探討煤炭企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

文/陜西銀河煤業(yè)開發(fā)有限公司 郭曉慧

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探討煤炭企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

文/陜西銀河煤業(yè)開發(fā)有限公司 郭曉慧

【摘要】現(xiàn)代社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也越來越重要。為了促進檔案管理工作更大地發(fā)揮作用，檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變工作方式，促進檔案管理的科學(xué)化、合理化。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容

企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強企業(yè)的檔案管理，促進檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，對于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。

一、實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑

（一）實行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時代的飛速發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對于煤炭企業(yè)的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調(diào)動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立企業(yè)檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確地反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計算機技術(shù)的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來說，檔案管理部門更需要加強管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者完美結(jié)合，使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費企業(yè)的人力資源，而且對于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對檔案的管理模式進行優(yōu)化。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進我國檔案建設(shè)與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項登記聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時間不規(guī)范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現(xiàn)檔案在分散或集中時的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

二、加強煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的意義

首先,加強對煤炭企業(yè)的檔案管理可以有效地實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作在日常工作的基礎(chǔ)上，可以提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，實現(xiàn)檔案信息為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻。

其次,在實踐方面，將現(xiàn)代的管理理念運用于煤炭企業(yè)檔案管理工作實踐中，可以有效提高企業(yè)中對檔案管理應(yīng)用率不高、檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導(dǎo)方向,為我國企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

再次，實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理可以提高企業(yè)發(fā)展決策的科學(xué)性。檔案管理涵蓋了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、人事等各個方面，積極發(fā)揮企業(yè)的檔案在企業(yè)經(jīng)營和管理決策中的重要作用，可以減少決策風(fēng)險，促進管理的科學(xué)化。

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