淺談醫(yī)院人事檔案的收集

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院　葉世蘭　周茜

淺談醫(yī)院人事檔案的收集

文/云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院葉世蘭周茜

【摘要】醫(yī)院人事檔案的整理工作是一項(xiàng)極其繁瑣、細(xì)致的工作，為充分發(fā)揮人事檔案資源優(yōu)勢(shì)，必須做好人事檔案內(nèi)容完備，材料精煉，歸檔規(guī)范，在檔案資料的收集工作上要做出大量的努力工作，以期共同做好醫(yī)院人事檔案的整理工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；整理

醫(yī)院人事檔案是記錄一個(gè)醫(yī)護(hù)人員的主要學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治面貌、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。我院新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的不斷拓展，醫(yī)院醫(yī)療體制改革及人事制度改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院取得較好發(fā)展的同時(shí)給醫(yī)院人事檔案管理工作提出了更新的要求。但醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理工作，不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要，甚至阻礙著醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。面對(duì)醫(yī)院人事檔案收集與整理中存在的問題，我作了以下思考。

一、人事檔案資料收集中存在的問題

（一）歸檔材料不齊全。目前，醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員檔案主要包括：①學(xué)歷學(xué)位材料：學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書；專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；參加各種衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作證明。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、執(zhí)業(yè)證書、聘任證書和合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料：著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)科技技術(shù)成果獎(jiǎng)申報(bào)資料，典型病歷、成功搶救的病案、手術(shù)事項(xiàng)分析等。④其他材料：參加醫(yī)院內(nèi)組織的“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)培訓(xùn)、評(píng)價(jià)材料；選派到上級(jí)醫(yī)院進(jìn)修、學(xué)習(xí)的結(jié)業(yè)證明；參加各類學(xué)術(shù)會(huì)議，專題講座的證書、證明；年度考核證明；各類獲獎(jiǎng)證書。

但是，我院在2012年進(jìn)行的人事檔案信息化管理工作中，再次對(duì)醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人檔案進(jìn)行催繳，并將個(gè)人檔案資料全文錄入電腦管理軟件中，經(jīng)過幾個(gè)月的時(shí)間收集，耗費(fèi)了大量的人力、物力，多次下發(fā)通知到各科室各部門，最后，仍然沒有收齊全每個(gè)醫(yī)護(hù)人員的所有應(yīng)歸檔的資料。

（二）歸檔材料內(nèi)容陳舊，沒有得到及時(shí)的更新。在多次收集工作中，由于科室職工檔案意識(shí)薄弱，不主動(dòng)把各種進(jìn)修培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)和科研等材料歸檔，有的由于保管不善導(dǎo)致部分資料丟失，種種原因?qū)е氯耸聶n案缺少個(gè)人業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充，造成人事檔案內(nèi)容的不齊全、不完整，有的職稱晉升了，但是沒有及時(shí)到人事科上交晉升后的資料。

（三）簡(jiǎn)單收集歸檔，檔案質(zhì)量不高。在收集人事檔案材料時(shí)，管理人員沒有按照人事檔案管理規(guī)定對(duì)收集準(zhǔn)備歸檔的材料一一進(jìn)行審核、甄別材料的真?zhèn)危瑳]有認(rèn)真審查歸檔材料內(nèi)容是否規(guī)范、材料是否齊全、手續(xù)是否完備，沒有判定材料歸檔是否有價(jià)值。往往存在收集歸檔的材料內(nèi)容不真實(shí)、不齊全。我院1000多名職工中有同名異人、張冠李戴的，有的不屬于人事檔案歸檔范圍重復(fù)多余的材料就進(jìn)行了簡(jiǎn)單的收集歸檔。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案收集的對(duì)策

我就醫(yī)院人事檔案資料收集提出以下對(duì)策。

（一）增強(qiáng)人事檔案意識(shí)，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案工作開展。要普遍增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識(shí)，把人事檔案管理工作納入醫(yī)院工作日程，使人事檔案管理與醫(yī)院各項(xiàng)工作同步發(fā)展。我院自2013年以來，檔案管理工作就納入醫(yī)院工作議事日程，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問檔案管理工作，多次召開專題會(huì)討論醫(yī)院檔案存在的問題，確保人事檔案經(jīng)費(fèi)投入、業(yè)務(wù)建設(shè)、人員配套、庫(kù)房建設(shè)等工作需求。在工作總結(jié)、計(jì)劃中均寫入檔案管理工作，使檔案管理工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作同布置、同總結(jié)，使廣大干部職工充分意識(shí)到人事檔案工作的重要意義。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理，建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，我院根據(jù)醫(yī)院檔案管理中存在的新情況、新任務(wù)，建立健全了一整套與醫(yī)院檔案發(fā)展相配套的人事檔案管理制度，建立了整理歸檔、查詢利用、保管庫(kù)房等制度，并從各方面進(jìn)行嚴(yán)格的落實(shí)，使人事檔案管理工作更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，使各項(xiàng)工作有章可循，有法可依。

（三）不斷加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院人事檔案的收集是一件非常復(fù)雜繁瑣的工作，由于人事檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，具備醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、醫(yī)院管理學(xué)等知識(shí)。因此，我院在選派人事檔案管理工作人員時(shí)，不是從不作為的工作人員中選派，而是綜合考慮了檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力方面，對(duì)工作能力強(qiáng)，工作踏實(shí)的同志優(yōu)先考慮。我院現(xiàn)已建立了完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的微機(jī)化管理。

因此，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，達(dá)到內(nèi)容完備，材料精煉，歸檔規(guī)范，需要檔案資料收集工作人員認(rèn)認(rèn)真真、一絲不茍地把人事檔案資料進(jìn)行廣泛的收集、及時(shí)的更新、科學(xué)的鑒定，以全面做好醫(yī)院人事檔案管理工作，從而為醫(yī)院的人才發(fā)展提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

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