淺談一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的功能架構及應用

張祿

摘 要：分析企業(yè)信息化發(fā)展的重要性。介紹了一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的功能架構及應用。

關鍵詞：企業(yè)信息化；MSOA；標準化；信息系統(tǒng)

1 概述

當今的時代是信息化時代，而且是信息化飛速發(fā)展的時代。在這樣一個充滿機遇和挑戰(zhàn)的環(huán)境中，企業(yè)信息化的發(fā)展及作用也受到越來越多的關注。那么，什么是企業(yè)信息化呢？

企業(yè)信息化實質(zhì)上是以增強企業(yè)的核心競爭力為目的，將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料移動、事務處理、現(xiàn)金流動、客戶交互等業(yè)務過程數(shù)字化、一體化、網(wǎng)絡化和智能化，通過各種信息系統(tǒng)處理傳遞數(shù)據(jù)及工作，使企業(yè)資源合理配置，求得最大的經(jīng)濟效益。企業(yè)信息化是指企業(yè)以業(yè)務流程的優(yōu)化和重構為基礎，在一定的深度和廣度上利用各信息系統(tǒng)，控制和集成化管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各種信息，以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭力。

企業(yè)信息化不僅能提高企業(yè)經(jīng)營管理信息的準確性和及時性，促使企業(yè)業(yè)務辦事程序和管理程序更加合理、迅速，而且能進一步促進企業(yè)資源的合理組合及利用，使其在現(xiàn)有資源條件下達到最佳利用效果，從而大大提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率和管理效率。

2 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）項目背景及概述

一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的管理對象是文件和記錄。文件是企業(yè)活動的依據(jù)，行為的準繩，是管理的基礎。任何一個體系都是基于一系列可作為依據(jù)的文件和資料（如文件、表格、圖紙等）來實現(xiàn)的，所以文件資料管理的好壞，對體系的有效運行尤為重要。采用人工方式進行文件的編制、評審、批準、發(fā)放、使用、更改、再次批準、回收和作廢等管理工作，存在管理效率低、易出差錯、文件更改、評審工作量大，造成不愿進行文件變更、評審工作，使得文件的有效性得不到保證。記錄管理一直是體系管理中的重點，如何對記錄的產(chǎn)生過程進行控制，提高管理效率，對記錄進行有效的統(tǒng)計分析，是記錄管理中的難點。

一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的目標是利用管理體系的方法和理念，對企業(yè)管理過程中的文件、記錄進行管理，提高管理效率，降低企業(yè)的管理成本，解決企業(yè)管理中常常出現(xiàn)的該要的文件沒有、該存的記錄沒存、有效文件和作廢文件并存、文件的時效性和有效性得不到保障，做事找不到依據(jù)等許多不良現(xiàn)象。最終實現(xiàn)企業(yè)文件、記錄的有效控制、確保數(shù)據(jù)的一致性，減少差錯，提升企業(yè)整體管理水平。

3 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的功能架構

3.1 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）管理系統(tǒng)功能

3.1.1 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）是對企業(yè)內(nèi)部管理性文件、技術性文件、程序文件、管理手冊、記錄格式等各類受控文件的起草、審批、發(fā)放、傳閱、評審、變更、作廢、查閱等的管理，它嚴格按照管理體系對文件管理規(guī)范要求開發(fā)，能提高90%的文件管理效率。

3.1.2 自動生成文件管理規(guī)定的各類文件清單，較人工管理更為準確、快捷。

3.1.3 對文件的審批、發(fā)放、變更、作廢、評審等文件管理過程均有記錄。

3.1.4 支持文件的變更管理與版本控制，可方便地查閱歷史版本。

3.1.5 時效性文件的自動作廢和文件評審的提醒。

3.1.6 外來文件的識別登記、合規(guī)性評價、符合性評審功能全面實現(xiàn)體系對外來文件的管理要求。

3.1.7 管理記錄歸檔功能將游離在各個專業(yè)系統(tǒng)之外的所有電子版文檔進行分類管理、版本控制，為企業(yè)文件的全面受控提供了實用的工具。

3.2 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）系統(tǒng)架構

3.2.1 MSOA采用B/S結(jié)構開發(fā)，基于瀏覽器運行，客戶端免安裝，目前支持IE7以上版本的瀏覽器，以及firefox、google chrome、safari等瀏覽器。

3.2.2 MSOA可運行于winxp、win7、win8 PC操作系統(tǒng)，也支持在iOS、andriod、win8系統(tǒng)的平板電腦上運行。其中體系文件管理、表單管理移動版還可在iOS、android系統(tǒng)的手機上運行。

3.2.3 MSOA采用自主研發(fā)的三層架構開發(fā)，具備數(shù)據(jù)校驗功能，能很好的防止地址欄和SQL注入攻擊。

3.2.4 采用大型關系數(shù)據(jù)庫oracle作為數(shù)據(jù)服務器，科學的數(shù)據(jù)結(jié)構設計，優(yōu)化的數(shù)據(jù)操作命令使得系統(tǒng)在大量并發(fā)操作的情況下，都能流暢地運行。

4 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的應用

4.1 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）應用的意義

4.1.1 企業(yè)建立管理體系后，文件管理流程大致經(jīng)過文件的送審核、會審、批準、印刷、蓋受控章、分發(fā)號等標識、填寫發(fā)文登記、收文登記、受控文件清單或記錄清單、轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱等過程，表格填寫工作量大，管理手續(xù)多，差錯率高。

4.1.2 文件管理環(huán)節(jié)多、傳遞速度慢，文件往往制定好后要等待數(shù)周才能完全傳閱至使用者手中執(zhí)行，時效性差。

4.1.3 文件的修改、作廢麻煩，造成文件主管部門不愿修改和作廢文件，文件的適宜性得不到保證。

4.1.4 文件管理花費大量的人力、物力，成本高。

4.2 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的深化應用

文件是整個企業(yè)活動的依據(jù)，企業(yè)行為的準繩，是企業(yè)管理的基礎。MSOA以文件管理為基礎，通過文件條款化，將各項制度直接應用于日常的檢查、考核中，開發(fā)了制度符合性檢查、經(jīng)濟責任制考核管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)管理制度的落地。

5 一體化管理體系文件標準化信息系統(tǒng)（MSOA）的系統(tǒng)實施過程

5.1 項目啟動：約一個月。

5.2 需求調(diào)研方案設計：包括需求調(diào)研、詳細設計、二次開發(fā)，時間約為一個月。

5.3 系統(tǒng)實施：包括現(xiàn)場安裝、培訓、試用、功能改進，時間約為兩個月。

5.4 投用、功能完善：系統(tǒng)投用，功能進一步完善，時間根據(jù)具體工作情況而定。

5.5 準備驗收材料：準備驗收，時間為項目投用后三個月。