淺談合并高校的檔案管理

劉芳

摘 要：本文通過(guò)歸納分析合并高校檔案管理中存在的“并校期間文書(shū)立卷、歸檔、”“檔案的集中管理”、“檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”、“檔案排序、管理重新理順”、“管理人員整體素質(zhì)”等問(wèn)題及原因；強(qiáng)調(diào)提出了搞好合并高校檔案管理必須“強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理”、“建立健全檔案管理工作制度，依法治檔”、“合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)”、“確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開(kāi)展有的放矢”等頗有見(jiàn)地的看法。

關(guān)鍵詞：合并高校；檔案管理；問(wèn)題；看法

一、合并高校檔案管理中存在的問(wèn)題及原因

（一）并校期間文書(shū)立卷、 歸檔的問(wèn)題。合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問(wèn)題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門(mén)尚未立卷歸檔的文書(shū)，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門(mén)檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；更有甚者，在部門(mén)調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

造成這一問(wèn)題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門(mén)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

（二）檔案的集中管理問(wèn)題。由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，很難集中到一處，現(xiàn)大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。

（三）檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問(wèn)題。由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。

（四）檔案排序、管理重新理順問(wèn)題。合并高校大多有兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類(lèi)別詳盡的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案卷宗由原各校的一個(gè)卷宗成為并校后若干卷宗，而各校的檔案類(lèi)目設(shè)置、類(lèi)目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?shū)類(lèi)、科技類(lèi)的分類(lèi)方法，成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類(lèi)上。這便牽涉到檔案排序及管理的重新理順問(wèn)題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問(wèn)題，這些問(wèn)題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開(kāi)展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。

（五）管理人員整體素質(zhì)問(wèn)題。在所有的檔案管理中，人是最關(guān)鍵的因素。網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。而從目前情況來(lái)看，各高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，專(zhuān)職或兼職從事檔案管理的人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊、良莠并存，不能適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。有些高校嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

二、搞好合并高校檔案管理的幾點(diǎn)看法

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴(lài)與各部門(mén)的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門(mén)或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理工作的良性循環(huán)。

（二）建立健全檔案管理工作制度，依法治檔。江澤民總書(shū)記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，意識(shí)要用制度去規(guī)范檔案工作，如、建立健全各部門(mén)檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過(guò)建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門(mén)的日常工作，確保檔案工作有序開(kāi)展。

（三）合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒(méi)有人，檔案工作的各個(gè)方面均無(wú)從談起。因此，建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專(zhuān)職檔案人員，并力求這支專(zhuān)職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門(mén)兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作設(shè)計(jì)學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門(mén)單槍匹馬，無(wú)疑是杯水車(chē)薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

（四）確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開(kāi)展有的放矢。確定檔案工作目標(biāo)，是由于合并高校層次較前相對(duì)提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢(shì)，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開(kāi)展。這里，之所以強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化，一方面是明確了檔案工作目標(biāo)，即明確了檔案工作的發(fā)展總方向，一則可根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，二則可通過(guò)局部?jī)?yōu)化，使日常具體工作的開(kāi)展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；另一方面，明確了檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。為此，合并高校要根據(jù)確定的新目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身造血功能，完善各種配套管理措施，并要注重調(diào)查研究，不斷總結(jié)并完善檔案工作中一些根本性的問(wèn)題，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

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