淺談新形勢(shì)下檔案管理研究
——以住房資金管理為例

文/山東省萊西市住房資金管理中心　王雯

淺談新形勢(shì)下檔案管理研究
——以住房資金管理為例

文/山東省萊西市住房資金管理中心王雯

【摘要】住房公積金是我國(guó)在發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的一項(xiàng)住房保障政策，在住房保障方面發(fā)揮著重要作用。住房公積金檔案管理工作是住房公積金業(yè)務(wù)的重要構(gòu)成部分，是其他相關(guān)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，只有做好住房公積金檔案管理工作才能保障住房公積金業(yè)務(wù)工作的安全與規(guī)范。本文主要介紹了住房公積金檔案管理的特點(diǎn)、新形勢(shì)下面臨的問(wèn)題及管理方式。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；住房公積金；創(chuàng)新方法

一、住房公積金檔案管理的特點(diǎn)

住房公積金檔案管理工作是隨住房公積金業(yè)務(wù)需求而形成的，并在形成、發(fā)展過(guò)程中呈現(xiàn)出了一定的特點(diǎn)。

（一）多樣性和周期性特點(diǎn)。住房公積金業(yè)務(wù)內(nèi)容多，從公積金賬戶的開戶、銷戶、繳存、提取到戶頭的轉(zhuǎn)移要涉及到多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，其中有住房公積金管理中心、辦事處，銀行機(jī)構(gòu)、公證處，繳存單位、繳存職工，這些環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到檔案的管理問(wèn)題。每種業(yè)務(wù)又會(huì)因?yàn)榫唧w要求不一樣而作出細(xì)分，這就構(gòu)成了住房公積金檔案種類繁多的原因。同時(shí)，住房公積金檔案管理還有這周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，這是因?yàn)樽》抗e金貸款從審查、協(xié)議的簽訂，再到發(fā)放、還款往往要經(jīng)過(guò)幾年到幾十年的時(shí)間，在這個(gè)周期內(nèi)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展還需不斷更新和補(bǔ)充檔案材料。

（二）針對(duì)性和隨時(shí)性特點(diǎn)。住房公積金的資金規(guī)模是相當(dāng)龐大的，任何的風(fēng)險(xiǎn)損失都是不被允許的，它的繳存、使用都必須在規(guī)定的程序下接受嚴(yán)格的監(jiān)督，在對(duì)公積金的業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)的時(shí)候都要根據(jù)辦理時(shí)的業(yè)務(wù)憑證來(lái)判斷。這些形成的公積金檔案除了給公積金中心辦理自身業(yè)務(wù)時(shí)提供服務(wù)，還給繳存的單位或個(gè)人提供查詢、提取等服務(wù)。所以說(shuō)，公積金繳存的單位或個(gè)人都是住房公積金檔案的使用者。

（三）留轉(zhuǎn)規(guī)范化特點(diǎn)。住房公積金管理檔案的形成不僅是在住房公積金管理中心、辦事處，其實(shí)像跟辦理公積金有關(guān)的銀行機(jī)構(gòu)、擔(dān)保公司等都是公積金檔案形成的貢獻(xiàn)者。在辦理住房公積金相關(guān)的業(yè)務(wù)時(shí)，不管是單位還是個(gè)人都必須提供各種符合要求的材料，由辦事處人員審查通過(guò)之后才能辦理具體業(yè)務(wù)，并同時(shí)留存紙質(zhì)材料。

二、住房公積金檔案管理存在的問(wèn)題

住房公積金檔案管理事關(guān)繳納單位和個(gè)人的切身利益，也關(guān)系到公積金管理中心業(yè)務(wù)辦理的效率，但由于住房公積金檔案管理的特點(diǎn)，在實(shí)踐工作中還存在的不少的問(wèn)題。

（一）檔案種類繁多復(fù)雜且流動(dòng)性強(qiáng)。住房公積金涉及到的檔案類型是非常多的，有來(lái)自住房公積金管理中心的，有來(lái)自銀行機(jī)構(gòu)的，有來(lái)自繳存?zhèn)€人或單位的；而且公積金檔案包含的內(nèi)容也非常之多，有各種業(yè)務(wù)單據(jù)、材料、財(cái)務(wù)憑證等等。由于工作需要，這些檔案也需要在不同的部門之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)、調(diào)閱，除了直接對(duì)檔案進(jìn)行管理的部門之外，有些業(yè)務(wù)檔案也分散留存在各地的公積金管理中心的辦事處，頻繁的流動(dòng)無(wú)疑會(huì)給管理工作增加不小的難度，一不小心就容易造成檔案的丟失、遺漏，給后續(xù)的檔案管理工作造成隱患。另外，住房公積金的業(yè)務(wù)辦理會(huì)隨著不同時(shí)期政策的變更會(huì)有一些資料的追加，公積金中心檔案的管理模式相對(duì)比較集中，而各地的辦事機(jī)構(gòu)卻需要隨業(yè)務(wù)需求而調(diào)用檔案，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理流動(dòng)性強(qiáng)，給管理帶來(lái)一定難度。

