地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化探討

文/賀州學(xué)院綜合檔案室 葉景青

在全球信息化和信息資源共享的趨勢(shì)下，社會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的客觀需求日益加強(qiáng)，傳統(tǒng)的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，把“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的管理”列入主要目標(biāo)。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化作為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。而作為培養(yǎng)人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對(duì)地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析探討尤為必要，只有在對(duì)檔案數(shù)字化有清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能更好地解決好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化之路，為今后的地方院校數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

一、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用現(xiàn)代的科技設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和拍攝，加工成圖像或數(shù)字文本，然后存儲(chǔ)在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進(jìn)行識(shí)別的數(shù)字圖像處理過程。經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案可以在計(jì)算機(jī)上得到很好地保存，需要查尋時(shí)方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實(shí)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能使數(shù)字檔案資源不斷豐富，學(xué)校的各院（系）、各部門以及校友、社會(huì)公眾能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢，利用所需要的檔案數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了紙質(zhì)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體的多次借出或復(fù)印所造成的大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護(hù)庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式是紙質(zhì)檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發(fā)黃、發(fā)霉、變脆等。而檔案管理由紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案為主后，可以通過一定的權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱復(fù)制或打印，減少了對(duì)庫存紙質(zhì)檔案查閱和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對(duì)庫存檔案進(jìn)行有效管護(hù)，確保檔案實(shí)體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會(huì)地位。在以紙質(zhì)檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機(jī)械的手工勞動(dòng)，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對(duì)檔案工作者的評(píng)價(jià)。紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化管理，既是各級(jí)檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施國家檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的大事，是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體措施，也是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要和現(xiàn)階段檔案工作的亮點(diǎn)工程。地方院校檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成得好，檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，檔案工作對(duì)本校的發(fā)展及服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)等發(fā)揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會(huì)地位。

二、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化面臨的問題

（一）缺乏數(shù)字化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T，31-2005）》。這一規(guī)范盡管為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展提供了技術(shù)指導(dǎo)和支持，但與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相配套的管理規(guī)范尚未建立完善，如數(shù)字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少或各系統(tǒng)、各省市自行其是，或標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設(shè)施、技術(shù)水平相對(duì)落后，還必須同時(shí)接受省級(jí)、地(市)檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理，在面對(duì)某些標(biāo)準(zhǔn)前后不一、上下不一時(shí)，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關(guān)設(shè)備硬件的差異，直接影響著數(shù)字化過程中形成的電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏檔案數(shù)字化背景下高校檔案工作復(fù)合型人才。

信息化背景下，檔案信息化建設(shè)需要既精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又掌握現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才。受地方高?，F(xiàn)行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍偏低，年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)水平較差，一直以來，習(xí)慣并固守于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的工作模式。往往是懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員不了解檔案業(yè)務(wù)，精通檔案業(yè)務(wù)的人員對(duì)數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究不夠，有的甚至認(rèn)為檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)人員的事，對(duì)此項(xiàng)工作的重要性及自身的責(zé)任和義務(wù)沒有較好地把握，服務(wù)意識(shí)和綜合素質(zhì)不強(qiáng)。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護(hù)檔案的安全，優(yōu)化工作流程，地方院校檔案部門大多根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案安全措施，如紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取、掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換、掛接等環(huán)節(jié)的保管制度。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與掃描、掛接等諸環(huán)節(jié)的人員多，加上計(jì)算機(jī)硬件、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。

（四）重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化要求具備相應(yīng)的軟件和硬件條件，要人力、物力和財(cái)務(wù)支撐。如購置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀及相關(guān)軟件，聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或直接將數(shù)字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經(jīng)費(fèi)困難，學(xué)校必須將有限的資金投入到關(guān)系學(xué)校生存發(fā)展的教學(xué)和科研工作中，對(duì)學(xué)校檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入相當(dāng)有限。

