EXCEL在高校會計科目串戶查找中的應用

羅雅麗

摘 要：由于高校財務的特殊性，會計賬務處理常常會出現(xiàn)各種各樣的串戶問題，如果采用傳統(tǒng)的人工比對查找，將為此花費大量的時間和精力。文章通過對天財財務管理平臺的綜合匯總功能以及EXCEL的篩選功能綜合應用，巧妙、快速、精準地查找出財務報表中會計科目的各類串戶對象，其最大的優(yōu)點是使用方法入手簡單、易學，能真正地解決實際問題。最后針對產生高校串戶問題的根源，從軟件設計等方面提出了相應的改善性建議。

關鍵詞：串戶 天財財務 EXCEL

中圖分類號：F234 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-133-02

一、高校會計科目簡介及串戶原因

2014年1月1日高校會計制度改革后，收入、支出科目更為細分，支出類分為5001教育事業(yè)支出，5002科研事業(yè)支出，5003行政管理支出，5004后勤保障支出，5005離退休支出，5101上繳上級支出，5201對附屬單位補助支出，5301經(jīng)營支出，5401其他支出;收入類分為4001財政補助收入，4101教育事業(yè)收入，4102科研事業(yè)收入，4201上級補助收入，4301附屬單位上繳收入，4401經(jīng)營收入，4501其他收入。另外，還有2501代管款項，黨費的管理;而科研、預算、黨費對應的項目支出編碼也不同。

從高校會計科目可以看出，高校會計不同于企業(yè)單一資金類別管理，它從收入、支出、資金三個方面分為預算、科研以及黨費三個大類。在做賬過程中，不僅要求在橫向上科目、經(jīng)濟分類、部門編號、項目編號高度一致，而且在科目的借貸方縱向上也要保持一致。而會計人員在做賬過程中，由于疏忽大意等各種原因，總會出現(xiàn)各種各樣的串戶，進而導致科研、預算、黨費戶資金與收入、支出不一致，事后往往耗費大量的時間與精力查找串戶問題，也給高校會計報表質量帶來了一定程度上影響。

二、高校會計科目串戶現(xiàn)象描述

高校會計科目串戶現(xiàn)象總體來說可分為三種類型即：橫向串戶、縱向串戶、混合串戶。橫向串戶主要是指：由于會計制單人員在科目代碼的錄入的錯誤，會出現(xiàn)橫向方面串戶：科研科目與預算經(jīng)濟分類的混用。如，借：5001（教育事業(yè)支出）、001（科研項目編號）縱向串戶主要是指：借方錄入與貸方錄入所屬分類不一致，如：借方為預算類支出，貸方卻為黨費或科研類的資金戶支出，如借：5001（教育事業(yè)支出），貸：10010201（現(xiàn)金科研戶）混合串戶即：橫向錯誤與縱向錯誤在同一憑證中同時出現(xiàn)。如，借：5001（教育事業(yè)支出）001（科研項目編號），貸：10010201（現(xiàn)金科研戶）。

三、查找串戶的思路及具體方法

（一）查找串戶思路

1.橫向串戶。由于科研、預算、黨費，有對應的項目支出編號，故利用科研所有憑證是否對應科研所有支出項目編號，來查找橫向串戶。

2.縱向串戶。利用會計恒等式：“有借必有貸，借貸必相等”的原理，分別查出科研、黨費、預算憑證，結合EXCEL的分類匯總功能對“憑證編號”進行借方和貸方匯總，看是否相等來查找縱向串戶。

（二）查找串戶具體方法（以科研串戶為例）

第一步：橫向串戶查詢。

1.利用天財財務軟件的憑證綜合查詢，導出當期所有記賬憑證（2014.2月為例）導出后如圖1所示。

2.利用07版EXCEL功能篩選功能：以“科目編號”為索引，點擊數(shù)據(jù)——篩選，選擇科目編號下拉菜單的所有有關科研科目，包括科研支出5002、科研其他應收款121502、科研資金類銀行存款100202、現(xiàn)金100102、科研收入4201、科研事業(yè)基金340202，然后點擊確定。

篩選結果如下：

3.在圖2基礎上點擊“部門編碼”右邊下拉菜單，檢查項目編碼，如下：

從下拉文本篩選上，我們可以清楚地看到項目編碼內有401不屬于科研類項目編號，而屬于預算類支出項目，從而修改，對應憑證的科目編碼到預算支出科目。同理，可以選擇所有不屬于科研項目的編號，并可以容易地得到錯誤憑證，進行支出科目的修改，從而解決了所有橫向串戶問題。

第二步，縱向串戶查詢。

1.將上述橫向串戶修改后的科研賬務處理表，單獨復制到一張新的EXCEL表中，利用07版EXCEL的“數(shù)據(jù)—分類匯總”功能，分別以“分類字段—憑證編號、匯總方式—求和、選點匯總項—借金額、貸金額”并選中“替換當前匯總、匯總結果顯示在數(shù)據(jù)下方”來分類匯總，點擊確定，得到如圖3。

2.點擊左邊1，如果左1借方匯總不等于貸方匯總數(shù)，則存在縱向串戶，如果相等則不存在縱向串戶。

以該串戶為例，左1“借金額：725995.69”不等于“貸金額：366395.69”故存在縱向串戶問題。

3.然后點擊左2，在最后空白K列輸入公式如：K5=H5-I5，得出K列數(shù)據(jù)。

我們可以看到兩組數(shù)據(jù)00062#與00110#憑證不為零，則找出了科研縱向串戶憑證。

第三步，用同樣的方法，分別能找出所有預算、黨費的串戶憑證。

四、解決高校會計科目串戶的改善性建議

針對高校會計賬務處理中極易出現(xiàn)串戶的問題，筆者通過個人長期的工作實踐覺得，雖然很多賬務串戶問題可以通過后期的軟件應用糾錯解決，但是還不足以令我們在做賬的過程中減少錯誤的發(fā)生，因此想辦法在其它方面加以控制是一個不錯的選擇，如：我們可以在對財務軟件設計方面，有些功能就可以作出一些小的修改：

1.橫向控制。對科目、經(jīng)濟分類、部門編號、項目編號，進行綁定管理，如5002（科研類科目）綁定001-006（科研類項目編碼），如輸入錯誤，系統(tǒng)提示：科目代碼與科目編號不匹配。

2.縱向控制。對借方科目與貸方科目進行綁定管理，如借方輸入5001（預算類科目），貸方只能錄入10010101等預算類科目，如輸入錯誤，系統(tǒng)提示：借方科目與貸方科目不匹配。這樣能有效防止人為錯誤帶來的串戶問題。

參考文獻：

[1] 財政部.關于印發(fā)《高等學校會計制度》的通知.財會[2013]30號，2013-12-30

（作者單位：遵義醫(yī)學院財務處 貴州遵義 563000）

（責編：若佳）