數(shù)碼照片檔案的管理與研究

【摘要】隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，各單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，做好這些數(shù)碼照片檔案的收集、歸檔和整理保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。

隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，各單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片越來越多，做好這些數(shù)碼照片檔案的收集、整理和歸檔保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。

一、數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)及其管理規(guī)范

（一）數(shù)碼照片是數(shù)碼技術(shù)和照相攝影技術(shù)的完美結(jié)合體，是數(shù)字化的攝影作品。它是利用感光電子元件（CCD或CMOS），將真實(shí)世界的信息（光學(xué)信號）轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)字信息，并在存儲載體上記錄保存起來。數(shù)碼照片是可依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀處理，并可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)照片而言，優(yōu)點(diǎn)是成像迅速，處理快捷，傳輸范圍廣，編輯手段豐富，檢索方便等；缺點(diǎn)是對軟硬件依賴性強(qiáng)，格式多，容易被修改，易感染病毒等。數(shù)碼照片既是照片又是數(shù)據(jù)底片，相機(jī)拍攝后形成的沒有調(diào)整修改的數(shù)碼影像元數(shù)據(jù)比底片收集容易得多。數(shù)碼照片歸檔后就作為檔案保存了，形成了數(shù)碼照片檔案。

（二）傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)翻拍或掃描，等同于進(jìn)行了數(shù)字化處理，形成了數(shù)碼照片，方便管理與利用；數(shù)碼照片可以沖印或打印成紙質(zhì)照片，也可以生成傳統(tǒng)底片。

（三）數(shù)碼照片檔案的管理目前國家還沒有出臺專門的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)碼照片既是同傳統(tǒng)照片一樣的光學(xué)照片又是電子文件。所以，既要遵循《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），又要遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。

二、數(shù)碼照片的超前控制

數(shù)碼照片的超前控制是指提前設(shè)計(jì)和規(guī)劃好將要生成的數(shù)碼照片的各種屬性、品質(zhì)及歸檔狀況，并對生成過程進(jìn)行控制，使得照片按設(shè)計(jì)好的目標(biāo)生成，從而保證數(shù)碼照片能滿足歸檔的技術(shù)要求，有利于歸檔后的維護(hù)和高效利用。

（一）拍攝型數(shù)碼照片的超前控制。1.存儲格式的選擇。依據(jù)照片的用途和拍攝對象的特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)母袷?，如JPEG，TIFF等。2.分辨率控制。數(shù)碼照片最低采用1600*1200的分辨率，滿足沖印出常見的高品質(zhì)5寸照片的質(zhì)量要求。3.元數(shù)據(jù)控制。包括拍攝日期設(shè)定，拍攝者代碼，拍攝現(xiàn)場信息內(nèi)容的文本記錄。4.拍攝技術(shù)指標(biāo)控制。相機(jī)上設(shè)置的光線、色彩、構(gòu)圖、測光、曝光指數(shù)、白平衡等指標(biāo)的控制。這些指標(biāo)考驗(yàn)拍攝者的技術(shù)水平。5.硬件選擇。為了達(dá)到各項(xiàng)預(yù)設(shè)指標(biāo)，需選擇合適的數(shù)碼相機(jī)及其附件。

（二）掃描型數(shù)碼照片的超前控制。1.原件的保護(hù)。對于要掃描的原件，事先要進(jìn)行清潔、去污、修復(fù)等技術(shù)處理，從而保證掃描后的影像質(zhì)量。2.掃描模式選擇。確定恰當(dāng)?shù)膾呙枘Ｊ健D像類型及色彩模式的選擇，確保掃描后圖像的質(zhì)量，又能節(jié)省存儲空間。3.輸出格式及分辨率控制。依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），確定TIFF和JPEG兩個格式為掃描儀存檔標(biāo)準(zhǔn)。4.圖像處理。糾正偏差，比如旋轉(zhuǎn)、拼接、去污、銳化、色彩等調(diào)整。不能破壞真實(shí)，只能再現(xiàn)真實(shí)。5.硬件的控制與選擇。依據(jù)掃描的類型、規(guī)格等指標(biāo)，選擇合適的掃描儀。

