黃炎培論辦公效率的提高

文/深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 焦名海

黃炎培論辦公效率的提高

文/深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 焦名海

上世紀(jì)30年代，針對政府機(jī)關(guān)辦事效率低的狀況，黃炎培認(rèn)為要提升辦公效率，需要加強(qiáng)辦公人員的修養(yǎng)、培養(yǎng)共擔(dān)責(zé)任、有遠(yuǎn)大理想、做事縝密、管理民主的精神，細(xì)分事情、做好計(jì)劃，制訂標(biāo)準(zhǔn)，公開公正考核。

黃炎培；行政；辦公效率

上世紀(jì)30年代，針對當(dāng)時(shí)政府機(jī)構(gòu)運(yùn)作遲緩，人員多、辦事效率低下的情況，以甘乃光為首的一批高級行政官員，開展了提高機(jī)關(guān)行政效率的改革。因其參與人員多、歷經(jīng)時(shí)間長、影響較大，后來稱之為“行政效率運(yùn)動(dòng)”。黃炎培領(lǐng)導(dǎo)的中華職業(yè)教育社接受相關(guān)機(jī)構(gòu)的委托，舉辦了多期辦公室人員的培訓(xùn)工作，黃炎培也先后16次給培訓(xùn)人員作講述。為了滿足更多機(jī)關(guān)辦公人員的需要，黃炎培將報(bào)告整理成書，于1933年由商務(wù)出版社出版了《機(jī)關(guān)管理一得》一書。1947年，黃炎培針對抗戰(zhàn)后機(jī)關(guān)辦公的需要，又對此書作修訂，以《民主機(jī)關(guān)管理》為名出版，仍由商務(wù)出版社出版。這兩部書中，黃炎培借鑒西方的管理思想，結(jié)合自己40多年辦公管理經(jīng)驗(yàn)，對機(jī)關(guān)辦公管理進(jìn)行了深刻地闡述，其中有許多觀點(diǎn)對于現(xiàn)在仍然有借鑒意義。限于篇幅，下面重點(diǎn)論述黃炎培關(guān)于提高辦公效率的思想。

一、加強(qiáng)辦公人員的修養(yǎng)

黃炎培認(rèn)為，一個(gè)機(jī)關(guān)的工作效能，其實(shí)質(zhì)是“一個(gè)人根據(jù)其人生觀所發(fā)生努力的總和”，同時(shí)認(rèn)為辦公人員“個(gè)人身心的進(jìn)益”，可以“促成機(jī)關(guān)總效率的加強(qiáng)”。為此，他認(rèn)為機(jī)關(guān)要利用辦公人員的工作余暇，借助集體活動(dòng)，加強(qiáng)辦公人員的身心修養(yǎng)。這樣做不僅可以“解免個(gè)人公余的煩惱”，代替他們的“非正當(dāng)消遣”，而且還有利于公務(wù)。

黃炎培還認(rèn)為，辦公人員可以從下面幾個(gè)途徑來加強(qiáng)自己的身心修養(yǎng)。第一，召開工作研討會(huì)。辦公人員集中一起，研究工作“品質(zhì)上驗(yàn)其完善與否”“數(shù)量驗(yàn)其充分與否”“時(shí)間上驗(yàn)其比較改進(jìn)與否”。對工作研討個(gè)人也可以開展，但相比于集體研討，更能加強(qiáng)辦公人員的修養(yǎng)，因?yàn)樵诩w討論中，每個(gè)人要“虛心接受別人的批評，也要大膽地批評別人”，在集體上相互批評雖有爭吵，但不會(huì)形成成見，反而會(huì)促進(jìn)感情。第二，讀書會(huì)。黃炎培認(rèn)為讀書會(huì)不僅可以解免煩悶，代替非正當(dāng)消遣，而且還能為大家?guī)碜x書樂趣。

黃炎培認(rèn)為，除辦公人員要加強(qiáng)修養(yǎng)外，領(lǐng)導(dǎo)更要加強(qiáng)修養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)修養(yǎng)可以從以下幾方面進(jìn)行：第一，“躬親”。這里躬親不是所有事都要領(lǐng)導(dǎo)去經(jīng)歷，而是在適當(dāng)范圍內(nèi)，又有適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，對于重要的事務(wù)，要“親身嘗試一下”，這樣可以對事情的具體細(xì)節(jié)有所了解，同時(shí)也可以了解承擔(dān)所采取的方法是否恰當(dāng)。此外，還可以“增加從屬人員的勤奮”。第二，“率先”。 “率先”，就是“要?jiǎng)e人做，自己先做；要?jiǎng)e人不做，自己先不做?！薄奥氏取保粌H是個(gè)人“處世的金針”“成功的寶筏”，而且也是“教育”從屬“少不得的”方面，黃炎培舉例說，假設(shè)科長在工作上自己不努力，而要科員努力，這是不可能的。第三，“后繼”。它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是本人做的事，后來接手的人知道從何處著手；一是要培養(yǎng)能接手自己工作的人。這樣一旦本人離開，也不至于耽擱事務(wù)。

