淺析信息化時(shí)代利用大數(shù)據(jù)提高基教檔案管理的服務(wù)意識(shí)

殷佳

【摘 要】基教檔案管理從單純關(guān)注檔案實(shí)體逐步轉(zhuǎn)移到關(guān)注數(shù)字化檔案管理下所有存儲(chǔ)的信息和數(shù)據(jù)，管理模式也會(huì)隨之產(chǎn)生很多新的改變和創(chuàng)新。傳統(tǒng)模式下的基教檔案管理是很有局限性的，信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)利用使基教檔案得到了重生，使基教檔案管理的服務(wù)功能被重新挖掘，基教檔案管理在信息化時(shí)代下應(yīng)用大數(shù)據(jù)是必然趨勢(shì)，它從單純的檔案管理逐步走向知識(shí)管理，大數(shù)據(jù)下的基教檔案管理煥發(fā)出新的能量。

【關(guān)鍵詞】基教檔案管理 ? ? 數(shù)字化 ? ? 大數(shù)據(jù) ? ? ?信息化時(shí)代

隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息化時(shí)代的大數(shù)據(jù)應(yīng)用層出不窮，它也為基教檔案管理提供了豐富的手段，學(xué)校的教學(xué)、管理等大量地被電子化、數(shù)字化，這給基教檔案管理既帶來(lái)了機(jī)遇，也相應(yīng)提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，它為基教檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī);另一方面，傳統(tǒng)的基教檔案管理也已很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化帶來(lái)的沖擊，從而促使基教檔案管理從單純關(guān)注檔案實(shí)體逐步轉(zhuǎn)移到關(guān)注數(shù)字化檔案管理下所有存儲(chǔ)的信息和數(shù)據(jù)，管理模式也會(huì)隨之產(chǎn)生很多新的改變和創(chuàng)新?？梢灶A(yù)見(jiàn)的是，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化應(yīng)用會(huì)為基教檔案管理開(kāi)啟新的活力，提高基教檔案管理的服務(wù)意識(shí)就是其中之一。因?yàn)閿?shù)字化管理正日趨成為基教檔案管理的最終手段，也是對(duì)傳統(tǒng)的基教檔案管理模式的新的延伸和發(fā)展。

一、傳統(tǒng)模式下的基教檔案管理局限性

傳統(tǒng)模式下的基教檔案管理存在著很大的局限性，它一般是應(yīng)用手工收集材料并保存材料，管理人員把要存檔的材料（文件、書(shū)報(bào)、物品等）分門別類歸集一起，然后存放到檔案室中。這種檔案管理方式一直沿襲至今。傳統(tǒng)模式的檔案管理側(cè)重點(diǎn)是在收集、保存、編冊(cè)、編纂目錄，并要求存檔材料必須完整，對(duì)借閱者來(lái)說(shuō)也相對(duì)復(fù)雜，不能使更多人同時(shí)使用，利用率受到很大局限。

由此可以看出傳統(tǒng)模式下的基教檔案管理存在著不小的局限性：

（一）管理檔案人員工作量繁重

基教單位擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)一批又一批未來(lái)的希望之星的重任，檔案材料的進(jìn)出頻繁且來(lái)源多樣，有新的教改政策，人員的職稱評(píng)定、流動(dòng)，教學(xué)資料的備案等，整理收集消耗了大量的人力、物力，有時(shí)為了達(dá)到材料的完整性，還要加派人力去催辦、審查、核對(duì)才可進(jìn)行存檔前的編目編冊(cè)，管理檔案人員工作量繁重，根本無(wú)暇進(jìn)行服務(wù)上的創(chuàng)新。

（二）存檔物占據(jù)了極大的空間，有的已快到達(dá)極限

有些基教單位的檔案材料經(jīng)過(guò)幾十年的日積月累，數(shù)量巨大，存儲(chǔ)的空間已達(dá)到了極限。如此不堪重負(fù)也令管理者束手無(wú)策，傳統(tǒng)檔案管理模式很早就遇到了瓶頸，進(jìn)行變革已刻不容緩。

