高校檔案管理工作創(chuàng)新實踐探索

文/唐山市廣播電視大學 常春玲

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高校檔案管理工作創(chuàng)新實踐探索

文/唐山市廣播電視大學 常春玲

【摘要】本文主要從檔案管理的手段、檔案管理的觀念、檔案管理制度、檔案管理工作方式等幾個方面進行闡述，層層推進，提出高校檔案管理工作創(chuàng)新措施。

【關鍵詞】檔案管理；高校；創(chuàng)新實踐

在不斷發(fā)展的社會環(huán)境中，加強高校檔案管理，不斷提高高校檔案管理工作的效率是各個高校非常重視的問題。因此，我們應該認識到高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，促使檔案管理更加準確、更加真實，推動高校檔案管理朝著更加科學的方向發(fā)展。

一、高校檔案管理手段創(chuàng)新

在高校檔案日常管理工作中，需要將創(chuàng)新檔案管理手段作為重點工作。其中主要從以下幾個方面入手：一是投入大量的時間和財力，合理引入計算機信息軟件，構建良好的檔案資料數(shù)據(jù)庫。堅持在高校檔案管理工作中采用現(xiàn)代化管理手段，將自動化的信息搜索引入其中。同時，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)快捷地進行查詢，有效突破了地域性的限制。更好地實現(xiàn)信息資源共享，將焦點集中在計算機硬件配置與軟件配置上，讓檔案管理更加現(xiàn)代化。二是應該改善高校檔案庫房條件，對高校檔案進行合理的分類和處理。如配備圖文影像掃描、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務器、微縮系統(tǒng)等，充實高校信息化檔案管理的硬件建設。三是各個高校應該根據(jù)自身的實際情況，建立健全檔案管理工作體系，以此來提高工作人員的工作責任心，讓其全身心地投入到高校的檔案管理工作中，促使高校檔案信息管理能夠更加規(guī)范科學。

二、高校檔案管理觀念創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新檔案館館藏內(nèi)容。在當前高校檔案管理工作中，由于館藏人員受到主客觀因素的影響，無法收集全面的檔案管理資料，直接導致高校檔案管理呈現(xiàn)出資料不齊、資料質量較差等特點，無法滿足高校檔案資料利用者的需求。因此，針對這種情況，高校檔案管理人員需要創(chuàng)新檔案館館藏內(nèi)容，堅持做好以下幾個方面的工作：一是高校檔案館館藏人員應該動員全校師生從多方面搜集資料，在豐富檔案館館藏資料數(shù)量的同時提升檔案館館藏資料的質量。二是高校檔案管理人員在選擇資料時，應該有目的、有計劃地進行，從而有效提升檔案管理的水平。同時，檔案管理人員還應該對搜集到的資料進行篩選，對其進行統(tǒng)一系統(tǒng)化的整理，從而有效提升檔案館藏資料的質量。

（二）創(chuàng)新檔案館藏資料搜集方式。在高校檔案日常管理工作中，檔案管理工作者應該根據(jù)實際情況，不斷深入到基層中，通過多種途徑搜集多方面的檔案資料，然后從中整理出具有較高利用價值的檔案資料。例如：高校檔案管理部門應該認真做好學校上級部門下發(fā)的關于日常教學工作的文件，做好具有較高使用價值資料的歸檔工作，其中主要包括教學課程設置、教學科研活動、教學規(guī)劃、教學大綱等方面的材料。這樣有利于高校檔案管理工作人員從中學習知識，不斷創(chuàng)新教學內(nèi)容和教學方式，從而有效提升高校檔案管理水平。

三、高校檔案管理制度創(chuàng)新

在高校檔案日常管理工作中，應該堅持在學校和各級主管的領導下，以檔案法管理為依托，堅持從高校檔案管理的實際情況出發(fā)，制定科學合理的高效檔案管理制度。其中將高校檔案館藏資料的數(shù)量和質量分別納入相關評價標準中，并針對高校檔案資料的使用情況設置合理獎勵和懲罰條例，充分激發(fā)高校檔案管理工作人員的工作積極性，從而有效提升高校檔案管理工作的管理水平。

四、提升檔案管理人員綜合素質

在高校檔案長時間的管理過程中，檔案管理人員必須具備較強的職業(yè)意識，充分利用空余時間學習相關的檔案管理知識，有效拓展檔案管理人員的眼界，逐漸變被動管理方式為主動管理方式。其中主動管理工作方式要求檔案管理工作人員不僅能夠豐富檔案館藏資料，還需要注重提升高校檔案管理的利用效率和利用效果，有效提升高校檔案管理人員的服務意識，以更好地滿足高校日常發(fā)展的需要。因此，高校檔案管理人員在日常工作中必須做到以下幾點：一是高校檔案管理人員應該充分利用時間主動參加檔案管理定期培訓，充分發(fā)揮高校檔案管理人員的主觀能動性，主動學習高校檔案管理思想和管理方式，從而有效提升檔案管理人員的綜合素質，以便更好地滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的要求。二是在信息時代發(fā)展的背景下，高校檔案管理人員應該不斷學習計算機操作技能，堅持以檔案管理工作為基礎，熟練掌握檔案信息系統(tǒng)的利用情況，逐漸完善檔案管理方式，有效提升高校檔案館資料的利用率。

在高校不斷發(fā)展的過程中，檔案資料全面記載著高校整體教育、科研和教學改革的全過程。不斷強化高校檔案管理，有效提升高校檔案管理水平是滿足高校建設的重要條件。因此，應該創(chuàng)新高校檔案管理手段、創(chuàng)新高校檔案管理觀念、創(chuàng)新檔案管理制度、提升檔案管理人員綜合素質，層層推進，不斷深化高校檔案改革，以更好地適應新時期高校檔案管理建設的需要。

參考文獻：

[1]白秀琴.新時期高校檔案管理創(chuàng)新體系建設研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2014(2)：58-59.

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