新時期醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展與思考

文/山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院　趙常婷

新時期醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展與思考

文/山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院趙常婷

【摘要】電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作提供了更多的便利，大大提高了檔案管理人員的工作效率，成為了新時期檔案管理工作的一個亮點。如今電子文件是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案具有一定的優(yōu)勢，但是在實際的管理工作中仍然存在一定的問題，所以，醫(yī)院在實行電子檔案管理時，要處理好由此引起的各種問題。本文主要分析研究了目前醫(yī)院電子檔案管理村在的問題，并提出了相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】新時期；醫(yī)院；電子檔案管理；問題；對策

隨著計算機的普及和科技的發(fā)展進步，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過度。電子檔案的應(yīng)用有效地減輕了工作人員的工作量，提高工作效率和工作質(zhì)量，還有利于文件的完善。新時期醫(yī)院電子檔案管理對工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)提出了更高的要求，如何實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)收集、整理、管理、和儲存成為檔案管理人員面臨的新問題。

一、醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時代，要求醫(yī)院檔案管理人員在掌握基礎(chǔ)的科學(xué)文化知識和檔案專業(yè)知識的同時，還要對醫(yī)院科學(xué)研究和醫(yī)學(xué)相關(guān)知識有所了解，在如今的電子檔案時代，計算機操作技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案管理者必備的工作技能。而大部分醫(yī)院檔案管理中缺乏高水平的專業(yè)人才，大部分由行政、醫(yī)技部門站崗者擔(dān)當(dāng)，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識老化、管理水平滯后的問題，不符合現(xiàn)代化檔案管理工作的實際需要。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入。電子檔案的管理需要長期的資金投入，而醫(yī)院對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，對醫(yī)療設(shè)備和儀器的投入力度較大而忽略了檔案管理所需硬件環(huán)境等的資金投入，專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴(yán)重，掃描儀、刻錄機等硬件設(shè)備的購置方面資金投入不足，檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平不高。

（三）電子文件的特性帶來的問題。與普通紙質(zhì)文件不同，電子文件具有較強的依賴性，保存環(huán)境特殊，并具有信息易共享，難識別的特征，這一系列的特征為檔案管理工作提供了諸多便利，但是在方便的同時也帶來了新的問題，文件資料對操作軟件極強的依賴性給重要文件的安全管理帶了隱患；而且電子文件很容易被修改和復(fù)制，這樣就難以保存檔案的原始記錄，檔案將面臨盜竊、修改、丟失甚至銷毀的危險；此外，電子文件沒有正本與副本的差異，在檔案的收集和管理工作中難以對其進行正確決斷；最后，存儲電子文件的光盤和其他儲存介質(zhì)的保存問題也是一個問題。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善。目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準(zhǔn)確預(yù)測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。大部分醫(yī)院沒有制定完備的電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等一些列配套的管理制度，檔案管理過程隨性強，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的幾點思考

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)加強對電子檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，在具備檔案專業(yè)的理論知識外，使其掌握必要的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子文件知識，通曉知識產(chǎn)權(quán)保護和基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全維護知識，提高工作人員的計算機運用和操作能力，對電子文件的管理發(fā)揮必要的監(jiān)督作用。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對檔案管理加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，購買高性能的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，還要配置必要的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，提高文件管理的安全性；為電子文件建立安全有效的儲存空間，加強對光盤等儲存載體的保存管理，檔案庫房配置好除濕、空調(diào)、滅火設(shè)備。

（三）嚴(yán)格把關(guān)電子信息的歸檔，做好電子信息的動態(tài)管理。

首先，對電子信息進行嚴(yán)格的檢查、鑒定和驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保電子信息的專業(yè)性和安全性。其次，加強對電子信息的動態(tài)管理，及時對其進行更新和補充，實行動態(tài)管理。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的電子檔案管理制度，并明確檔案管理中責(zé)任的歸屬，做到有章可循。電子檔案從收集到利用整個過程的工作納入到科室文件處理和檔案管理程序中，并將其納入到相關(guān)人員崗位職責(zé)中，規(guī)范檔案管理行為。

三、結(jié)束語

電子信息是時代的產(chǎn)物，新時期醫(yī)院電子檔案的管理是一項需要長期投入的重要工作，未來的工作中將面臨更多的問題，所以需要從管理方法和管理創(chuàng)新方面不斷改進，緊跟時代步伐，加強對電子檔案的管理和利用，實現(xiàn)對電子檔案的安全、高效管理和利用。

參考文獻：

[1]徐如民.建設(shè)電子文件與電子檔案管理思路[J].城建檔案,2010.

[2]王莉紅.淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)論壇,2011.