（三）檔案應(yīng)用困難

過(guò)去傳統(tǒng)的借閱檔案者必須先填寫(xiě)一份申請(qǐng)表，批復(fù)后借閱者必須到檔案管理現(xiàn)場(chǎng)等待管理檔案人員從大堆的文件材料中找出借閱者要的材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。雖然當(dāng)時(shí)也有一些目錄檢索等工具可以使用，但還是要花費(fèi)借閱者和管理人員大量的時(shí)間，如碰到所借閱的材料先期已借出，就無(wú)法滿足后來(lái)者的借閱要求，更不要說(shuō)在家里、外地查閱檔案了，阻礙了基教單位與共建單位的信息互訪、交流。

（四）檔案存檔安全性較差

由于傳統(tǒng)檔案來(lái)源大多為實(shí)物，多數(shù)為紙質(zhì)的文件、記錄等，極易被蟲(chóng)蛀、回潮發(fā)霉、鼠咬，也難防火情、水災(zāi)、偷盜。如果被損壞的是獨(dú)此一物則損失慘重甚至滅絕。所以改變傳統(tǒng)的存檔方式迫在眉睫。

二、信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)利用使基教檔案得到了重生

信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)利用到基教檔案管理中已成為一種趨勢(shì)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)事物進(jìn)行了數(shù)據(jù)化模式的處理，通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行組織評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，產(chǎn)生了極大的價(jià)值。作為智慧城市一體化之一的基教檔案管理信息集成服務(wù)，它是智慧城市建設(shè)和發(fā)展的重要的一部分。政府通過(guò)它獲取大量的信息資源進(jìn)行決策。信息資源的建設(shè)是智慧城市建設(shè)中重要的內(nèi)容和基礎(chǔ)、各地各類檔案館（室）是海量信息的“集聚地”，加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和集成服務(wù)，是檔案工作融入智慧城市建設(shè)的重要舉措。由此，利用信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)讓基教檔案管理得到了重生，也讓過(guò)去根本無(wú)暇顧及創(chuàng)新服務(wù)的管理者騰出手來(lái)利用大數(shù)據(jù)的海量信息處理結(jié)果應(yīng)用到服務(wù)的創(chuàng)新上。

（一）信息化、數(shù)字化的基教檔案管理需要知識(shí)管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代的基教檔案者必須具有一定的知識(shí)積累，其職能的根本轉(zhuǎn)變?cè)谟谀軌驈暮Ａ康臄?shù)據(jù)中提煉出有價(jià)值的信息讓有關(guān)科室、責(zé)任人進(jìn)行及時(shí)的借閱、參考，從而最快速度地實(shí)行決策。

（二）信息化、數(shù)字化的應(yīng)用是對(duì)基教檔案管理新的改革

信息化、數(shù)字化的應(yīng)用，把原來(lái)紙質(zhì)的、實(shí)物的材料都以數(shù)字化的模式呈現(xiàn)，它使使用者更快地應(yīng)用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行必要地改進(jìn)，極大地服務(wù)了基教一線的人員工作。例如：過(guò)去考評(píng)某一階段基教單位內(nèi)德育工作開(kāi)展有無(wú)提高，往往只能通過(guò)座談會(huì)等會(huì)議記錄后比對(duì)基教檔案管理內(nèi)原有的德育評(píng)價(jià)存檔材料而評(píng)判;現(xiàn)在應(yīng)用大數(shù)據(jù)先行輸入歷年內(nèi)德育評(píng)判結(jié)果，再輸入當(dāng)下的數(shù)據(jù)后，就可以一目了然地評(píng)判此階段基教德育教改成果。

圖1

（三）數(shù)據(jù)化基教檔案管理技術(shù)支持

圖2

數(shù)據(jù)化基教檔案管理模式，是一個(gè)有限開(kāi)放的信息化平臺(tái)，為基教教育各個(gè)方面提供各自所需的信息、數(shù)據(jù)，所以要確保大數(shù)據(jù)的傳輸、歸納、收集，就必須確保內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的安全，通過(guò)安全的內(nèi)部平臺(tái)系統(tǒng)讓資源達(dá)到共享。例如某基教特級(jí)老師的專題公開(kāi)課：

A）在沒(méi)有數(shù)字化前的2次，借閱資料的人數(shù)是上升的，但隨后下降，主要原因是借閱不便。

B）到了后期，大數(shù)據(jù)數(shù)字化檔案平臺(tái)開(kāi)放后查閱人數(shù)又有了新的變化，急劇升高，原因是借閱方便，網(wǎng)絡(luò)化了。