二、整個(gè)辦公職員要有一種“精神”

黃炎培認(rèn)為，提高辦公效能，全體辦公人員還需要一種“精神”。有了這種精神，才能把控住局面，才能在遇到艱難時(shí)，克服困難，才能保證職員在張弛有度的氛圍中完成工作。黃炎培將這種精神歸納為7個(gè)方面：第一，“擔(dān)得起”，辦公室每一個(gè)工作人員“發(fā)揮他們的熱忱，能相互感動(dòng)”，有著“偉大的共同目標(biāo)”，能“下定決心”克服種種障礙。這樣，“自然舉重若輕，任何艱難擔(dān)得起”。第二，“立得穩(wěn)”，就是辦公人員在遇到任何危難時(shí)，心里“不慌張”，手足“不錯(cuò)亂”，以“鎮(zhèn)定的精神”控制局面。第三，“展得開”，辦公人員看事要有“遠(yuǎn)大的眼光”，對人要有“開闊的胸襟”，平時(shí)做事能“發(fā)揮大無畏的精神”，認(rèn)為應(yīng)做的事，能大膽放手去做。但是要避免好大喜功。第四，“照顧得周密”，辦公人員既要放得開，也要做到周密，要做到周密就是辦公室的“一事一物一地一人”都有人管理。第五，“處理得從容”，辦公人員不要把自己搞得太緊張，要學(xué)會(huì)“一張一弛”，“使精神因一度激起而奮發(fā)，因一度放松而休息”。這樣，全體人員就能在“努力而不喫力”條件下“協(xié)調(diào)前進(jìn)”。第六，“傳得下”，辦公室管理要避免“一朝去位”“無人繼續(xù)”的情況，需要全體職員“發(fā)揮民主作風(fēng)”，使人人成為“能繼之人”。要“把工作經(jīng)歷寫成史實(shí)傳之后人”。第七，“結(jié)束得干凈”，當(dāng)有些事務(wù)需要結(jié)束的時(shí)候，辦公人員能做到“能發(fā)能收”。當(dāng)需要“發(fā)”時(shí)能按上級要求把事情做好，當(dāng)需要“收”時(shí)，能“毫無牽扯，隨地隨事可以圓滿收場”。

三、細(xì)分事務(wù)，制訂計(jì)劃

就當(dāng)時(shí)辦公情況來看，事情不分輕重緩急，事情不進(jìn)行分類管理，處理時(shí)無頭緒、無計(jì)劃等也辦公效率不高的重要原因。黃炎培針對當(dāng)時(shí)辦公效率低下的情況，認(rèn)為要提高辦公室事務(wù)處理的效率，首先要對事進(jìn)行細(xì)分。認(rèn)為是細(xì)分可以避免對管

理事務(wù)的“忽視”，同時(shí)可以避免事務(wù)管理中由于“當(dāng)局的一時(shí)沖動(dòng)”，造成“忽輕忽重，忽起忽滅”。那么如何對辦公室事務(wù)進(jìn)行分類呢？黃炎培認(rèn)為，當(dāng)一個(gè)機(jī)關(guān)開辦之初，可以根據(jù)一般辦公室事務(wù)處理的常規(guī)來分。等事務(wù)復(fù)雜以后，可以按具體情況來劃分。黃炎培認(rèn)為最好的方法是“內(nèi)依政策的規(guī)定，外應(yīng)事實(shí)之需要”來分，即政策規(guī)定的重要事項(xiàng)，即使很簡單，也要做詳細(xì)地細(xì)分。還有就是臨時(shí)急需的處理事務(wù)，也要做細(xì)分，總之，細(xì)分事務(wù)要做到“應(yīng)無盡無，應(yīng)有盡有，急其所急，緩其所緩，再根據(jù)事實(shí)要求，與不違背經(jīng)濟(jì)原則兩條件下，靈活運(yùn)用?！?/p>

