規(guī)范管理電子文件 提高辦公效率

文/中國(guó)地質(zhì)科學(xué)院地球物理地球化學(xué)勘查研究所 邸月嬌

規(guī)范管理電子文件 提高辦公效率

文/中國(guó)地質(zhì)科學(xué)院地球物理地球化學(xué)勘查研究所 邸月嬌

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)踐，論述了如何科學(xué)有效地管理電子文件，提高辦公效率。

【關(guān)鍵詞】文件管理；規(guī)范化管理；辦公效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度不斷提高，文檔電子化是提高辦公室工作效率的必要途徑。但隨著時(shí)間的推移，電子文件越積越多，如果不科學(xué)、規(guī)范地存放，就會(huì)導(dǎo)致電腦開(kāi)機(jī)速度緩慢，文件查找困難，從而影響我們的工作效率?，F(xiàn)筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，談一談如何科學(xué)有效地管理電子文件，進(jìn)而提高我們的辦公效率。

一、分類存放 規(guī)范管理

目前電腦硬盤的存儲(chǔ)容量一般都能夠滿足日常辦公的需要。首先將硬盤合理地分區(qū)。通常我們將硬盤分為C區(qū)、D區(qū)、E區(qū)、F區(qū)。C區(qū)用于存放操作系統(tǒng)；D區(qū)用于存放工作文件；E區(qū)存放學(xué)習(xí)資料及個(gè)人文件；F區(qū)用于存放備份程序和臨時(shí)文件等。

一般情況下，我們將近期需要處理或者未完成的文件放在電腦桌面上。但是桌面文件過(guò)多不僅影響開(kāi)機(jī)速度，而且無(wú)形中給人一種凌亂的感覺(jué)。最好將文件存入對(duì)應(yīng)硬盤的文件夾中，或者在建立專項(xiàng)文件夾存放文件。在桌面上只留常用程序的快捷方式和正在處理的文件，一般桌面上的圖標(biāo)越少越好。所以我們工作中要隨時(shí)清理桌面文件。

分類存放。將D區(qū)的工作文件按不同的類別，分別建立文件夾。如管理類（有編號(hào)的）：分為行政管理的有所編號(hào)的文件放在一個(gè)文件夾里；黨委的有黨編號(hào)的文件，紀(jì)委、工會(huì)的文件分別存放在各自的文件夾里。政務(wù)信息類：簡(jiǎn)報(bào)、快訊、月訊各自存放一個(gè)文件夾。公函類：有編號(hào)的便函、無(wú)編號(hào)的函件以及外報(bào)材料各自一個(gè)文件夾。會(huì)議材料類：有領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等各自存放。綜合類：各種報(bào)表、各種通知等各自存放一個(gè)文件夾。再有日常辦公類：如收、發(fā)信件，收、發(fā)公文，日常工作記錄等等，都分別存放在各自的文件夾里，按順序排列。每個(gè)文件夾再按不同的年份建立子文件夾。這樣按不同的類別，分門別類存放，既規(guī)范、又整齊，讓人看起來(lái)有條有理，又好查找。并且按每個(gè)大類的文件建立文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣更便于今后方便快捷地查找檢索電子文件。同樣，其它區(qū)的電子文檔也按此方法存放。每隔一段時(shí)間整理一下電腦中的文件，將文件放在對(duì)應(yīng)的磁盤文件夾中，并及時(shí)清理過(guò)期文件。第三方清理軟件只能幫助用戶清理系統(tǒng)和應(yīng)用軟件產(chǎn)生的臨時(shí)文件，日常辦公的電子文件還是需要我們自己判斷手動(dòng)清理，避免占用磁盤空間和查找文件帶來(lái)困難。