三、數(shù)碼照片的收集工作

數(shù)碼照片收集工作的原則是要有利于檔案的完整成套，有利于安全管理，有利于利用。

（一）收集范圍。鑒于數(shù)碼照片的特殊性及歸檔后管理與利用的需要，其收集范圍要比傳統(tǒng)的底片照片的歸檔范圍寬。凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數(shù)碼照片均屬于收集范圍。包括重要會議、重大活動、重大事故、重點(diǎn)工程、儀器設(shè)備、實(shí)物檔案等照片。

（二）收集要求。首先，數(shù)碼照片需要專人收集。數(shù)碼照片復(fù)制方便，導(dǎo)入導(dǎo)出方便，不安排專人集中收集，很容易丟失。因此，各單位要指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)內(nèi)容的數(shù)碼照片的拍攝工作，并定期向檔案部門移交。其次，要做好照片模式及存檔格式質(zhì)量的控制。負(fù)責(zé)數(shù)碼照片收集和移交的工作人員必須嚴(yán)格依照數(shù)碼照片超前控制中的各項(xiàng)指標(biāo)的要求來做好整個過程的管理。再次，數(shù)碼照片的審核和技術(shù)處理也不可缺少。數(shù)碼照片的審核主要指質(zhì)量鑒定、遴選、元數(shù)據(jù)檢查與補(bǔ)錄。其中，鑒定包括真實(shí)性鑒定，可讀性鑒定，病毒檢查和攝影質(zhì)量審查。而對于存在技術(shù)缺陷又無法重拍的數(shù)碼照片可以進(jìn)行適度的技術(shù)處理。

四、數(shù)碼照片的整理工作

數(shù)碼照片的整理工作要有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)。

（一）在整理過程中，要注意根據(jù)照片所反映的內(nèi)容。包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等，制作相應(yīng)的文字說明文件readme.doc，包括：1.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。2.時間：事件發(fā)生或事物產(chǎn)生的時間和拍攝時間。3.地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。4.人名（或物名）：照片影像上主要人物的姓名或?qū)嵨锏拿Q。5.背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。6.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。綜合運(yùn)用好這6個要素，內(nèi)容力爭準(zhǔn)確，文字務(wù)必簡潔，語言描述通暢，并注意用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間。

（二）按照項(xiàng)目及產(chǎn)生時間順序排列和組合，不同項(xiàng)目的照片不能混放。對照片進(jìn)行排列組合時，要注意先排組再排張。有密切聯(lián)系的照片組合為一組照片，組與組的排列按形成時間的先后順序而定。

（三）排列整理好的數(shù)碼照片需按年度刻錄在光盤內(nèi)。1個年度1張光盤，如果空間不夠，可追加多張，逐一編號即可?？啼浐玫墓獗P最起碼應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套供借查閱使用。