三、地方院校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)思路

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)硬件投入。首先，面對(duì)信息化的時(shí)代要求，地方院校的各級(jí)部門應(yīng)當(dāng)在思想上有明確的認(rèn)識(shí)，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性和必要性。在信息化時(shí)代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會(huì)越來越高。這樣一來，檔案的社會(huì)性質(zhì)就必然會(huì)不斷地得到強(qiáng)化，檔案所涉及到的對(duì)象和檔案利用的范圍也會(huì)不斷地逐漸擴(kuò)大。作為培養(yǎng)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展人才的高校，應(yīng)當(dāng)首先充分地認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮高校檔案信息資源在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認(rèn)識(shí)后，要做好建設(shè)規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、校園基礎(chǔ)建設(shè)、上級(jí)文件等檔案，需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力來進(jìn)行數(shù)字化。這種數(shù)字化過程不是一蹴而就的，得對(duì)館藏檔案進(jìn)行調(diào)查，要求對(duì)檔案的類型、數(shù)量、利用情況和保存狀況有一個(gè)很好的了解。然后再根據(jù)情況做一個(gè)統(tǒng)籌計(jì)劃，然后進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，包括掃描儀、服務(wù)器等硬件配套設(shè)備的采購，數(shù)字化時(shí)間進(jìn)度的安排，專職人員和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的安排等，從實(shí)際和長遠(yuǎn)的目標(biāo)保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，早日對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，在保證檔案數(shù)字化正常建設(shè)的同時(shí)，也能滿足檔案館正常功能的運(yùn)行。

（二）做好培養(yǎng)或人才引進(jìn)工作。要適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作發(fā)展的需要，必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案工作隊(duì)伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認(rèn)識(shí)等的影響，往往認(rèn)為檔案室是一個(gè)不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案工作人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，從而影響了地方院校檔案部門所發(fā)揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進(jìn)檔案專業(yè)的人才以外，更應(yīng)當(dāng)考慮挖掘現(xiàn)有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓(xùn)班、研討學(xué)習(xí)、考察學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)等多種形式，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)、能力和技術(shù)得到不斷地更新，促使整個(gè)部門的業(yè)務(wù)素質(zhì)也得到提高，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行創(chuàng)造條件。

（三）做好檔案數(shù)字化全過程的管理，保證數(shù)據(jù)安全。地方院校在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格管理，保證數(shù)據(jù)安全。首先是檔案部門工作人員應(yīng)按照上級(jí)部門制定的統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證在操作過程中能有章可循，同時(shí)以利于實(shí)現(xiàn)成果共享。掃描時(shí)參數(shù)的設(shè)置不能隨意而行，在確保圖像完整清晰的前提下，保證原件的本來面貌。同時(shí)也要考慮到存儲(chǔ)的方便，做到存儲(chǔ)空間占用量的適中，做好優(yōu)化設(shè)置。其次是對(duì)掃描后的文件要全程檢查，以確保質(zhì)量。掃描前要對(duì)檔案原件的完整性、順序性進(jìn)行檢查，對(duì)影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行修整處理后再進(jìn)行掃描。原件掃描后應(yīng)當(dāng)對(duì)其文字?jǐn)?shù)據(jù)的質(zhì)量和圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，對(duì)不清晰的進(jìn)行重新掃描。最后是對(duì)原件和掃描文件進(jìn)行妥善保管，確保安全。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化過程中，從檔案庫房分批大量取出，對(duì)裝訂的檔案有時(shí)需要拆開掃描，然后再重新裝訂，因此在掃描后要做好原件保管工作，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。對(duì)掃描后得到的電子文件，要及時(shí)進(jìn)行備份，以防止因電腦突發(fā)故障而丟失。

（四）開展專門研究，解決檔案數(shù)字化建設(shè)中的難題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代對(duì)檔案工作所要求的一項(xiàng)新內(nèi)容。在實(shí)施的過程中，新情況和新問題隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)，因在數(shù)字化過程中涉及網(wǎng)絡(luò)科學(xué)和信息技術(shù)，如果不進(jìn)行專項(xiàng)研究和學(xué)習(xí)，往往會(huì)遇到檔案信息安全、保密等關(guān)鍵技術(shù)問題；業(yè)務(wù)形態(tài)與現(xiàn)有技術(shù)手段相抵觸的問題；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題。如果在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題不進(jìn)行研究處理，對(duì)我們檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行會(huì)產(chǎn)生障礙。因此，我們一邊在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，一邊得對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的技術(shù)性問題，使地方院校的檔案事業(yè)不斷地得到發(fā)展。

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