醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討

文/右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案　黃桂敏

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討

文/右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案黃桂敏

【摘要】為了適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需要，醫(yī)院只有做好綜合檔案數(shù)字化管理，意識到其工作的重要性，才能使醫(yī)院的各項工作得以有序進行。本文對醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性做出探討分析，為醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理提出具體可行的意見，提高醫(yī)院的管理水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理

一、基本概述

醫(yī)院檔案是由醫(yī)院各部門、各組織及個人在過去到現(xiàn)在的各項工作活動中，對那些具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等用載體對其進行的一個記錄。醫(yī)院檔案可以為醫(yī)院的各項管理提供一個參考和憑證，是醫(yī)院進行發(fā)展規(guī)劃和進行各種診療活動的憑證，也是領(lǐng)導(dǎo)決策以及規(guī)范醫(yī)務(wù)人員行為的重要依據(jù)。所謂檔案數(shù)字化，指的是充分利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等高新技術(shù)措施將傳統(tǒng)的紙張、錄音帶、錄像帶等原始檔案資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)信息庫，從而實現(xiàn)對檔案信息資源的收集、管理、快捷準確地提供利用和資源共享的目的。

二、檔案數(shù)字化在醫(yī)院管理建設(shè)中的必要性

（一）是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。黨的十八大以來，全國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了前所未有的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院各相關(guān)職能管理部門和醫(yī)療技術(shù)人員對自己檔案信息的需求也在不斷增多，對檔案信息功能多樣化的要求也愈加緊迫，因此在某一程度上促進了檔案信息交流更加頻繁，醫(yī)務(wù)人員渴望能快捷、及時、便利地獲取自己個人所需的檔案信息，他們迫切希望醫(yī)院的檔案管理部門能盡快建設(shè)一套行之有效的檔案信息查詢平臺，實現(xiàn)醫(yī)院檔案室在全院各臨床醫(yī)療單元的信息資源共享。目前，隨著信息技術(shù)的不斷拓展和更新，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息數(shù)字化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域，并得到不斷完善和成熟，在醫(yī)院實行檔案數(shù)字化管理的呼聲也愈加變得越來越高。可以說，醫(yī)院實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理對滿足醫(yī)院各部門、各醫(yī)務(wù)人員對檔案信息資源需求具有重大的影響意義。

（二）信息數(shù)字化建設(shè)在實現(xiàn)醫(yī)院綜合室檔案數(shù)字化模式的作用。目前全國一般的綜合性醫(yī)院已普遍使用一批由改變傳統(tǒng)的醫(yī)院操作模式向醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)變的集成模式，比如醫(yī)院信息系統(tǒng)、檢驗信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)（OA）等，在此過程中，形成了大量的以電子文檔形式為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫并且逐日累積。相對而言傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方式和技術(shù)手段，嚴重阻礙了醫(yī)療技術(shù)及服務(wù)水平的發(fā)展，影響到了醫(yī)院精細化管理,醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)已成為必然趨勢。

（三）節(jié)省了檔案存儲的空間，保護原始檔案。醫(yī)院綜合檔案信息量大，內(nèi)容方面涉及到黨群、行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、人事和財務(wù)等多方面信息，傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為常用載體，把醫(yī)院各部門的重要業(yè)務(wù)活動的信息進行記錄，可以按其需要進行直接的閱讀。而在信息化時代大背景下，醫(yī)院的綜合檔案管理數(shù)字化的引用，就可以把這些記錄在紙張上面的內(nèi)容，通過光盤或者是磁盤，用各種格式把信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的文檔，來進行信息的有效保存。而通過利用數(shù)字化檔案管理模式，能夠采用機讀檔案取代紙質(zhì)檔案資料，不但能夠有效減少存儲空間、降低管理成本，而且方便人們檢索利用，避免頻繁復(fù)制資料而造成紙張和人力的浪費，同時避免對檔案實體的頻繁翻閱起到保護原始檔案的作用。

（四）簡化檔案調(diào)閱程序，提高了檔案利用率。傳統(tǒng)的檔案管理模式在查閱檔案時需要先到檔案室手工查找案卷目錄,再到庫房進行紙質(zhì)檔案的查找，這種檔案查找方式費時費力，檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，利用完整的數(shù)字化的檔案信息目錄庫，只需進行關(guān)鍵詞或者重要信息的輸入，就能快速地查閱，檢索到需要的信息。這種查詢方式是十分方便和快捷的，減少了檔案信息查詢所需的時間，同時各個階層都可以利用檔案管理系統(tǒng)來瀏覽自己所需要的各種檔案原文，并不會受到檔案原文無法共享的約束，檔案的利用率和查閱速度都得到了有效的提升。

（五）突破檔案使用的空間,檔案資源實現(xiàn)高度共享。傳統(tǒng)的實體檔案通常都會遭受空間與時間的制約，而檔案數(shù)字化依托計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將醫(yī)院的各種檔案資源進行集中筑建統(tǒng)一管理平臺,通過計算機終端的檢索,檔案利用人員能夠在權(quán)限的約束范圍內(nèi)檢索自己所需要的檔案，足不出戶，就能夠查閱到自己所需檔案資料，檔案資源能夠得到最大限度地分享，并且還能將醫(yī)院的檔案資源進行有效的整合，從而有效提升其適用范疇與使用程度。

