醫(yī)院編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀初探

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院 周茜 吳正榮 宋春燕

醫(yī)院編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀初探

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院 周茜 吳正榮 宋春燕

公立醫(yī)院由于受人員編制的制約，普遍招聘了事業(yè)編制外醫(yī)護(hù)人員，本文探討了應(yīng)如何加強(qiáng)其人事檔案管理，以期建立和諧的勞動(dòng)關(guān)系，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

醫(yī)院；編外人員；人事檔案；管理

近年來，由于廣大人民群眾對健康需求不斷增加，特別是在我國普遍實(shí)施新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn)和城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)制度以來，醫(yī)院新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不斷拓展，現(xiàn)有的人員編制嚴(yán)重制約著醫(yī)院的長足發(fā)展，隨著廣大人民群眾對醫(yī)療服務(wù)需求的急劇增大，從而推動(dòng)了醫(yī)院編外隊(duì)伍的發(fā)展。

按照醫(yī)護(hù)人員和床位數(shù)比例1.5:1要求，我院有800張病床，就應(yīng)該有1200的人員編制，但是我院僅有600個(gè)人員編制，為解決臨床醫(yī)護(hù)人員不足的問題，我院聘用了600余名事業(yè)編制以外的人員（簡稱“編外人員”），他們都工作在臨床一線，并逐漸成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的部分。隨著編外人員數(shù)量的逐年遞增，在管理上不斷顯示出不容忽視的弊端和矛盾。我院多次召開會議討論如何規(guī)范化、科學(xué)化管理編外人員，并對如何管理編外人員人事檔案進(jìn)行了思考。

一、醫(yī)院編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）編外人員數(shù)逐年增長。我院床位數(shù)從2008年的250張?jiān)鲋?014年的800張，編外人員從2008年的100余名增至現(xiàn)在的600余人。一是我市城鎮(zhèn)人口增長較快，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2008年至2014年我市人口增長快速，常住人口年均遞增率為1.28%，2014年底近530萬。我市2010年全部覆蓋實(shí)施新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn)制度和城鎮(zhèn)居民保險(xiǎn)制度，促使廣大人民群眾的就醫(yī)需求也不斷增長。二是現(xiàn)醫(yī)院施行的編制數(shù)是依據(jù)1978年原衛(wèi)生部關(guān)于《綜合醫(yī)院組織編制原則(試行草案)》執(zhí)行的，現(xiàn)有的醫(yī)療水平和廣大人民群眾的就醫(yī)需要已超過1978年的數(shù)十倍，原有的人員編制數(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院診療服務(wù)工作需求。三是編外人員管理機(jī)制靈活，人力成本較低，也是醫(yī)院愿意聘用編外人員的重要因素。

（二）編外人員人檔分離現(xiàn)象普遍存在。由于編外人員長期以來被界定為臨時(shí)工或者是合同制職工，流動(dòng)性大，隨時(shí)有辭職易崗可能，其檔案不被重視，認(rèn)為有則歸檔，沒有也不要緊，甚至有的醫(yī)院至今沒有建立編外人員人事檔案。多種原因?qū)е戮幫馊藛T人事檔案收集不齊，建檔困難，毫無查詢利用價(jià)值。至2014年12月底，我院每年都招聘編外人員數(shù)十人，有的參加事業(yè)單位補(bǔ)員或公務(wù)員考試考入其他單位工作，我院2008年至2014年平均每年辭職的編外人員達(dá)20人次，而其業(yè)務(wù)檔案依然在我院保存。在編外人員的流動(dòng)過程中，人檔分離現(xiàn)象的普遍存在。比如有不少醫(yī)院的業(yè)務(wù)骨干，由于領(lǐng)導(dǎo)不同意其辭職，不能辦理檔案轉(zhuǎn)移工作，有的編外人員因各種原因轉(zhuǎn)到其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作但沒有轉(zhuǎn)檔案的意識，導(dǎo)致檔案存放在原單位。

部分高校存在責(zé)任心欠缺，檔案管理意識缺乏，在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，隨意將畢業(yè)生檔案派送到學(xué)生原來的戶籍所在地；有的高校則將畢業(yè)生檔案交由學(xué)生自己攜帶、轉(zhuǎn)遞，造成學(xué)生檔案滯留個(gè)人手中，影響了人事檔案的真實(shí)性。例如，曾有高校生錄用到我院工作，在接收其檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)該生已自行保管個(gè)人檔案數(shù)年，且檔案密封條已經(jīng)拆除，嚴(yán)重影響到我院對其檔案的科學(xué)利用。

二、編外人員人事檔案管理的措施

（一）規(guī)范轉(zhuǎn)檔制度，加強(qiáng)材料補(bǔ)充。高校生在畢業(yè)時(shí)，其檔案應(yīng)由學(xué)校安排專人按照相關(guān)要求進(jìn)行轉(zhuǎn)移，且要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，嚴(yán)格按照用人單位填寫的檔案轉(zhuǎn)遞地址進(jìn)行轉(zhuǎn)檔；當(dāng)聘用到醫(yī)院工作時(shí)，醫(yī)院的人事部門應(yīng)及時(shí)調(diào)檔，查看其檔案信息，如發(fā)現(xiàn)檔案資料收集不全，歸檔有誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)催促各院?；蛘咴ぷ鲉挝贿M(jìn)行收集補(bǔ)充。

（二）配備專職負(fù)責(zé)的編外人事檔案管理人員，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。醫(yī)院在配備編外人事檔案員時(shí)，應(yīng)要求管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、圖片處理等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理知識，實(shí)現(xiàn)編外人員信息化管理。同時(shí)，挑選的檔案管理人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，并將編外人員人事檔案管理工作納入其年終考核中，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，并與績效分配、職務(wù)晉升等方面掛鉤，從而實(shí)現(xiàn)編外人員人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（三）改變現(xiàn)有人事檔案管理模式。目前，編外人員的學(xué)歷檔案由各地州人才交流服務(wù)中心統(tǒng)一保管，而在醫(yī)院工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案則由醫(yī)院收集保管。應(yīng)將編外人員的人事檔案和業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一存放在用人醫(yī)院保管，這樣不但可以保證其人事檔案的完整性和安全性，還可以方便用人醫(yī)院查詢利用。

隨著編外人員隊(duì)伍日益壯大，所承擔(dān)的工作任務(wù)也越來越重要，其人事檔案的管理和查詢利用，直接影響到醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院競爭實(shí)力的提高，因此有效提高編外人員人事檔案管理辦法和措施，可為醫(yī)院人力資源建設(shè)提供可靠的保障，從而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[1] 高艷艷.淺析醫(yī)院人事檔案的管理[J].中醫(yī)藥管理雜志, 2007（09）.

[2] 楊其美.醫(yī)院編外人員人事檔案管理.浙江檔案,2012（04）：28.

[3] 昭通市衛(wèi)生和人口計(jì)劃生育委員會.2012年昭通市衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)年鑒,2012:108-109.

[4] 程海強(qiáng).醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].中國實(shí)用醫(yī)藥,2010(20).