程序化　規(guī)范化　制度化　科學(xué)化
——辦公室工作中的“十二字工作方針”

文／吉林大學(xué)　王浩百

程序化規(guī)范化制度化科學(xué)化
——辦公室工作中的“十二字工作方針”

文／吉林大學(xué)王浩百

只要能做到對繁雜的辦公室工作分門別類的進(jìn)行梳理，不斷總結(jié)、凝練和提升，在看似狹小的管理空間內(nèi)同樣可以踐行科學(xué)發(fā)展觀，成為群眾的貼心人、領(lǐng)導(dǎo)的好助手。

辦公室業(yè)務(wù)；程序化；規(guī)范化；制度化；科學(xué)化

辦公行政事務(wù)經(jīng)常被許多人看作是繁瑣教條的代名詞，從事行政工作的人也就被看作誰都能做的“勤雜工”，而這些專門處理各種辦公行政事務(wù)的“勤雜工”的工作場所當(dāng)然就是辦公室。其實，辦公室工作并不像想象中那樣簡單，在這里想要做好一件小事都可能考驗到一個人思維方式是否具有邏輯性，可能因為一個細(xì)節(jié)性工作的成敗，就導(dǎo)致贏得或失去領(lǐng)導(dǎo)和群眾對我們工作能力的認(rèn)可。因此，在埋頭工作的同時，還要不斷反思和總結(jié)，進(jìn)而不斷凝練和提升，只有這樣，辦公室工作者才能成為辦公室管理者。

辦公室基本工作可概括為四大類，行政管理、文秘辦公、人事勞務(wù)和會計財務(wù)。每類工作又可分出若干子項，各項工作既要依據(jù)相關(guān)政策法規(guī)，又要根據(jù)實際情況，因此處理方法千差萬別。要想把這些工作做到完美，必須把握“十二字方針”，即：程序化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

一、程序化

“程序”來源于計算機(jī)專業(yè)知識，定義為指令的集合。數(shù)據(jù)經(jīng)過程序的運(yùn)算和執(zhí)行，最終才能得到結(jié)果。于是，需要辦理的行政事務(wù)可看作是這個數(shù)據(jù)，辦公室的有關(guān)規(guī)定就是程序，事情得到妥善辦理就是運(yùn)算結(jié)果?？梢?，那些代表了程序的有關(guān)規(guī)定是辦公室存在的靈魂，沒有程序就沒有了規(guī)矩，數(shù)據(jù)經(jīng)過運(yùn)算就可以得到任意的結(jié)果；沒有了有關(guān)規(guī)定，辦公人員工作就失去了依據(jù)，需要解決的行政事務(wù)就只能靠主觀臆斷了。

這里以吉林大學(xué)校辦接收上級來文并下達(dá)相關(guān)精神為例，解讀程序化在文件流轉(zhuǎn)過程中的重要作用。首先，機(jī)要人員取件，文秘人員登記備案并粘貼文件處理卡，然后主管文秘工作副主任填寫擬辦意見，文秘人員再根據(jù)擬辦意見呈文給指定校領(lǐng)導(dǎo)，校領(lǐng)導(dǎo)閱批，文秘人員按照領(lǐng)導(dǎo)的批示通知基層機(jī)要人員取走文件并簽名登記，最后按照領(lǐng)導(dǎo)批示的日期督辦文件精神的落實情況并提交督辦結(jié)果?？此茝?fù)雜的程序化運(yùn)作，在整個文件流轉(zhuǎn)過程中確保了上情下達(dá)各個環(huán)節(jié)的連續(xù)，確保了密級文件的安全，更確保了上級精神能扎實地落到實處。

二、規(guī)范化

程序化的對象是一件事務(wù)，而規(guī)范化的對象則是事務(wù)體系。從規(guī)范化的定義分析，“規(guī)”乃規(guī)矩，“范”乃典范，規(guī)范化的字面解釋就是符合規(guī)矩并按照典范那樣去處理事務(wù)，把所有事情都程序化的進(jìn)行處理就形成了規(guī)范。因此，規(guī)范化是連續(xù)而普遍的程序化。規(guī)范化的行政工作要求每個細(xì)節(jié)都要走程序，并使之成為典范，最終使辦公室成員養(yǎng)成一種善于利用有關(guān)規(guī)定妥善處理實際問題的工作習(xí)慣。

規(guī)范化建設(shè)在日常行政工作中具有重要作用，這里要從辦公室工作的自身特點說起。辦公室工作的確是門類眾多，大到本部門重要會議的組織和籌備等工作，小到為群眾查一個電話號碼這樣細(xì)節(jié)的工作都有。如果辦公室成員養(yǎng)成了規(guī)范化的工作習(xí)慣，那么，在大型活動的組織過程中，就能做到從大處著眼，小處入手，按章辦事從而萬無一失；看似繁雜的日常工作也會變得有板有眼，井然有序。

三、制度化

什么是制度化？制度化就是群體和組織的社會生活從特殊的、不固定的方式向固定化模式的轉(zhuǎn)化過程。所以，制度化是高級的規(guī)范化，是經(jīng)過論證的可以形成書面材料的行動指南。如果說規(guī)范化的目標(biāo)是一個人程序化的工作，那么，制度化的目標(biāo)就是全體成員的規(guī)范化工作。

制度化一旦形成，就對辦公室成員提出了明確而且細(xì)致的工作要求，每個人處理問題的方式就不再是游離狀態(tài)。在處理一項辦公事務(wù)的過程中，盡管是不同的個人在接力式的向前推進(jìn)，但他們會有相同的辦事程序，因此在工作過程中彼此就有了完美的承接性和協(xié)調(diào)性。好比一部汽車不可能由一個人制造出來，那為什么甲生產(chǎn)的發(fā)動機(jī)能嚴(yán)絲合縫的吻合到乙生產(chǎn)的車架上呢？這是因為他們都按照同一套設(shè)計圖紙生產(chǎn)了不同部件。我們的制度就是這套了不起的圖紙。圖紙量化了發(fā)動機(jī)固定過程中用到的一切參數(shù)和技術(shù)指標(biāo)；同樣，制度也明確了辦公室成員對待某一項行政事務(wù)時具體的工作職責(zé)和辦理程序。

四、科學(xué)化

中國共產(chǎn)黨十六屆三中全會提出了科學(xué)發(fā)展觀，并把它的基本內(nèi)涵概括為“堅持以人為本，樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會和人的全面發(fā)展”。這里提出的科學(xué)化就是科學(xué)發(fā)展觀針對行政工作領(lǐng)域的具體體現(xiàn)。盡管工作中經(jīng)過反復(fù)論證進(jìn)而形成了具有權(quán)威性的規(guī)范和制度，然而辦公對象的變化、隨著時間而發(fā)展的情況的變化必然導(dǎo)致我們的規(guī)范和制度的不斷更新。因此，科學(xué)化是程序化、規(guī)范化、制度化工作的最好的補(bǔ)充，是行政工作能夠不斷適應(yīng)新發(fā)展、新要求的有力保障。

[1]蘇秀章.論高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵及其特征[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2005(7).