改進(jìn)中小學(xué)校人事檔案管理工作的對(duì)策

鄭桂蓮

摘 要：對(duì)于中小學(xué)校而言，其人事檔案管理具體包括對(duì)教職工個(gè)人履歷、教育經(jīng)歷、學(xué)歷職稱、年度考核、獎(jiǎng)懲、聘用、退休等相關(guān)資料的記錄，它是學(xué)校檔案管理的重要組成部分之一，是教職工工作情況的體現(xiàn)，其在學(xué)校人力資源配置中具有關(guān)鍵作用。然而，受各種方面因素的制約，使得中小學(xué)校人事檔案管理或多或少地存在一些問題，這不僅影響了人事檔案管理工作的開展，而且還阻礙了人事檔案作用的發(fā)揮。為此，必須對(duì)中小學(xué)校人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)?；诖它c(diǎn)，本文就改進(jìn)中小學(xué)校人事檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行淺談。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；人事檔案管理；質(zhì)量

一、中小學(xué)校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.重視程度略顯不足

現(xiàn)階段，很多中小學(xué)校對(duì)人事檔案管理并未給予足夠的重視，由此導(dǎo)致了大部分管理人員都是帶有教學(xué)任務(wù)的教職工兼職，這些教職工一般都會(huì)將主要精力放在教學(xué)工作中，只有在教學(xué)任務(wù)完成后，才會(huì)抽出少量的時(shí)間到檔案室查詢所需的資料，致使人事檔案管理的收集、分類、歸檔以及整理等基本工作無法及時(shí)完成，造成學(xué)校人事檔案資料的完整性嚴(yán)重不足，影響了人事檔案在教職工考核中作用的發(fā)揮。

2.管理方式有待改進(jìn)

通過對(duì)一些中小學(xué)校進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，其中有很大一部分學(xué)校在人事檔案管理工作中仍舊采用紙質(zhì)檔案的管理方式，不僅工作效率較低，而且也無法有效保證質(zhì)量。雖然學(xué)校的人事檔案管理部門中也配備計(jì)算機(jī)，但卻僅局限檔案目錄的打印，檢索、查詢?nèi)孕枰獞{借手工操作來完成，人事檔案分類、整理的水平較低，制約了檔案管理效果和質(zhì)量的提升。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在中小學(xué)校中，通過人事檔案能夠了解到全校教職工的基本信息，其能夠?yàn)槿瞬胚x擇提供重要依據(jù)。由于人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以其對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力提出了較高的要求。然而，有的中小學(xué)校因?yàn)槿肆Y源不足，故此人事檔案管理人員多是一些年齡較大或是即將退休的老職工，從而導(dǎo)致了人事檔案資料的分類混亂，不能為學(xué)校人力資源配置提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)支撐。

4.相關(guān)管理制度不健全

中小學(xué)校的人事檔案管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，想要使該項(xiàng)工作有序開展，相關(guān)的制度是必不可少的。然而，由于受各方面因素的制約，導(dǎo)致與人事檔案管理有關(guān)的制度并不健全。有的學(xué)校雖然制定的人事檔案管理制度，但在實(shí)際工作中卻并未嚴(yán)格依據(jù)制度辦事，致使管理制度形同虛設(shè)，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、改進(jìn)中小學(xué)校人事檔案管理工作的有效對(duì)策

1.提高人事檔案管理的重視程度

學(xué)校的人事檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的社會(huì)科學(xué)，它有著自己的基礎(chǔ)理論和發(fā)展規(guī)律，因此，學(xué)校要不斷提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要走出傳統(tǒng)思想的誤區(qū)，將人事檔案提升至一定的高度，在各個(gè)方面給予支持和配合。其次，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專職的人事檔案管理人才，為人事檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的活力，避免帶有教學(xué)任務(wù)的教職工身兼檔案管理人員的情況發(fā)生，這有助于人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。最后，在職的人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，不斷更新管理觀念，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，將服務(wù)作為立足點(diǎn)，以服務(wù)促管理，確保人事檔案管理工作的有序開展。

2.創(chuàng)新人事檔案管理方式

在當(dāng)前的新形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等技術(shù)的不斷完善，給各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。中小學(xué)校是國(guó)家培養(yǎng)優(yōu)秀人才的主陣地之一，其肩負(fù)著教書育人、傳授知識(shí)的重要使命，為此，學(xué)校在各個(gè)方面都要于是俱進(jìn)，尤其是在人事檔案管理工作中，更要積極引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)人事檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。首先，學(xué)?？梢岳矛F(xiàn)代化的信息管理設(shè)備，提升檔案管理室的信息化普及范圍，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建起一套完善的人事檔案管理體系，從而使學(xué)校人事檔案管理工作的各個(gè)主要環(huán)節(jié)均能夠借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施全面、高效的檔案管理，徹底擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)加快人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體庫(kù)的建設(shè)速度。其次，學(xué)校建設(shè)人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的過程中，應(yīng)對(duì)其他學(xué)校的人事檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)和模式進(jìn)行學(xué)習(xí)借鑒，并結(jié)合本校的實(shí)際情況及人事管理需求，進(jìn)行創(chuàng)新，為人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平高低，直接關(guān)系到管理工作的效率和質(zhì)量，因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在健全制度、完善管理設(shè)施、更新管理理念的基礎(chǔ)上，不斷提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，使其能夠勝任本職工作。首先，學(xué)校可以通過專業(yè)培訓(xùn)、集訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等方式，強(qiáng)化人事檔案管理人員的知識(shí)和技能，借此來提升他們的管理能力和水平。其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的職業(yè)道德教育，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，使其在實(shí)際工作中能夠盡職盡責(zé)，對(duì)人事檔案進(jìn)行高效、高質(zhì)量管理，為中小學(xué)校的人事變動(dòng)提供科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。

4.健全人事檔案管理制度

為了實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全與人事檔案管理工作有關(guān)的規(guī)章制度，為人事檔案管理工作的開展提供制度保障。首先，應(yīng)當(dāng)建立綜合性的故障制度，具體包括綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則及規(guī)定，并制定歸檔制度，明確人事檔案的歸檔要求。其次，針對(duì)人事檔案保管這一比較薄弱的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)制定檔案保管制度，其內(nèi)容可以檔案的安全保護(hù)、檔案室內(nèi)設(shè)備設(shè)施的管理措施為主。再次，學(xué)?？梢粤⒆阌谌耸聶n案工作條例，并結(jié)合本校的實(shí)際情況，建立一套完善的人事檔案管理機(jī)制，對(duì)人事檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定，以此來完善人事檔案管理制度。最后，當(dāng)制度制定完畢后，必須確保人事檔案信息的收集、管理、查閱等環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照制度的規(guī)定要求執(zhí)行，使制度真正落實(shí)到實(shí)處，從而為學(xué)校人事變動(dòng)、教職工職位晉升等提供準(zhǔn)確、詳實(shí)、可靠的信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效管理。

三、結(jié)語

綜上所述，在中小學(xué)校中，人事檔案管理是較為重要的一項(xiàng)管理工作，其質(zhì)量?jī)?yōu)劣，直接關(guān)系到人事檔案作用的發(fā)揮。為了進(jìn)一步提高學(xué)校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)當(dāng)提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，并創(chuàng)新管理方式和方法，逐步提升管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，建立健全相關(guān)的制度，只有這樣，才能為人事檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的保障，也才能使人事檔案的作用得以最大程度的發(fā)揮。

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