淺談水庫工程檔案管理工作

文/保定市西大洋水庫管理處 樊立敏

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淺談水庫工程檔案管理工作

文/保定市西大洋水庫管理處 樊立敏

【摘要】水庫工程檔案管理是水庫工程項目管理的一部分，工程管理的好壞，直接關系到工程的質(zhì)量，影響工程經(jīng)濟效益的發(fā)揮。本文對保定市西大洋水庫除險加固工程建設過程中的檔案管理做了詳盡的闡述，希望能為其它水庫工程檔案管理工作提供參考。

【關鍵詞】水庫；工程；檔案；管理

一、工程概況

西大洋水庫位于河北省唐縣境內(nèi)大清河南支唐河出山口處。是一座以防洪為主，兼顧城市供水、灌溉、發(fā)電等綜合利用的大（Ⅰ）型水庫。水庫初建于1958年，1960年攔洪，后經(jīng)1970至1972年續(xù)建和1992至1994年加固。水庫樞紐由一座主壩、四座副壩、正常溢洪道、非常溢洪道泄洪洞、輸水洞、電站等建筑物組成。水庫建成至今，在防洪興利等方面發(fā)揮了巨大作用，為促進本地區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展發(fā)揮了顯著效益。根據(jù)西大洋水庫存在的問題及鑒定專家組意見，本次進行除險加固工程。施工總工期3年，總投資1.98億元。

二、水庫工程建設中檔案管理評析

（一）建立組織保障體系。項目法人高度重視檔案管理工作，將檔案工作列入年度工程工作重要議程，在成立領導機構的基礎上，在人力、財力上給予大力支持，真正做到了認識到位、措施到位，保證了檔案工作的順利開展。該項目配備具有較高專業(yè)素質(zhì)的人員任專職檔案管理員，建立了檔案管理工作網(wǎng)絡，形成“一把手”親自抓、分管領導具體抓、辦公室主任主管、專職檔案員人員具體落實、各部門全力協(xié)助抓的檔案管理工作局面。進一步明確了工作職責，強化分工落實，分級抓管理、層層抓落實，構建檔案管理工作的組織架構，為檔案管理工作提供了良好的組織保障。

（二）建立技術保障體系。項目檔案管理組在檔案管理中大規(guī)模地運用計算機技術，將完整的檔案信息化產(chǎn)業(yè)內(nèi)容歸結、構筑起來，形成了檔案信息化平臺，這也是計算機技術應用于檔案管理的最終目標。核心內(nèi)容包括如下方面：首先，要制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子檔案的齊全、完整、有效等工作。其次，要建立、規(guī)范、聯(lián)通各項目組網(wǎng)絡，建立水庫檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)水庫檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。作為檔案事業(yè)重要組成部分的檔案工作，檔案信息化建設已成為自身發(fā)展建設的必然。

（三）建立制度保障體系。建章立制，狠抓落實。制度建設是做好檔案管理工作的前提和基礎。檔案管理組對檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用制度進行了整理和規(guī)范，實行動態(tài)管理，做到了人員有職責、收集有范圍、鑒定有標準、查檔有目錄、借閱有手續(xù)、案卷有統(tǒng)計、工作有考核。經(jīng)常性地檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理方面存在的不足和漏洞，及時進行指導和解決，形成了檔案人員各盡其責、檔案管理工作規(guī)范有序的工作格局。筆者認為，我們可以采取與參建單位簽訂工程檔案歸檔責任書的辦法。責任書明確規(guī)定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質(zhì)量、違約的處罰等，使有關參建單位領導真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作，可使工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率基本達到國家規(guī)定的要求。

三、保障項目檔案資料的完整性及準確性

（一）歸檔文件不完整。該形成的文件沒有形成，如個別項目已形成的文件不注意保存，如設計變更、技術交流文件，設計工作完成了，文件也沒有了；原件、復印件混雜，應歸檔的原件卻用復印件代替，原件已丟失。

（二）歸檔設計文件內(nèi)容不準確。一是文字不準確，二是數(shù)據(jù)不準確。貫徹ISO9000標準與工程設計檔案工作，能有效地控制文件和資料，保證工程設計檔案的完整與準確。貫徹ISO9000標準的核心是根據(jù)ISO900標準及其所列的要素結合本單位實際，制定一系列的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證手冊與程序文件、作業(yè)文件等，構成本單位的質(zhì)量體系，并以此開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證活動。它要求對設計、開發(fā)、生產(chǎn)、服務建立全員、全過程、全方位的質(zhì)量控制保證體系?！拔募唾Y料控制”是ISO900標準中4.5條款的一個重要要素，也是必須形成的程序文件。它要求對本單位文件和資料的范圍、批準發(fā)布、登記分布、更改回收、作廢處理等問題作出明確的規(guī)定，以確保工作現(xiàn)場無作廢文件，并且按照ISO900標準和規(guī)定，所有活動中形成的文件材料均須“收集、歸檔、貯存”。有效地控制文件和資料，不僅可以保證現(xiàn)場使用的文件和資料的有效性，也是產(chǎn)品質(zhì)量追溯的重要依據(jù)，還可以加強檔案體制建設、發(fā)揮檔案的作用。

四、提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

如何做好水庫工程檔案室的建設，與每一個檔案管理人員的工作能力與業(yè)務素質(zhì)有關系。這就要求檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)的精神，除了要系統(tǒng)掌握檔案管理本專業(yè)的知識和工作技能外，還要學習了解掌握水利專業(yè)的知識，要學習水利相關專業(yè)的概況，以便能及時準確地向上級水利部門提供水利專業(yè)信息，更好地服務于水利事業(yè)。

參考文獻：

[1]李秀紅.關于建設項目工程檔案管理的思考[J].工程與建設.2010(05)

[2]吳咸春.工程檔案信息化建設芻議[J].現(xiàn)代商業(yè). 2012(20)