五、數(shù)碼照片的歸檔工作

數(shù)碼照片的歸檔比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片復(fù)雜，檔案管理人員要督促承辦部門及時收集整理，并履行審核、驗(yàn)收、歸檔手續(xù)。一是屬于收集與歸檔范圍的數(shù)碼照片應(yīng)定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為己有。二是歸檔的數(shù)碼照片要求達(dá)到各項(xiàng)超前控制指標(biāo)的要求，畫面清晰完整，未加修飾剪裁。文字說明文件中應(yīng)包括：事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素，缺一不可。三是歸檔的數(shù)碼照片檔案必須齊全完整，應(yīng)是原件、原版，并刻錄成光盤（DVD，VCD），盤片應(yīng)該為原盤，并具備保存和利用價值。四是在刻錄好的光盤盒上按照SJ/T 11156-1998《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件檔案管理制度》的規(guī)定，貼上標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤封面，其中包括檔號、標(biāo)題名稱、保管期限、密級、硬件軟件環(huán)境等等說明內(nèi)容，最后編制光盤目錄，并分類整理入電子柜。五是如果有已經(jīng)洗出來的照片，則按照文書檔案和科技檔案兩大類分別編號登記。首先我們給照片編號，文書檔案中的檔號包括類別、照片標(biāo)志符、照片順序號；科技檔案中檔號包括類別、項(xiàng)目代號、照片標(biāo)志符、照片順序號。在反面左上角編號。隨后，我們再編制照片目錄：目錄包括檔號，拍攝時間、照片名稱、照片張數(shù)等內(nèi)容。最后，按檔號分別依此裝入照片冊，并標(biāo)明每張照片的拍攝時間及內(nèi)容。要注意的是，根據(jù)照片所反映的內(nèi)容，按項(xiàng)目及產(chǎn)生的時間順序排列和組合，不同項(xiàng)目的照片不能混放。

六、數(shù)碼照片檔案的保管工作

數(shù)碼影像數(shù)據(jù)來得快去得也快，由于病毒的侵入，計(jì)算機(jī)硬件的損壞，誤操作，以及一些不可抗拒的外力因素等影響，使得數(shù)據(jù)丟失損壞并不罕見。但是刻錄成光盤后，也會有很多不安全因素，時間長久，天氣溫濕度，或多或少都會影響光盤的質(zhì)量。

如何解決這些問題呢，我們可以從下面幾點(diǎn)做起。一是要確保數(shù)碼照片檔案的信息不被修改、破壞，歸檔時必須刻錄到只讀光盤上進(jìn)行脫機(jī)保存。禁止使用U盤、硬盤作為數(shù)碼照片的存儲介質(zhì)。二是保存數(shù)碼照片檔案的庫房必須具備“六防”條件（防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害生物），并配備專門的電子防磁防潮柜。光盤每四年檢查翻刻一次。三是建立數(shù)碼照片檔案管理制度，規(guī)范職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

接收之前要做好3項(xiàng)工作：一要了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。綜上所述，只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

五是嚴(yán)把檔案人員離職離崗關(guān)口。要堅(jiān)持檔案人員離職離崗先辦理檔案交接手續(xù)，才能辦理調(diào)動手續(xù)制度。對未辦清檔案交接手續(xù)的檔案人員，單位領(lǐng)導(dǎo)不得簽發(fā)調(diào)令，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不允許其離開原工作崗位。同時，要把檔案交接工作納入本單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。檔案行政管理部門要加強(qiáng)對基層單位檔案交接工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時糾正檔案交接工作中的問題和紕漏，對那些檔案交接不規(guī)范、不嚴(yán)密的問題及時加以監(jiān)管。

六是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案部門負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管人員的交接，都必須安排專人監(jiān)督交接。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案部門負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。

七是檔案交接要按照規(guī)范和規(guī)定實(shí)施。交接檔案時，案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關(guān)資料都應(yīng)一并交接。對需要銷毀的文件材料，要登記造冊，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

八是落實(shí)檔案接收措施。加強(qiáng)檔案館（室）的檔案接收工作，需要建立一種長效激勵機(jī)制，以充分調(diào)動檔案從業(yè)人員的積極性。要把檔案移交工作作為檔案室定級和升級、評先選優(yōu)、檔案執(zhí)法檢查、目標(biāo)考核的一項(xiàng)硬指標(biāo)，實(shí)行檔案接收工作一票否決制度，從而促進(jìn)和保證檔案接收工作的開展。同時，還要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的素質(zhì)能力。如對檔案從業(yè)人員進(jìn)行更新知識、改善知識結(jié)構(gòu)、提高專業(yè)技能等內(nèi)容的培訓(xùn)等。