淺析高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

于麗娟

摘 要：隨著高校收支規(guī)模不斷增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作量急增，傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式已不適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的要求。文章從高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析著手，重點(diǎn)對(duì)高校在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出對(duì)策建議，從而進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷(xiāo)機(jī)制，切實(shí)提升高校財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo) 預(yù)約報(bào)銷(xiāo) 高校財(cái)務(wù)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F230

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-231-02

一、高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)，又稱(chēng)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)，是基于Internet的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程。在這一流程下，員工可以在任何時(shí)間、從任何地點(diǎn)提交財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)可用數(shù)字簽名的方式在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)原始憑證審核無(wú)誤后，自動(dòng)生成記賬憑證，并可以通過(guò)網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付。和傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)流程不同的是，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)實(shí)現(xiàn)了非現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)，各類(lèi)經(jīng)辦人員不用到財(cái)務(wù)部門(mén)就能完成報(bào)賬。

隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)量急劇增加，財(cái)務(wù)人員工作時(shí)間長(zhǎng)、壓力大、報(bào)銷(xiāo)窗口矛盾多是我國(guó)高校財(cái)務(wù)部門(mén)普遍存在的問(wèn)題。正因?yàn)槿绱?，傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式已不適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的要求。近年來(lái)，上海交大、中國(guó)農(nóng)大、浙江大學(xué)、蘇州大學(xué)等多所高校相繼實(shí)施了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的實(shí)施不僅緩解了高?！皥?bào)銷(xiāo)難”的矛盾，而且提升了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

按照現(xiàn)有文獻(xiàn)和各高校因地制宜的實(shí)際操作情況來(lái)看，高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)的流程是，報(bào)銷(xiāo)人員首先分類(lèi)整理需要報(bào)銷(xiāo)的原始票據(jù)，粘貼底單并在指定的報(bào)銷(xiāo)封面分類(lèi)填寫(xiě)，這些準(zhǔn)備工作和傳統(tǒng)的柜臺(tái)報(bào)銷(xiāo)沒(méi)有區(qū)別;其次是根據(jù)工號(hào)或?qū)W號(hào)登錄學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)信息，選擇業(yè)務(wù)類(lèi)型（一般報(bào)銷(xiāo)、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)或其他業(yè)務(wù)類(lèi)型等），填寫(xiě)支付信息，生成預(yù)約流水號(hào)，打印預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)人員在系統(tǒng)上申報(bào)后，通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞綄?bào)銷(xiāo)單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén)。一是報(bào)銷(xiāo)人員把報(bào)銷(xiāo)單據(jù)裝在特定的信封里，投遞到財(cái)務(wù)處指定的郵箱中，由財(cái)務(wù)人員收集信封并在后臺(tái)處理單據(jù)完成付款。二是直接在預(yù)定時(shí)間自帶報(bào)銷(xiāo)單據(jù)前往預(yù)定柜臺(tái)辦理業(yè)務(wù)。由于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)是建立在雙方相互信任的基礎(chǔ)上，郵箱投遞方式容易造成票據(jù)丟失責(zé)任不清，實(shí)務(wù)中各高校往往采取第二種票據(jù)投遞方式，由專(zhuān)人專(zhuān)窗初審，票據(jù)審核無(wú)誤后，對(duì)應(yīng)的預(yù)約流水號(hào)才進(jìn)入等待處理狀態(tài)。

