下降，屈光回退，嚴重影響患者術后的視覺質量，從1998年Seiler報道首例角膜擴張至今[2]，已有200多例相關病例被報道，有關PLK的發(fā)生與預防，一直是角膜屈光手術領域的研究熱點。

(五)寫。寫是看、聽、讀、練基礎上的進一步提高。秘書工作內(nèi)容繁多，涉及到的細節(jié)性的東西也比較多，需要我們不斷積累，不斷總結，不斷提升。從大量的理論闡述和事實論證中領悟更多的知識。這就促使我們讀更多的書，做更多的思考，看更多的情景，動更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷，認識上的條塊結合，能力上的鞏固提高。如此，一位優(yōu)秀、卓越的高校辦公室秘書便應運而生。

（本文系新疆師范大學管理服務科研項目，項目編號為XJNUGF201403）

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