三、信息化時(shí)代下基教檔案管理的服務(wù)功能被重新挖掘

信息化時(shí)代利用大數(shù)據(jù)，極大地提高了基教檔案的管理的服務(wù)功能，并且被不斷重新挖掘，在不斷強(qiáng)化基教檔案管理信息化的同時(shí)，也極大地提高了它的智能化程度?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了基教檔案的實(shí)時(shí)共享，提供及時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效的檔案材料給予基教工作，取得了豐碩的成果。剖析取得這些成果的原因，不難看到信息化時(shí)代下的大數(shù)據(jù)應(yīng)用對(duì)基教檔案的管理進(jìn)行了大變革，重新挖掘了基教檔案管理的服務(wù)功能。大數(shù)據(jù)下的基教檔案信息集成雖然是建立在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的，但它是一個(gè)系統(tǒng)化工程，它為查找檔案的人員提供了以下便利：

（一）集成檢索服務(wù)

基教檔案材料經(jīng)過(guò)檔案檢索系統(tǒng)的集成，使原來(lái)數(shù)量龐大、內(nèi)容多樣的檔案信息資源經(jīng)集成檢索系統(tǒng)集中、獲取、整合、材料處理后，形成統(tǒng)一的檢索結(jié)果，并按用戶需要的方式呈現(xiàn)出來(lái)。

由于大數(shù)據(jù)下的基數(shù)檔案集成檢索服務(wù)提供了直觀的比對(duì)，從而使基教教育工作者在新一屆的學(xué)生中可以有的放矢地在二元一次方程課題上加大教改的力度，從而提高教改質(zhì)量。

（二）“一站式”集成服務(wù)也必將更多地應(yīng)用在基教檔案管理中

基教檔案管理不僅僅只有集成檢索服務(wù)功能，它在不斷發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，必將向更深層次的“一站式”集成服務(wù)發(fā)展。“一站式”集成服務(wù)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和虛擬環(huán)境的技術(shù)基礎(chǔ)上，將相關(guān)檔案信息從不同信息源排列出來(lái)，并經(jīng)過(guò)有效組織和整理有機(jī)地連接成一個(gè)整體，同時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用者的支持，從而使利用者“一步到位”得到整合好的、滿足不同層次和范圍的檔案利用需求。

利用“一站式”集成服務(wù)功能，以上述圖的基教教案為例。同一年級(jí)（初二年級(jí)）學(xué)生考同一張?jiān)嚲?，不同學(xué)校的考試合格率也可以直觀地顯示在查閱者面前，比對(duì)的結(jié)果一目了然，從而使教授者從主觀到客觀上都有了一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，為今后的教改工作樹(shù)立了堅(jiān)實(shí)的信念。

四、采用大數(shù)據(jù)應(yīng)用的基教檔案管理工作安全服務(wù)

大數(shù)據(jù)應(yīng)用的基教檔案管理工作也勢(shì)必要考慮到信息服務(wù)的安全性，在建設(shè)基教檔案信息集成服務(wù)平臺(tái)時(shí)，就要某些條例進(jìn)行控制，根據(jù)基教檔案的類型以及查閱者的類型賦予其可以查閱檔案文件相關(guān)條例的權(quán)限，盡最大可能在保證基教檔案信息安全的前提下，充分滿足不同級(jí)別查閱者的需求。在特定的條件下加載安全控制功能等手段，既要服務(wù)好查閱基教檔案的客戶，又要維護(hù)好大數(shù)據(jù)應(yīng)用下的基教檔案庫(kù)安全。

總之，基教檔案管理在信息化時(shí)代下應(yīng)用大數(shù)據(jù)是必然趨勢(shì)，它從單純的檔案管理逐步走向知識(shí)管理，大數(shù)據(jù)下的基教檔案管理煥發(fā)出新的能量，正服務(wù)于我們?cè)缛諏?shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的基教教育事業(yè)中。它通過(guò)“應(yīng)用”使基教檔案有了能力，再通過(guò)“創(chuàng)新”使基教檔案從而為基教檔案工作打開(kāi)了一扇明亮的窗。

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