財(cái)務(wù)人員收到預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單后，對(duì)照原始票據(jù)，核對(duì)相關(guān)信息，自動(dòng)生成記賬憑證，利用無(wú)現(xiàn)金支付系統(tǒng)進(jìn)行電子支付，對(duì)公或者對(duì)私轉(zhuǎn)賬到對(duì)應(yīng)賬戶(hù)。以差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)為例，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)辦人填寫(xiě)的出差日期、出差人姓名（對(duì)應(yīng)工號(hào)避免重名）、住宿費(fèi)、車(chē)票，自動(dòng)跳出職稱(chēng)計(jì)算對(duì)應(yīng)補(bǔ)貼及住宿費(fèi)用是否超標(biāo)，而財(cái)務(wù)人員不再需要手工計(jì)算補(bǔ)貼金額，也不需要手工錄入打款賬號(hào)，只需對(duì)照原始票據(jù)，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成記賬憑證。再經(jīng)過(guò)復(fù)核、出納點(diǎn)擊付款，就可以完成整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程。而報(bào)銷(xiāo)人員能隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷(xiāo)進(jìn)度，經(jīng)辦人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只要登錄財(cái)務(wù)平臺(tái)，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的流水號(hào)，可以清楚明了地查詢(xún)賬務(wù)處理狀態(tài)，避免了傳統(tǒng)模式下的電話(huà)咨詢(xún)。另外賬務(wù)處理成功后，財(cái)務(wù)信息平臺(tái)可以發(fā)送短信或郵件告知報(bào)銷(xiāo)人員。

網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)模式實(shí)現(xiàn)了從前臺(tái)手工錄入會(huì)計(jì)信息到系統(tǒng)提取自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，減少財(cái)務(wù)核算的差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員工作重心從簡(jiǎn)單分類(lèi)整理錄入到會(huì)計(jì)信息加工的轉(zhuǎn)移，不僅節(jié)約了報(bào)銷(xiāo)人員的時(shí)間、提高了會(huì)計(jì)核算工作的效率，而且優(yōu)化了財(cái)務(wù)管理機(jī)制：有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員對(duì)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)的事前控制，有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的事中控制，更好的均衡分配財(cái)務(wù)人員的工作量。

二、高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)存在的問(wèn)題

關(guān)于高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)存在的問(wèn)題，許多文獻(xiàn)都做了研究，主要集中在對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的培訓(xùn)不到位導(dǎo)致的財(cái)務(wù)信息錄入不規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)信息不安全風(fēng)險(xiǎn)以及原始單據(jù)在傳遞過(guò)程存在遺失風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題，筆者認(rèn)為除了要注意這些問(wèn)題以外，仍有下列幾點(diǎn)需要注意。

1.不易取得原始票據(jù)的電子復(fù)印件。報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人不愿意利用高清掃描儀把報(bào)銷(xiāo)發(fā)票掃描進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。一方面因?yàn)楦咝?bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人數(shù)眾多，有普通教職工、在校本科生和研究生，各院系部門(mén)不可能采購(gòu)大量的掃描儀，而且掃描儀的采購(gòu)使用涉及國(guó)有資產(chǎn)管理;另一方面高校報(bào)銷(xiāo)的原始票據(jù)量多、種類(lèi)雜、規(guī)格不統(tǒng)一，經(jīng)辦人需要花大量時(shí)間掃描原始票據(jù)，分類(lèi)匯總，因此對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)的教職工很難開(kāi)展這項(xiàng)工作。

2.審批方式仍是傳統(tǒng)的面簽。高等學(xué)校財(cái)務(wù)實(shí)行校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的預(yù)算會(huì)計(jì)管理，院系中層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門(mén)經(jīng)費(fèi)審批。教學(xué)、科研及教輔行政人員在報(bào)銷(xiāo)前均需相關(guān)經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批簽字，而各院系機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)由于工作繁忙，實(shí)務(wù)中報(bào)銷(xiāo)人員找領(lǐng)導(dǎo)簽字往往要跑多趟。盡管網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)在多個(gè)方面較傳統(tǒng)的報(bào)賬方式已經(jīng)有了很大的改進(jìn)，節(jié)約了報(bào)銷(xiāo)人員的排隊(duì)報(bào)賬時(shí)間、等候?qū)徟臅r(shí)間，但是從實(shí)際的操作情況看，目前大多數(shù)高校的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上簽批，仍無(wú)法達(dá)到網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)全過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，沒(méi)有完全體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)勢(shì)。