為了便于區(qū)分，必須給文件夾和文件正確命名。文件名應(yīng)具有清楚表示文件內(nèi)容，便于快速檢索，利于區(qū)分版本的特點(diǎn)。文件夾命名應(yīng)采用“序號(hào)+主題”的形式，例如01政務(wù)信息、02行政管理、03會(huì)議紀(jì)要、04公務(wù)信函等等，通過(guò)文件夾順序排列，可使文件夾整齊有序；文件命名應(yīng)采用“文件主題+部門+作者+日期”的規(guī)范的文件命名方式，例如2014年部門工作總結(jié)-辦公室-小李-20141220；對(duì)于有編號(hào)的文件來(lái)說(shuō)，如（地物研〔2014〕1號(hào)）（地物研黨〔2014〕1號(hào)）（地物研函〔2014〕（地物研函〔2014〕1號(hào)）等，政務(wù)信息類的：如（第1期）（第2期）（第3期）等等，直接用文件編號(hào)進(jìn)行命名就可以。另外，在命名過(guò)程中需要注意，對(duì)文件進(jìn)行命名，其文件名需要嚴(yán)格遵守命名規(guī)則：一是不能使用字符對(duì)文件進(jìn)行命名，否則出現(xiàn)命名失敗。二是文件夾分類的深度控制在三層。三是不要修改擴(kuò)展名，否則無(wú)法打開(kāi)文件，通常情況下，可以通過(guò)文件選項(xiàng)隱藏?cái)U(kuò)展名，進(jìn)而在一定程度上防止出現(xiàn)誤刪。

對(duì)快捷方式進(jìn)行合理使用。在桌面上設(shè)置磁盤文件的快捷方式，隨時(shí)將文件存放到相應(yīng)的磁盤里，防止重裝系統(tǒng)進(jìn)而造成資料的丟失。對(duì)于應(yīng)用程序，需要將其統(tǒng)一安裝在C盤，在這種情況下，可以有效避免因每個(gè)磁盤中安裝程序，降低開(kāi)機(jī)速度。重裝系統(tǒng)一般需要通過(guò)電腦公司的人員或者電腦高手來(lái)完成，在日常生活中，我們可以利用第三方軟件重裝系統(tǒng)，例如，360安全衛(wèi)士，在該應(yīng)用軟件中，就有系統(tǒng)重裝功能，借助該功能就可以輕松重裝系統(tǒng)。對(duì)于磁盤的碎片需要進(jìn)行定期地整理。利用碎片整理工具，整理磁盤碎片，具體的操作方法就是，選中磁盤，右鍵單擊選擇屬性，然后選擇磁盤清理。

二、良好習(xí)慣 貴在堅(jiān)持

要做到科學(xué)、規(guī)范地管理電子文件，貴在堅(jiān)持。辦公室工作人員在日常工作中盡可能做到將電子文件隨時(shí)歸類，定期整理。以便于后續(xù)工作的順利進(jìn)行，從而提高辦公效率。為日后方便快捷地查找、利用電子文檔，打下良好的基礎(chǔ)。

要不斷強(qiáng)化工作意識(shí)，上班時(shí)間不玩游戲；不上網(wǎng)購(gòu)物、聊天等；強(qiáng)化安全意識(shí)，設(shè)置電腦開(kāi)機(jī)密碼，防止非操作人員亂動(dòng)，保護(hù)文檔數(shù)據(jù)安全；嚴(yán)禁上網(wǎng)機(jī)處理涉密信息；禁止登錄非法網(wǎng)站；定期殺毒，定期對(duì)磁盤碎片進(jìn)行整理；安裝使用正版操作系統(tǒng)，禁止下載安裝使用不明軟件，以免給計(jì)算機(jī)帶來(lái)威脅；定期維護(hù)計(jì)算機(jī)，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，避免人為或者硬件損壞造成的數(shù)據(jù)丟失。

養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，是做好各項(xiàng)工作的前提和保障，所以我們?cè)谌粘５墓ぷ髦幸哉J(rèn)真負(fù)責(zé)、謹(jǐn)慎細(xì)致的態(tài)度對(duì)待工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不斷完善和優(yōu)化管理程序，并且要持之以恒。清爽的電腦桌面和存放有序的電子文檔如同擺放整齊的辦公桌和井井有條的文件柜，讓人神清氣爽，心情舒暢，工作起來(lái)得心應(yīng)手。還給人以高效干練的印象。不但確保了文件處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。同時(shí)也提升了個(gè)人的素質(zhì)修養(yǎng)，提高了整個(gè)辦公室的工作效率。因而培養(yǎng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的工作作風(fēng)，要從點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，從科學(xué)、規(guī)范的管理電子文件做起。