實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理策略研究

崔振波 于麗

摘 ?要：新時(shí)代的儀器設(shè)備管理可以充分地借鑒信息技術(shù)最新發(fā)展優(yōu)勢(shì)，結(jié)合數(shù)據(jù)分析和推理推測(cè)等方法來(lái)提升儀器設(shè)備管理效率。建立健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)跟蹤儀器設(shè)備使用最新?tīng)顩r是我們必須要思考的問(wèn)題。本文從細(xì)化實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備登記臺(tái)賬應(yīng)用模式和構(gòu)建信息化儀器設(shè)備管理模式著手，探討了信息化管理的對(duì)策和路徑。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室 ?儀器設(shè)備 ?信息化管理

一、細(xì)化原有的實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備登記臺(tái)賬應(yīng)用模式

傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理模式建立在二級(jí)協(xié)同模式的基礎(chǔ)上。具體來(lái)講，就是用唯一的信息化管理體系來(lái)同時(shí)完成固定資產(chǎn)信息日常登記和儀器設(shè)備維修維護(hù)兩個(gè)管理環(huán)節(jié)。但是在這個(gè)過(guò)程中卻沒(méi)有將用戶(hù)級(jí)別管理考慮其中，導(dǎo)致在實(shí)踐之中呈現(xiàn)出諸多問(wèn)題和弊端：

首先，用戶(hù)級(jí)別設(shè)備管理與系統(tǒng)協(xié)同管理之間脫節(jié)。一般來(lái)講，相關(guān)負(fù)責(zé)人在填寫(xiě)完儀器設(shè)備卡片信息之后，儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)將信息錄入到管理系統(tǒng)之中去。這將會(huì)導(dǎo)致設(shè)備負(fù)責(zé)人對(duì)自己需要負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)卡片不能有效地把控，需要進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和查驗(yàn)的時(shí)候還需要設(shè)備管理人員為其進(jìn)行信息檢索和導(dǎo)出。其次，相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)卡片之后再由儀器設(shè)備管理人員將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)的信息化管理方式會(huì)造成工作的重負(fù)和拖沓，導(dǎo)致信息采集環(huán)節(jié)過(guò)于煩瑣。與此同時(shí)，部分實(shí)驗(yàn)室管理人員對(duì)儀器設(shè)備本身的作用、屬性了解不清，在信息錄入的過(guò)程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤、歸類(lèi)混淆的問(wèn)題。再次，儀器設(shè)備在信息登記的過(guò)程中大多以紙質(zhì)的形式錄入，而受到卡片本身大小和面積的影響，難以完整地展示儀器設(shè)備的全部功能和指標(biāo)，導(dǎo)致儀器設(shè)備信息記錄不全，儀器設(shè)備應(yīng)用的規(guī)范性受到波及。

鑒于此，為了有效地解決和管理儀器設(shè)備在登記管理環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出的問(wèn)題，就需要相關(guān)部門(mén)對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，從管理理念創(chuàng)新著手，堅(jiān)持管理流程規(guī)范化和最大成本效益原則，建立新購(gòu)置儀器設(shè)備登記建賬完善的一套規(guī)范化操作，該體系之中電腦登記信息取消了傳統(tǒng)的登記紙質(zhì)卡片的方式，儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人可以直接將相關(guān)的電子信息錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)之中，儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人和管理人對(duì)錄入到系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行反復(fù)校對(duì)和檢驗(yàn)，之后上交學(xué)院或者學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核審批，在獲得審批之后儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人將報(bào)銷(xiāo)憑證打印出來(lái)移交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行發(fā)票報(bào)銷(xiāo)和保障。

新構(gòu)建的儀器設(shè)備登記建賬模式，能夠?qū)?shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理從多項(xiàng)流程、多個(gè)環(huán)節(jié)的管理模式站變?yōu)橐徽臼睫k理管理模式，這意味著儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人采集與確認(rèn)設(shè)備信息、上交領(lǐng)導(dǎo)審核與審批、報(bào)銷(xiāo)憑證打印都可以在電腦前、在系統(tǒng)內(nèi)逐步完成。儀器設(shè)備信息填卡人、負(fù)責(zé)人和管理人不需要在為了一個(gè)管理流程而前后奔波，在不碰面的情況下就可以完成所有工作流程，只要保證儀器設(shè)備基本信息填列無(wú)誤，那么之后的儀器設(shè)備報(bào)銷(xiāo)和相關(guān)的手續(xù)辦理都可以高效、便捷地完成管理工作，極大地提升管理效率、節(jié)約管理時(shí)間。