（二）檔案建立標(biāo)準(zhǔn)不完全統(tǒng)一。我國(guó)實(shí)行住房公積金檔案管理的歷史是比較短的，但是數(shù)量和類型的增速卻很快，相關(guān)的法律法規(guī)條例的完善速度卻跟不上。公積金檔案管理的業(yè)務(wù)也是從簡(jiǎn)單逐步變得復(fù)雜，這使得檔案資料積累的數(shù)量也越來(lái)越多，依靠目前的管理?xiàng)l例還尚不能對(duì)所有的業(yè)務(wù)類型起到規(guī)范的作用，導(dǎo)致管理方式混亂、標(biāo)準(zhǔn)不一。按目前來(lái)講，我國(guó)還沒(méi)有出臺(tái)法律對(duì)全國(guó)的住房公積金檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，各地都是根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r和經(jīng)驗(yàn)來(lái)開展工作，這使得相關(guān)的工作開展有點(diǎn)不暢通。

（三）檔案資料建立不完善而存在風(fēng)險(xiǎn)。隨著住房公積金檔案的類型和數(shù)量越來(lái)越多，國(guó)家也越來(lái)越重視相關(guān)管理法規(guī)的出臺(tái)。住房公積金檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)是相當(dāng)高的，特別是貸款檔案資料，其作為原始憑證，對(duì)防范住房公積金貸款帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)有很大的作用，在貸款年限及往后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都具有重要的意義。有些地方的住房公積金管理中心沒(méi)有建立貸款檔案管理制度、沒(méi)有配置專門的檔案員、貸款后沒(méi)有重視管理資料的收集，最終造成檔案資料的不完整，這種現(xiàn)象也是普遍存在的。

三、強(qiáng)化住房公積金檔案管理的方法內(nèi)容

在新時(shí)期下，針對(duì)住房公積金檔案管理存在的問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，采取正確有效的方法來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。

（一）建立規(guī)范化的“電紙雙軌制”檔案。紙質(zhì)檔案不會(huì)因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)故障而造成丟失，但容易遭外力損壞或丟失；電子檔案不易丟失或損壞，但一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)故障就容易毀于一旦；建立起紙質(zhì)和電子雙軌制檔案，可以做到調(diào)閱方便、準(zhǔn)確、快捷，又可以保障保管的安全性。利用掃描儀和拍照技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和拍照的形式保存成電子文檔進(jìn)行儲(chǔ)存管理，在公積金業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)如遇到需要重復(fù)提交資料情況的就不需要再重新提交了，工作人員也不需要多次審核，只需要將繳存人在開戶登記環(huán)節(jié)提交的檔案資料調(diào)閱出來(lái)共享就可以了，這樣一來(lái)也可以減輕檔案管理人員的工作量，提高辦事效率。另外，在電子檔案的建立過(guò)程中，要遵照一定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，比如對(duì)于一筆貸款業(yè)務(wù)，應(yīng)該以一筆業(yè)務(wù)檔案為單位進(jìn)行掃描，保持檔案的獨(dú)立性，并保持其內(nèi)容完整、清晰。

（二）重視對(duì)兩種檔案的安全管理工作。檔案管理要求管理人員具備保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)，在每個(gè)環(huán)節(jié)上務(wù)必做到嚴(yán)格謹(jǐn)慎，防止檔案信息的泄露。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案的管理、遠(yuǎn)程調(diào)閱查詢帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了安全性問(wèn)題，比如在輸入、傳輸?shù)倪^(guò)程中出現(xiàn)誤操作、電子設(shè)備故障、病毒入侵等都會(huì)帶來(lái)難以預(yù)知的危害。因此，對(duì)于電子檔案的管理需要采用專業(yè)的安全防范技術(shù)，杜絕潛在的隱患，以確保電子檔案的安全性和完整性。住房公積金電子檔案作為具有重要作用的資料，不僅要保證信息利用安全、歸檔有序、責(zé)任明確，而且在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)保存、遷移、檢查的過(guò)程中要保證數(shù)據(jù)檔案資料信息的安全。比如，通過(guò)加強(qiáng)硬件、軟件管理，規(guī)范權(quán)限管理、加密通訊等手段保證系統(tǒng)的安全不受入侵攻擊。對(duì)于紙質(zhì)檔案則要建立流轉(zhuǎn)、借閱、保密等制度，規(guī)范操作流程。

（三）提高檔案管理重視程度，明確責(zé)任加強(qiáng)監(jiān)督。住房公積金檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，建立健全部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任制度，要求檔案、信息、信貸、法制、財(cái)務(wù)、辦事處等部門的所有工作人員都具備安全意識(shí)、法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。住房公積金檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要保障，所以需要培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感。作為住房公積金檔案管理人員也要自覺(jué)深入學(xué)習(xí)法律法規(guī)，提高法律意識(shí)、保密意識(shí)、電子文件管理技術(shù)水平，不斷提高自身的管理能力。通過(guò)制度的建立，各部門之間的工作人員都應(yīng)該加強(qiáng)溝通、共同協(xié)商處理問(wèn)題，對(duì)安全管理和制度履行方面進(jìn)行定期的監(jiān)督檢查，提升檔案管理質(zhì)量，以確保為廣大公積金繳存人提供優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

住房公積金檔案管理關(guān)系著繳存單位或個(gè)人的切身利益，關(guān)系到資金管理本身是否安全、科學(xué)，作為住房公積金檔案管理部門要及時(shí)了解住房公積金的新特點(diǎn)，并不斷研發(fā)出更加科學(xué)、高效的管理方法，這樣才能切實(shí)保障住房公積金利益相關(guān)人的切身利益，從而促進(jìn)我國(guó)住房公積金檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。

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