信息化時(shí)代單位檔案管理的創(chuàng)新路徑探析

文/呂梁市社會(huì)福利院　劉建玲

信息化時(shí)代單位檔案管理的創(chuàng)新路徑探析

文/呂梁市社會(huì)福利院劉建玲

【摘要】現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在這樣一種背景下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠使單位的檔案管理工作更加科學(xué)、完善，也更加方便。本文從檔案的信息化建設(shè)相關(guān)概念入手，介紹了信息化發(fā)展的趨勢(shì)，分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并且提出了在信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的新思路以及相關(guān)措施。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案；管理

顧名思義，檔案信息化建設(shè)是指國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)整理檔案，使得檔案管理現(xiàn)代化的步伐進(jìn)一步加快?？傊瑱n案信息化就是由紙質(zhì)的實(shí)體模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒛Ｊ降倪^(guò)程。這個(gè)過(guò)程不是一蹴而就的，需要一定的時(shí)間。所以，單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，積極采納使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)施，不管提高檔案管理的水平。

一、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理的工作效率。對(duì)眾多單位而言，檔案管理工作所面對(duì)的對(duì)象通常都是數(shù)以萬(wàn)計(jì)的，內(nèi)容紛繁復(fù)雜，涉及到單位的方方面面，如果沒(méi)有信息化的幫助，檔案的整理與保存都是一項(xiàng)繁重的工作。利用現(xiàn)代化的信息化設(shè)備，檔案管理部門(mén)就能夠較為有效地提高工作效率，進(jìn)行檔案的整理與保存工作，能夠節(jié)省人力、物力、財(cái)力。

（二）提高對(duì)陳舊檔案的管理效率。在單位之中，進(jìn)行檔案整理的時(shí)候我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，各類(lèi)檔案令人眼花繚亂，培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、活動(dòng)、評(píng)聘……這些資料以及數(shù)據(jù)對(duì)于單位都是非常重要的，很多都屬于需要長(zhǎng)期保存類(lèi)。但是，如果使用紙質(zhì)的檔案保存，首先檔案室便是一大考驗(yàn)，面對(duì)大量的紙質(zhì)檔案，目前各個(gè)單位的檔案室都是捉襟見(jiàn)肘；其次是查詢(xún)工作困難，人工查詢(xún)讓檔案工作人員的管理變得比較繁重。而如果采用信息化的設(shè)備與技術(shù)，單位可以將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行真空、數(shù)字化的現(xiàn)代化處理，這樣不僅提高了檔案的保存率、節(jié)省了存放空間，同時(shí)查詢(xún)與調(diào)用也更為方便。

（三）促進(jìn)檔案文件信息的交流和分享。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在搬運(yùn)方面十分不便，所以單位的各個(gè)部門(mén)或者是各個(gè)單位之間在檔案交流分享方面一直都是一個(gè)缺陷，但是信息化的管理技術(shù)很好地彌補(bǔ)了這一缺陷。在應(yīng)用了信息化技術(shù)之后，檔案的管理級(jí)別發(fā)生了巨大的變化，由案卷級(jí)朝著文件級(jí)轉(zhuǎn)變，體系化管理的模式初步形成。信息化技術(shù)的使用使得單位的各個(gè)部門(mén)之間聯(lián)系更為緊密，檔案查詢(xún)更為方便快捷，從而提高了檔案的使用效率，提高了檔案管理的工作質(zhì)量。

（四）提高檔案保存的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存受自然環(huán)境影響比較大，而電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案，保存壽命更長(zhǎng)，而且具有一定的穩(wěn)定性。電子檔案通常使用移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等一些電子文件載體進(jìn)行保存，一般而言，每份電子檔案都會(huì)進(jìn)行二至三份備份，大大提高了電子檔案保存的穩(wěn)定性以及安全性。這些電子文件載體無(wú)論是存儲(chǔ)還是讀取都非常方便快捷，受外界影響比較小，因而穩(wěn)定性強(qiáng)，可以滿(mǎn)足單位長(zhǎng)期存儲(chǔ)檔案的需要。

（五）提高檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的速率以及安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，稍有不甚便會(huì)造成檔案的遺失。而在信息化管理技術(shù)的基礎(chǔ)之上，采取相應(yīng)的技術(shù)手段便能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行檔案的傳遞，這在無(wú)形當(dāng)中便減少了運(yùn)輸檔案所使用的時(shí)間，提升了傳遞速率，同時(shí)安全性也得到了極大的保證。

二、信息化時(shí)代的檔案管理新思路

信息化時(shí)代的檔案管理方式與傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行比較，無(wú)論是在思想上還是內(nèi)容上都需要全方位的創(chuàng)新。首先體現(xiàn)在工作人員的思想觀念上，必須要與時(shí)俱進(jìn)，摒棄過(guò)去遺留的那些落后的觀念；其次是工作人員的技術(shù)，需要其不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握信息化的技術(shù)手段，只有這樣才能夠適應(yīng)檔案信息化管理工作。