二、構(gòu)建信息化儀器設(shè)備管理模式

各個(gè)高校和實(shí)驗(yàn)室管理中心目前面臨的最迫切的任務(wù)就是盡快地實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的信息化管理。具體來(lái)講，就是運(yùn)用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與技術(shù)來(lái)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行多功能臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全面、細(xì)化的管理。數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系之中，可以預(yù)設(shè)信息查詢(xún)、網(wǎng)上預(yù)約功能，還可以對(duì)儀器設(shè)備的服務(wù)功能和利用效率進(jìn)行考評(píng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備實(shí)現(xiàn)從購(gòu)進(jìn)、應(yīng)用到升級(jí)、維修的全過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)督和管理。筆者認(rèn)為4層數(shù)據(jù)系統(tǒng)是信息化實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)構(gòu)建的可選擇模式，其可以針對(duì)不同等級(jí)的用戶(hù)設(shè)置針對(duì)性管理權(quán)限：儀器設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理人員的職責(zé)是對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和管理，將儀器設(shè)備使用的全過(guò)程在數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)之中留下證據(jù)和線索，并定期或者不定期地根據(jù)信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，找到管理環(huán)節(jié)的薄弱之處。儀器設(shè)備主要負(fù)責(zé)人的職責(zé)是信息的錄入、信息的修改以及接受網(wǎng)絡(luò)預(yù)約、進(jìn)行設(shè)備使用信息發(fā)布等等，上述功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單臺(tái)儀器設(shè)備的精確化、流程化和動(dòng)態(tài)管理。一級(jí)用戶(hù)在儀器設(shè)備使用期間，可以對(duì)設(shè)備自身各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸集和整理，為日后采購(gòu)儀器設(shè)備積累經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，提供完善的參考。

首先，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約功能。使用者可以直接在信息化管理平臺(tái)之上進(jìn)行使用儀器設(shè)備的時(shí)間預(yù)定，負(fù)責(zé)人再根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)一安排。信息化管理系統(tǒng)的預(yù)約功能界面應(yīng)當(dāng)要體現(xiàn)出儀器設(shè)備的運(yùn)行模式、每次最佳使用時(shí)長(zhǎng)、租借價(jià)格、現(xiàn)階段預(yù)約情況、預(yù)約成功或者失敗的信息等，設(shè)備使用者可以根據(jù)動(dòng)態(tài)的信息管理界面對(duì)儀器設(shè)備當(dāng)前的狀況有全面的了解，合理地預(yù)估預(yù)約設(shè)備通過(guò)申請(qǐng)的時(shí)間。儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人需要結(jié)合具體的情況和儀器設(shè)備的狀況給予準(zhǔn)確的答復(fù)，網(wǎng)上預(yù)約功能的實(shí)現(xiàn)可以節(jié)省掉大量的操作環(huán)節(jié)和流程，能夠大幅度提升實(shí)驗(yàn)操作的積極性和主動(dòng)性。

其次，要構(gòu)筑實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的科學(xué)績(jī)效考評(píng)。為了讓實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備能夠得到最大限度的利用、發(fā)揮出最大的價(jià)值并助力科學(xué)研究工作的開(kāi)展。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的科學(xué)績(jī)效評(píng)價(jià)，循序漸進(jìn)地構(gòu)建公正、科學(xué)和健全的績(jī)效考核機(jī)制和評(píng)估機(jī)制。管理人員可以根據(jù)績(jī)效考評(píng)系統(tǒng)內(nèi)上報(bào)的儀器設(shè)備使用次數(shù)、使用效益、傳出的科研成果來(lái)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行績(jī)效考核，為日后的儀器設(shè)備更新提供足夠的數(shù)據(jù)支撐和參考，避免出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)、盲目購(gòu)買(mǎi)情況的出現(xiàn)，在無(wú)形中提升資金使用效率。

再次，要增設(shè)信息交流功能。儀器設(shè)備使用者可以在管理信息系統(tǒng)之中對(duì)技術(shù)使用情況、技術(shù)困惑進(jìn)行留言，并針對(duì)各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。留言板的建立可以讓研究者、儀器設(shè)備使用者和管理者進(jìn)行心得分享和經(jīng)驗(yàn)汲取。系統(tǒng)管理人員也可以根據(jù)使用者的反饋了解到儀器設(shè)備本身的情況，進(jìn)而為之后的功能開(kāi)發(fā)、儀器設(shè)備報(bào)廢、儀器設(shè)備購(gòu)置提供智力支持，實(shí)現(xiàn)最大限度的網(wǎng)絡(luò)信息共享和信息化管理模式優(yōu)化。

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