三、實施檔案數(shù)字化管理的思考

醫(yī)院綜合檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的工作復(fù)雜繁瑣，費時耗財，是一項工作量巨大的工程，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上做好前提保障工作,有選擇有計劃分段開展，同時針對檔案數(shù)字化的過程實施嚴密的監(jiān)管，保障檔案數(shù)字化工作能夠有序的進行。

（一）先決條件。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是保障檔案數(shù)字化工作有序開展的先決條件，醫(yī)院的工作重心在于醫(yī)療、教學(xué)和科研，檔案管理工作雖然很重要，但它和其他工作比起來只能算是服務(wù)角色，只有提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化工作認識和重視，才能把數(shù)字化管理工作提上重要議事日程，并對其建設(shè)納入醫(yī)院發(fā)展的整體規(guī)劃里面。同時加大檔案數(shù)字化工作的宣傳力度,保障醫(yī)院的各個管理職能都能夠意識到檔案數(shù)字化對于醫(yī)院及個人發(fā)展的重要性，使得醫(yī)院上下能夠更為積極的參與與支持。二是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)是達成檔案數(shù)字化管理目標的基礎(chǔ)條件。一是硬件設(shè)施，醫(yī)院要加大經(jīng)濟投入力度為檔案管理部門配置水平較為先進的硬件設(shè)施，比如高清數(shù)碼攝像機、復(fù)印機、打印機、高速掃描儀以及高性能計算機；二是軟件配置，軟件不僅要包含檔案應(yīng)用軟件、語言處理軟件以及操作軟件等等，醫(yī)院還應(yīng)當積極與社會中的軟件公司進行合作，開發(fā)一套適合自身實際情況的檔案管理軟件；三是人才保障，檔案數(shù)字化具有極強的技術(shù)性，因此對檔案管理工作人員的要求也較為苛刻。這就要求檔案管理工作人員要有專業(yè)化的檔案管理知識，同時也要具備高水平的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如掌握多媒體、計算機軟件、互聯(lián)網(wǎng)操作技能與知識等，成為綜合性的管理人才，才能夠有效促進醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的進行；四是健全制度的構(gòu)建，檔案數(shù)字化管理工作實現(xiàn)有章可循的關(guān)鍵在于一套針對性的體系制度，這就需要醫(yī)院綜合參考檔案數(shù)字化工作的要求與醫(yī)院自身的實際情況，構(gòu)建全新、完善、合理、科學(xué)、有效的檔案數(shù)字化各項工作制度，為數(shù)字化工作的順利進行提供保障。

（二）加強對數(shù)字化過程的控制。一是范圍鑒定。根據(jù)檔案管理的工作要求，并不是所有的室藏紙質(zhì)檔案都需要進行數(shù)字化處理，在處理檔案數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)從檔案的價值性、破損性程度、搶救性原則，實用性原則，開放性原則，解密及時性原則等因素綜合考慮，對檔案數(shù)字化的范圍進行擇優(yōu)鑒選，充分發(fā)揮數(shù)字化成果的經(jīng)濟效益和社會效益。二是前端控制。為了從整體上控制文件和數(shù)字化檔案的信息質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該積極主動介入到文件、檔案的形成時期進行管理，并適時追蹤文件的制成、印發(fā)及后期歸檔，有效實施文件前、中、后等時期到一直歸檔的通盤規(guī)劃，便于檔案運行過程中的真實性、職能、相互關(guān)系、意圖以及目的進行有效的監(jiān)管。最終實現(xiàn)檔案管理工作與文件管理工作成為一個有機的整體，才能夠有效保障檔案資源的質(zhì)量。三是質(zhì)量管理。加強數(shù)字化工作流程的質(zhì)量管理。比如針對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，針對紙質(zhì)檔案的掃描必須要嚴格遵循檔號、頁號的流程開展，以免出現(xiàn)漏掃的情況；同時還必須要根據(jù)相關(guān)需求來選擇對應(yīng)的分辨率進行掃描，從而有效保障圖像的清晰度。此外，針對圖像文件的存儲格式，應(yīng)當綜合考慮是否方便閱讀、檔案的容量等，從而有效滿足相關(guān)的需要。四是安全防范。現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案信息載體主要包括磁盤、光盤、磁帶等，這些載體易受溫度、環(huán)境、磁性、黑客侵入等因素影響，在其存儲、傳輸、處理、維護和提供利用的各個環(huán)節(jié)都面臨安全風險，極大地威脅著檔案信息的安全性。因此檔案管理部門必須要將數(shù)據(jù)的安全當作首要任務(wù)，加大各個流程的監(jiān)管力度，從而有效保障檔案資源的安全。如對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)庫備份、雙機備份和光盤備份,使所有檔案信息在光盤、U盤（移動硬盤）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）服務(wù)器等載體上實現(xiàn)了高質(zhì)量的存儲和管理,并且制定嚴格的管理辦法,分層次進行使用權(quán)限授權(quán),保障檔案信息的可控性與安全性。

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