提高辦公效率除了強(qiáng)調(diào)對事項(xiàng)進(jìn)行細(xì)分外，他強(qiáng)調(diào)做事要有計(jì)劃，認(rèn)為“辦事成功與否，大部分看他所定的計(jì)劃怎樣”，所以他提出計(jì)劃“值得用心去做”。他認(rèn)為制訂事務(wù)管理計(jì)劃前，要對事項(xiàng)進(jìn)行縱橫兩個(gè)方面作考慮。橫向考慮，就是考察事務(wù)之間是否具有相互關(guān)聯(lián)，它們是否可同時(shí)處理；縱向考慮，就是要處理的事務(wù)是否“一本一末”的關(guān)系，是否存在先后關(guān)系。如果有這些關(guān)系，就可根據(jù)這些關(guān)系，制訂工作程序，然后“次第進(jìn)行”。當(dāng)計(jì)劃制訂好后，需要執(zhí)行計(jì)劃的“誠意”，如果“只圖事項(xiàng)繁多，文字好看，并沒有從緩急先后上審慎考慮，名為計(jì)劃，實(shí)不成為計(jì)劃。”

四、制訂效能標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)“明以試功”

黃炎培認(rèn)為辦公效能，關(guān)鍵是人，而要提高人的效能，除了加強(qiáng)職員修養(yǎng)和精神培養(yǎng)外，還要加強(qiáng)考核，主張通過“明以試功”的考核來激發(fā)職員的積極性。為此，事先必須制訂效能標(biāo)準(zhǔn)。黃炎培將辦公效能分為“完成”“正確”“迅速”“經(jīng)濟(jì)”四個(gè)等級?！巴瓿伞笔侵笇⑺惺聞?wù)全部做完，“如只做到一部分，還不算成功。須要完全做到”?！罢_”是指處理事務(wù)不能出現(xiàn)差錯(cuò)。因?yàn)槌霈F(xiàn)差錯(cuò)“就有誤事的可能”，所以“正確是最要緊的”。“迅速”是指要在規(guī)定的時(shí)間完成事務(wù)，完成的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)要“依事的難易，經(jīng)過實(shí)際的反復(fù)實(shí)驗(yàn)”來確定，同時(shí)應(yīng)以多數(shù)人完成時(shí)間來確定。當(dāng)用時(shí)間來檢查工作效率時(shí)，可采取“定時(shí)量”和“定時(shí)點(diǎn)”的方法，但定時(shí)法比定量法好，比如撰寫一份文件，用定量法就是規(guī)定他兩天完成，今天交給他任務(wù)，明天就要完稿，但更好用定點(diǎn)法，即規(guī)定明天何時(shí)完成。

五、科學(xué)設(shè)置辦公部門，加強(qiáng)各部門聯(lián)系

黃炎培認(rèn)為現(xiàn)代任何事業(yè)“都有時(shí)間性”，講究時(shí)效。要提高辦公效率，還應(yīng)合理設(shè)置辦公部門，加強(qiáng)辦公部門與各部門的聯(lián)系。黃炎培認(rèn)為辦公室設(shè)置，首先根據(jù)其使命來選擇地方?！胺?wù)于某種人的，應(yīng)將機(jī)關(guān)設(shè)置在這類人中，服務(wù)于廣大民眾的，應(yīng)將機(jī)關(guān)設(shè)置廣大民眾中”。其次根據(jù)其性質(zhì)來選擇地方，辦公室是一個(gè)上傳下達(dá)的地方，它與機(jī)構(gòu)各部門都存在著聯(lián)系，是機(jī)構(gòu)的中樞部門。所以辦公室設(shè)置要保證“各局部、各方面與中樞往來便捷”，能“居高臨下”，對各局部、各方面 “易于照料與統(tǒng)制”。

在加強(qiáng)辦公室與各部門聯(lián)系方面，黃炎培提出了縱橫聯(lián)系法?！翱v”的聯(lián)系，即在辦公室下設(shè)置下層機(jī)關(guān)，每個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)系一些部門，但是也防止過多設(shè)置機(jī)關(guān)，一般說來，一個(gè)人聯(lián)系十個(gè)左右的機(jī)關(guān)是恰當(dāng)?shù)?。“橫”的聯(lián)系，主要通過部門會(huì)議來進(jìn)行。為了提高效率，黃炎培建議同署辦公，加強(qiáng)辦公室與部門的聯(lián)系，充分發(fā)揮部門的作用。