（一）變管理為服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理只不過(guò)是一種單純的管理性工作，但是時(shí)代的發(fā)展變化使得信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，過(guò)去想都不敢想的信息共享與傳遞在幾秒之中便能夠完成。在這樣一種背景下，人們對(duì)于檔案材料的便捷度要求日益提高，這就需要檔案管理部門(mén)必須要從自身出發(fā)，轉(zhuǎn)變過(guò)去那種傳統(tǒng)的工作性質(zhì)，而是以服務(wù)的理念來(lái)指導(dǎo)工作。例如，利用信息化的優(yōu)勢(shì)幫助服務(wù)對(duì)象提供更為完善和豐富的檔案資料，將電子檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)分類(lèi)，以方便他人的查詢(xún)等等。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，人們對(duì)于檔案資料以及信息的需求也越來(lái)越多，種類(lèi)也更為豐富，獲取檔案的速度上也有了更高的要求，所以作為檔案管理部門(mén)必須要讓自己的管理服務(wù)更進(jìn)一步。

（二）變被動(dòng)為主動(dòng)。傳統(tǒng)的檔案管理材料全部是枯燥的紙質(zhì)材料，而現(xiàn)在的信息化檔案管理面對(duì)的是各種電子材料，要想提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，滿(mǎn)足人們的各種要求，檔案管理工作就要由被動(dòng)變主動(dòng)。例如，將相關(guān)人員更新后的信息進(jìn)行自動(dòng)上傳與修改，以便在信息需要更新的時(shí)候系統(tǒng)可以主動(dòng)地進(jìn)行提示，避免漏下。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要將檔案服務(wù)進(jìn)行一定的延伸，也就是無(wú)論在何時(shí)、何地都能夠?qū)n案進(jìn)行查詢(xún)，這樣檔案管理的方便快捷就得以很好地體現(xiàn)。

（三）變實(shí)體為虛體。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化時(shí)代的檔案資料管理便不再需要大量的紙質(zhì)材料，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槭褂脽o(wú)紙化的信息采集以及操作，根據(jù)不同的需求，檔案的種類(lèi)以及方式也在悄然發(fā)生著變化，在不斷地豐富之中。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，讓檔案電子化管理的功能變得更為強(qiáng)大，數(shù)據(jù)的更新速度更快，查詢(xún)也更為快捷。

三、信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的措施

（一）不斷提高檔案信息系統(tǒng)化水平。在信息化時(shí)代，要想使檔案管理工作有所創(chuàng)新，那么就需要提高信息系統(tǒng)化水平。檔案系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)必須要達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，只有如此，各個(gè)環(huán)節(jié)才能夠相互聯(lián)系，進(jìn)而發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，從而不斷提高信息化系統(tǒng)的功能。當(dāng)然，檔案的電子系統(tǒng)在運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不同的問(wèn)題，其自然會(huì)使得系統(tǒng)運(yùn)作能力有所下降，從而影響檔案工作的順利開(kāi)展，這也是單位檔案管理部門(mén)要不斷提高檔案信息系統(tǒng)水平的一個(gè)重要原因。

（二）做好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是單位進(jìn)行電子檔案信息體系管理的一個(gè)有利措施，不可否認(rèn)，我國(guó)的電子檔案信息體系目前還只是停留在對(duì)文件的處理以及系統(tǒng)管理的發(fā)展時(shí)期，進(jìn)一步完善還需要一定的時(shí)間。所以，在這個(gè)時(shí)期，建立以及完善數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案工作以及對(duì)該工作進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新都起著至關(guān)重要的作用。因此，必須要加大數(shù)據(jù)庫(kù)分析研究的力度，從而進(jìn)一步創(chuàng)新電子檔案工作。

（三）完善相關(guān)制度。就我國(guó)目前檔案信息管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，主要存在以下四個(gè)方面的問(wèn)題：第一，技術(shù)相對(duì)比較落后；第二，規(guī)范性較差；第三，檔案之間的分享不及時(shí)；第四，工作人員技術(shù)水平較低。仔細(xì)分析上述四個(gè)問(wèn)題，檔案管理工作要想創(chuàng)新，首先應(yīng)該建立一套較為完善的管理體系來(lái)規(guī)范電子檔案的信息工作，其次要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，定期對(duì)其進(jìn)行考核，對(duì)不能符合要求的人員要予以辭退或轉(zhuǎn)崗，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案工作信息化不僅在硬件上需要進(jìn)行進(jìn)一步的更新，同時(shí)更需要檔案管理人員思想的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，從而能夠開(kāi)發(fā)出更加適合現(xiàn)代社會(huì)需求的檔案管理服務(wù)，使得檔案管理系統(tǒng)更加完善，從而不斷加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展。檔案信息化對(duì)單位的管理提出了更高的要求，同時(shí)檔案管理工作的好壞也影響著單位現(xiàn)代化的提升。從這個(gè)意義上而言，單位的檔案信息化可以進(jìn)一步改善各單位的管理環(huán)境，豐富檔案的管理以及服務(wù)形式，對(duì)提升整個(gè)單位的信息現(xiàn)代化起著極為重要的作用。

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