高校校史工作中的檔案管理解析

文/河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院教務(wù)處　朱麗紅

高校校史工作中的檔案管理解析

文/河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院教務(wù)處朱麗紅

【摘要】在高校管理中校史工作的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，校史檔案管理工作展現(xiàn)其獨(dú)特的功能為師生以及相關(guān)人員提供需要的資料。校史工作中檔案管理應(yīng)該要對其進(jìn)行分級管理，同時(shí)，要保證檔案具有一定的完整性，并且對其建立方便查詢的管理模式，這樣才能夠建設(shè)出具有特色的檔案服務(wù)平臺(tái)。

【關(guān)鍵詞】高校；校史工作；檔案管理

高校校史工作是一項(xiàng)長期的辦學(xué)歷史以及學(xué)校歷史發(fā)展的記錄過程，是學(xué)校豐富的資源，整理校史不僅能對學(xué)校歷史進(jìn)行梳理，還能夠很好的繼承與發(fā)揚(yáng)學(xué)校的傳統(tǒng)精神與文化。因此，撰寫校史是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，校史工作人員必須在認(rèn)真查閱和分析大量史料基礎(chǔ)上，才可以建立檔案。一直以來，檔案部門的工作仍停留在檔案的管理階段，沒有發(fā)揮出其自身優(yōu)勢，高校正在快速發(fā)展，檔案部門應(yīng)該利用相關(guān)資料，對其開發(fā)利用，在撰寫時(shí)，要以積極的心態(tài)進(jìn)行撰寫，從而推動(dòng)校史檔案工作的發(fā)展。

一、校史檔案的作用

（一）激發(fā)學(xué)生對學(xué)校的熱愛。在高校校史檔案中，記錄著高校的發(fā)展歷程，其本身是一部具有教育意義的教科書，不僅能夠激發(fā)出教師與學(xué)生們的榮譽(yù)感和自豪感，并且也是學(xué)校為社會(huì)服務(wù)的重要途徑。高校校史可以使師生感到“以校為榮”的心理狀態(tài)，因此，會(huì)更加珍惜在學(xué)校讀書的機(jī)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，且能夠自覺的維護(hù)學(xué)校的聲譽(yù)，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

（二）展示學(xué)校歷史底蘊(yùn)。校史檔案具有記錄高校發(fā)展歷程以及總結(jié)高校發(fā)展歷程的功用，涵蓋學(xué)校教學(xué)、科研等多方面的工作，同時(shí)記錄了學(xué)生、教師等一些活動(dòng)與事例。校史檔案內(nèi)容具有一定的多樣化，展示著學(xué)校的歷史底蘊(yùn)。從檔案內(nèi)容上來講，校史檔案是由當(dāng)事人使用文件轉(zhuǎn)化過來的，并不是在事后編制的，是能夠令人相信的歷史記錄，作為歷史檔案，有一定的歷史證據(jù)的作用。從檔案形式上來講，文件能夠保留歷史標(biāo)記，并且很多文件都是當(dāng)事人親自手寫，還有很多文件有相關(guān)負(fù)責(zé)人的批示，或者蓋有個(gè)人印章，這些帶有原始印記的檔案具有一定的真實(shí)印記，能夠有效的展示學(xué)校的歷史底蘊(yùn)。

（三）“雙套制”管理手段。隨著社會(huì)科技水平的不斷發(fā)展，信息交流也逐漸頻繁，檔案的信息來源也更加廣闊，并且，校史檔案的信息的載體也發(fā)生著一些變化。目前，已經(jīng)開始使用電子文件以及照片等先進(jìn)的技術(shù)作為載體，進(jìn)行對歷史檔案的記錄。在電子檔案仍有一些缺陷沒有解決的情況下，一些高校是采用電子檔案盒紙質(zhì)檔案共存的方式進(jìn)行存檔，這種“雙套制”管理，在很多高校校史工作的檔案管理中應(yīng)用較為普遍。

二、高校校史工作中檔案的管理

在高校校史工作中，檔案的管理有時(shí)間跨度大、檔案多且內(nèi)容雜、發(fā)生的事件各有不同等特點(diǎn)，因此，就需要對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，在對校史檔案管理時(shí)，需要做到以下幾個(gè)方面，具體內(nèi)容如下：

（一）校史檔案分級管理。在對校史檔案進(jìn)行管理時(shí)，要對校史檔案進(jìn)行分析管理，實(shí)現(xiàn)校史大難院系的二級管理，就是說在黨政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹相關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對檔案管理工作的規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，并指導(dǎo)各院系根據(jù)自身科研以及教學(xué)特點(diǎn)，對校史工作的目標(biāo)以及發(fā)展方向進(jìn)行規(guī)劃，建立檔案管理的相關(guān)制度，從而形成院系二級管理，實(shí)現(xiàn)校史工作和檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

（二）維護(hù)校史檔案的完整。檔案的安全是校史工作的首要內(nèi)容，因此，學(xué)校要加強(qiáng)對檔案載體的保護(hù)，并且采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行延長檔案的壽命。對校史當(dāng)來說，如果數(shù)據(jù)不完整，就意味著檔案實(shí)體失控，引起檔案信息的遺失，為學(xué)校檔案安全留下隱患。在日常對檔案的管理中，要做到檔案的歸類完整，使其時(shí)間、地點(diǎn)、背景、作者等信息都保留完整。從一定意義上來講，檔案工作能夠?yàn)樾Ｊ返木帉懙於▓?jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且會(huì)推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

（三）建立便于查詢的檔案管理模式。高校校史工作中，校史檔案要對其立卷的方式進(jìn)行改進(jìn)，主要以單位組卷方式，且要以計(jì)算機(jī)為輔助作用進(jìn)行立卷管理，這種方式能夠便于信息的查詢與利用，對于沒有價(jià)值的信息可以及時(shí)的刪除處理，并且立卷方式還不用考慮拆卷這一難題。在校史保管期限調(diào)整時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對其刪改及調(diào)整，可以提升校史工作的工作效率。計(jì)算機(jī)管理是文件的整理的基本條件，對其整理的具體步驟是：首先，要對文件裝訂固定，并以單位對其進(jìn)行年度保管分類，其次，對文件的時(shí)間進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)文件的重要性對其排列，將排列結(jié)果顯示在文件的上方，并填寫項(xiàng)目需要填寫的內(nèi)容。再次，對其編制文件的目錄，進(jìn)行歸檔分類。最后，將文件歸檔分類后進(jìn)行順序的裝盒處理。

三、結(jié)束語

綜上所述，校史檔案在校史工作中具有重要意義。校史檔案管理和利用是校史工作的主要任務(wù)，校史檔案的開發(fā)對以后高校教育參考具有一定的作用，可以激發(fā)學(xué)生與教師對學(xué)校的熱愛之情。通過對高校校史工作中的檔案管理進(jìn)行分析，從而來提升對校史檔案的管理，以及提高高校對校史檔案的使用效果。

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