高校人事檔案接收與管理的幾個重要環(huán)節(jié)

文/寧波大紅鷹學(xué)院　龐碧霞

高校人事檔案接收與管理的幾個重要環(huán)節(jié)

文/寧波大紅鷹學(xué)院龐碧霞

【摘要】人事檔案接收與管理工作是高校人才提拔、教研水平及長遠發(fā)展計劃必不可少的依據(jù)，為了對其有深入理解，本文從高校人事檔案管理工作重視程度不夠、缺乏真實性、完整性，以及信息化程度不高等方面，展開簡要的分析。

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案；接收；管理

人事檔案接收與管理工作對高校職工而言十分重要，其能真是的反映員工德、才、能、績等方面的真實情況，以及其工作表現(xiàn)、獎勵狀況、行為品行及家庭背景等多方面的信息。然而，從目前高校職工認識檔案接收管理工作現(xiàn)狀來看，還存在很多問題，本文結(jié)合實際，對檔案接收與管理工作進行如下幾點分析。

一、重視檔案接收與管理工作，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案因不具有明顯的社會和經(jīng)濟效益，一直以來很少受高校的關(guān)注：一是認為人事檔案管理工作相對簡單，沒有必要將優(yōu)秀的人才放置在檔案管理崗位，檔案管理人員多為非專業(yè)人事，一定程度上影響了檔案管理工作信息化進程。二是檔案管理工作人員身兼數(shù)職，繁忙的工作使檔案接收與管理人員很少有多余的時間學(xué)習(xí)相關(guān)知識，工作中常會出現(xiàn)一些問題。三是高校對人事檔案接收與管理工作業(yè)務(wù)性和專業(yè)性強的特點不是很重視，常將接收與管理工作當(dāng)做是實習(xí)崗位，因此，人員流動性較差，使人事檔案工作相對混亂，缺少證明材料，工資、福利待遇得不到保證的現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至成為影響社會和諧的因素。為了轉(zhuǎn)變這一局面，首先，高校各級領(lǐng)導(dǎo)必須重視人事檔案管理工作，并將該項工作納入日程。其次，管理人員也應(yīng)該恪盡職守，轉(zhuǎn)變觀念、拓展視野、豐富知識，多關(guān)注國家和社會對檔案管理工作的政策及其發(fā)展狀態(tài)，提高專業(yè)技術(shù)水平，構(gòu)建一支素質(zhì)較高的檔案人才管理隊伍，確保檔案管理工作持續(xù)有效的進行。再次，高校要加強對檔案管理人員進行培訓(xùn)，對其進行專業(yè)知識和技能方面的培訓(xùn)，鼓勵管理人員利用業(yè)余時間多渠道的學(xué)習(xí)專業(yè)知識和與之相關(guān)的知識，也要為管理人員提供交流平臺，在學(xué)習(xí)交流中取長補短，強化自身知識和技能。最后，要提高檔案管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能和檔案知識，進行檔案管理信息化培訓(xùn)，鼓勵其實時收集新形式的檔案及本領(lǐng)域內(nèi)的管理方法，強化自己的管理能力及服務(wù)意識，以便隨時對自己的工作進行戰(zhàn)略性調(diào)整和創(chuàng)新。

二、構(gòu)建檔案管理機制，提高檔案管理的真實性、準確性和完整性

長期以來，高校人事檔案管理內(nèi)容較為側(cè)重職工的思想面貌和社會經(jīng)歷，反映出來的歷史事跡較多，近期狀況少；刻板的材料多，生動的材料少，對個人的能力、愛好、專長和工作也就等有價值的信息反映較少，且籠統(tǒng)。工作人員因自身缺少專業(yè)知識的積累，不能及時對檔案進行鑒別和歸檔，致使檔案材料缺失，或是當(dāng)事人將檔案放置加重作廢，而無法發(fā)揮其效用。為此，必須建立健全的人事管理機制。

首先，建立達標考核機制，對人事管理工作進行定期、不定期的考核，分級指導(dǎo)和對人員升降工作進行動態(tài)管理，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

其次，要對管理制度進行完善，根據(jù)人事檔案管理實際需求和社會需要，完善人事檔案接收與管理工作制度，明確工作細節(jié)并落實。

最后，要完善人事檔案計算機輔助管理制度，收集、整理和歸檔、進轉(zhuǎn)的檔案各環(huán)節(jié)必須進行演的的審查，將虛假材料杜絕在源頭，確保人事檔案整理和歸檔工作有序進行，同時也能確保材料的真實性、準確性和全面性。

三、注重信息化建設(shè)，提高人事檔案接收與管理總體水平

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，促使高校人事檔案接收與管理工作信息化成為時代發(fā)展的必然選擇。然而，目前部分學(xué)校管理員信息化意識還不夠，思想還不夠先進，仍停留在傳統(tǒng)的滯后狀態(tài)；大部分管理工作仍是紙質(zhì)建檔和保管，管理的重點還是實體管理，管理狀態(tài)簡單且重復(fù)，人事統(tǒng)計工作多數(shù)用手工完成的，管理人員多數(shù)時間用于材料整理和裝卷，這在一定程度上造成了人員浪費。一些高校的檔案接收和管理工作中，也配置了計算機，但是僅限于打印檔案目錄，而未建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事信息無法進行檢索和查詢，計算機形同擺設(shè)。還有一些高校初步建立了電子數(shù)據(jù)庫，然而軟件功能較為單一，與上級配發(fā)的軟件不兼容，無法對復(fù)雜的人事檔案信息進行篩選、排序、分類、匯總，更無法實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案共用的局。這種情況下，必須強化人事檔案信息化進程，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成以電子信息數(shù)字化為依據(jù)的動態(tài)信息，首先，將個人信息錄入計算機中，為高校每一個職工建立一個以姓名、性別、籍貫、身份證號和本人照片等信息為基礎(chǔ)的檢索，并將個人的目錄作為條目鏈接，便于根據(jù)實際需求增加崗位調(diào)整、職務(wù)變動、考核、獎懲及教育成果等資料，逐漸形成較完整的數(shù)字信息化檔案，便于快速、及時、全面的查閱個人信息，確保信息的真實性和準確，進而提高管理人員的工作效率。其次，通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行人事檔案管理創(chuàng)新，不涉及保密的部分信息可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，從而向社會提供高質(zhì)量人才檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)資源共享，同時也能提高管理人員效率。

四、結(jié)束語

高校檔案接收與管理工作涉及的內(nèi)容比較多，上文簡要的對管理人員素質(zhì)、檔案真實性和完整性、信息化建設(shè)進行分析，其他方面應(yīng)該注意的細節(jié)，在以后的工作中還要繼續(xù)研究。同時也需要國家、高校和社會共同關(guān)注高校人事檔案接收與管理工作，使越來越多的人重視人事管理工作。

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