3.付款平臺(tái)接口的限制。高等院校作為事業(yè)單位，主要資金來(lái)源是財(cái)政撥款，日常資金往來(lái)涉及的科目主要是零余額賬戶(hù)。目前銀行的數(shù)據(jù)接口比較穩(wěn)定，利用無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員制單的同時(shí)通過(guò)網(wǎng)銀端口可以生成付款指令，基本可以滿(mǎn)足日常付款需要。但是財(cái)政國(guó)庫(kù)集中支付資金在高校收入中的比重逐年增加，而省屬高校財(cái)政國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)接口尚未開(kāi)放，還不能和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)連接起來(lái)。實(shí)務(wù)中付款信息不僅要在記賬憑證中錄入一次，還要在國(guó)庫(kù)支付界面錄入一次，容易造成差錯(cuò)、記賬憑證和實(shí)際支付的科目、金額不一致，給年底的對(duì)賬工作造成困難。

4.記賬憑證反映的信息內(nèi)容不全面。完整的會(huì)計(jì)憑證能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過(guò)程，包括支出來(lái)源（項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)號(hào)）、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等要素，書(shū)寫(xiě)良好的憑證摘要不僅簡(jiǎn)介明了，而且能還原經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原貌。高校實(shí)施的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)自動(dòng)生成包含會(huì)計(jì)要素的記賬憑證，由于這些信息是由報(bào)銷(xiāo)人員在系統(tǒng)頁(yè)面下拉框中選擇的，容易生成統(tǒng)一、含糊的摘要，不夠具體明細(xì)，不利于日后查賬。而現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有其特殊性，比如采購(gòu)設(shè)備收到銷(xiāo)貨單位的質(zhì)保金，記賬憑證不能反映匯款單位名稱(chēng)，給質(zhì)保期滿(mǎn)后退質(zhì)保金造成困難。

三、對(duì)策及建議

針對(duì)高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)存在問(wèn)題的對(duì)策建議，許多文獻(xiàn)都做了研究，主要集中在對(duì)全校師生強(qiáng)化宣傳工作來(lái)提高對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的接收度，對(duì)財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)培訓(xùn)來(lái)提高對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的使用度，注意信息安全等，筆者認(rèn)為除了要加強(qiáng)這些措施以外，仍有幾點(diǎn)建議值得借鑒。

1.關(guān)于不易取得票據(jù)電子復(fù)印件的建議。當(dāng)前高?？蒲姓n題結(jié)題時(shí)，內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)對(duì)原始發(fā)票的審查越來(lái)越細(xì)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)查看或復(fù)印相關(guān)的原始單據(jù)，同時(shí)由于憑證裝訂的原因，復(fù)印資料時(shí)部分內(nèi)容被遮蓋，復(fù)印的效果不理想，耗時(shí)耗力。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)該是電子化單據(jù)作為審批附件，而高校不具備商業(yè)銀行的軟硬件條件，無(wú)法做到會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整對(duì)應(yīng)。但是高?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，制定規(guī)則，有選擇性對(duì)憑證附件進(jìn)行電子采集，比如按項(xiàng)目劃分，省部級(jí)以上重大專(zhuān)項(xiàng)相關(guān)報(bào)銷(xiāo)，要求經(jīng)辦人提交原始票據(jù)的電子復(fù)印件;對(duì)于出租車(chē)票、定額發(fā)票等量多面額小的票據(jù)，可以整理粘貼后，注明單據(jù)張數(shù)，以粘貼單為單位進(jìn)行電子采集;另外固定資產(chǎn)、外協(xié)測(cè)試費(fèi)、委托加工、勞務(wù)費(fèi)等單張發(fā)票金額達(dá)到一定金額的必須采集等。

2.針對(duì)未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上簽批的問(wèn)題，一方面要求報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人提供原始單據(jù)的電子附件供經(jīng)費(fèi)審批人查閱，或者由經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接負(fù)責(zé)人面審票據(jù)再簽批，比如科員由科長(zhǎng)先簽再提交處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批，另一方面需要軟件服務(wù)商開(kāi)發(fā)“數(shù)字簽名”這樣的功能。電子簽批可以解決一項(xiàng)長(zhǎng)期存在的問(wèn)題“財(cái)務(wù)處不可能辨識(shí)全部印鑒的真?zhèn)巍?。基于信息平臺(tái)或OA系統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上簽批，這個(gè)問(wèn)題并不是高校單方面就能夠有效解決的，還需要高校、軟件開(kāi)發(fā)商聯(lián)合，一起研究解決方案。

3.建立固定的報(bào)銷(xiāo)員制度。高校的報(bào)銷(xiāo)窗口審核崗位一般采用多人同崗，由于每位審核人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，對(duì)政策的理解不盡相同，對(duì)同樣的業(yè)務(wù)處理的結(jié)果可能不一樣。而報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人數(shù)眾多，包括普通教職工都不是專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)人員，對(duì)財(cái)務(wù)制度的理解存在偏差。正是這種雙方的偏差，極易給窗口報(bào)銷(xiāo)造成矛盾沖突。建議建立固定的報(bào)銷(xiāo)員制度，根據(jù)各學(xué)院機(jī)關(guān)的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量，配備一名財(cái)務(wù)聯(lián)系員，可以由報(bào)銷(xiāo)大廳的財(cái)務(wù)人員兼任，同時(shí)各學(xué)院指定一到兩位固定的專(zhuān)職報(bào)銷(xiāo)員負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)處報(bào)銷(xiāo)窗口進(jìn)行工作對(duì)接，這樣穩(wěn)定的“一對(duì)一”結(jié)構(gòu)更利于提高溝通效率。財(cái)務(wù)處要定期對(duì)這類(lèi)人員進(jìn)行相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。專(zhuān)職報(bào)銷(xiāo)員由于長(zhǎng)期從事于報(bào)銷(xiāo)工作，了解熟悉財(cái)務(wù)制度，可以在學(xué)院內(nèi)宣傳報(bào)銷(xiāo)政策，指導(dǎo)其他教師整理票據(jù)、操作網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，有利于報(bào)銷(xiāo)工作在學(xué)院內(nèi)的開(kāi)展。

4.利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，避免報(bào)銷(xiāo)信息不對(duì)稱(chēng)。一是編寫(xiě)具體明細(xì)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)指南和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程，放在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站供全體教工下載、學(xué)習(xí)，力求做到每項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)有據(jù)可查，每位新進(jìn)教工能按圖示完成報(bào)銷(xiāo)流程;二是分類(lèi)建立QQ群、微信群等，比如科研經(jīng)費(fèi)群針對(duì)課題組經(jīng)辦人員、事業(yè)經(jīng)費(fèi)群針對(duì)各學(xué)院辦公室專(zhuān)職報(bào)銷(xiāo)人員。要定期在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站和QQ群更新報(bào)銷(xiāo)政策和規(guī)章制度，實(shí)行透明化管理，做好財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)政策的宣講工作。

總之，高校實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)一定程度上緩解了排隊(duì)長(zhǎng)、報(bào)銷(xiāo)難的矛盾，但在其實(shí)施過(guò)程中還存在著各式各樣的問(wèn)題，面對(duì)這些問(wèn)題我們可以清楚地看到，目前大多數(shù)高校實(shí)施的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，并不是真正意義上的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)，更多地是一種預(yù)約系統(tǒng)。隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展，財(cái)務(wù)核算新情況的出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)還需不斷完善和優(yōu)化，從而更好地提高財(cái)務(wù)管理的水平，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供良好的財(cái)務(wù)支持和保證。

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（作者單位：江蘇科技大學(xué)財(cái)務(wù)處 鎮(zhèn)江江蘇 212003）

（責(zé)編：賈偉）