對(duì)干部人事檔案管理工作的思考

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院　王瓊芬

對(duì)干部人事檔案管理工作的思考

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院王瓊芬

【摘要】針對(duì)干部人事檔案整理審核中存在的問(wèn)題，提出搞好干部人事檔案管理的工作思路。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；思考

干部人事檔案工作是黨和國(guó)家干部人事工作的重要組成部分，干部人事檔案的完整、真實(shí)、規(guī)范是做好干部工作的基本條件，為干部管理和人才開展工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是干部檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸結(jié)點(diǎn)。近年來(lái)，由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度改革，單位管檔人員頻繁變動(dòng)，新老銜接交接手續(xù)不完善，干部人事檔案明顯發(fā)現(xiàn)存在著檔案材料不齊全，手續(xù)不完備，信息不理想，整理不規(guī)范的問(wèn)題。為了客觀地反映出人事檔案真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性及更好地為組織人事工作服務(wù)，上級(jí)要求各單位規(guī)范整理干部人事檔案。我參加了干部人事檔案整理審核工作，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案在整理審核中存在許多問(wèn)題，就此談?wù)勛约旱囊稽c(diǎn)看法。

一、干部人事檔案整理審核工作中存的問(wèn)題

（一）干部人事檔案的整理方法存在不足。根據(jù)《干部檔案管理工作細(xì)則》要求“每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷”。裝訂時(shí)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《干部檔案工作條例》附件一的規(guī)定，裝訂后的檔案，要做到卷面整潔，全卷整齊（四面整齊）、平坦，對(duì)于過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，則要在左邊縫一條邊，對(duì)超出16開規(guī)格的每一份材料都要根據(jù)材料的具體情況，或要逐頁(yè)進(jìn)行剪裁、縫紉、加工，或要把材料用紙托裱成魚鱗形或梯形。由于人事檔案反映了個(gè)人生活的各個(gè)側(cè)面，內(nèi)容豐富，材料來(lái)源十分廣泛，涉及各個(gè)方面，各個(gè)部門。因此時(shí)常有A4紙規(guī)格大小的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《職稱審批表》、《年度考核表》等，這種材料都要進(jìn)行四邊裁剪，這就很難保證做到裝訂線適中，不損壞字，真是左右為難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)不能裁剪的材料，須進(jìn)行折疊。對(duì)每頁(yè)材料都要進(jìn)行裁剪以及裝訂成卷的缺點(diǎn)是非常明顯的。首先，在裝訂時(shí)把每份材料都人為地打出3個(gè)圓孔及對(duì)材料的折疊造成了檔案的破損，對(duì)每份材料的裁剪更是嚴(yán)重地破壞了檔案的原貌。其次，不利于保密。因人事檔案其內(nèi)容不僅記述了個(gè)人的情況，而且也反映家庭情況和社會(huì)關(guān)系，不僅反映個(gè)人與組織的關(guān)系，而且還記載知情人的有關(guān)情況，具有機(jī)密性，裝訂成卷，不利于提供利用。雖然干部人事檔案借閱保密工作有更加嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)保證，但也避免不了利用者看了不該看的其他材料。再次，不便于插卷補(bǔ)充材料。人事檔案的最大特點(diǎn)是反映情況具有動(dòng)態(tài)性，每一份人事檔案建立之后其內(nèi)容不是一成不變的，它隨著所記述人員主體的變化而不斷地補(bǔ)充變化?，F(xiàn)在調(diào)資升級(jí)頻繁，職務(wù)晉升、工作變動(dòng)、職稱評(píng)審和每年的年終考核材料等材料數(shù)量劇增，每年都有大批零散材料要?dú)w檔。常常是手中這一批檔案材料沒(méi)有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進(jìn)來(lái)了。由于許多單位沒(méi)有專門設(shè)置專業(yè)的檔案人員，或檔案人員又都是身兼數(shù)職的，就很難做到及時(shí)將檔案材料歸入個(gè)人的檔案里。

（二）干部人事檔案管理沒(méi)有設(shè)立專人專管，至今仍處于兼職管理狀況且管理人員變換頻繁。按理對(duì)于干部人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)設(shè)立專人專管，但由于多方面的原因，有不少單位干部人事檔案管理，至今仍處于兼職管理狀況，存在檔案管理人員多頭兼顧的問(wèn)題，客觀上不僅不利于對(duì)干部檔案的規(guī)范化管理，而且由于未真正確立起檔案的專人專管制度，并且檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，使干部人事檔案歸檔材料分類混亂、材料不齊全、材料遺失等現(xiàn)象嚴(yán)重，直接影響了干部檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息前后記載不一致，檔案材料不齊全、不規(guī)范?！叭g”即干部出生日期、入黨時(shí)間和參加工作時(shí)間，“兩歷”即干部的學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷，“一身份”即干部身份。這一次干部人事檔案的清理審核，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其要注意審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。

在這一次干部人事檔案清理審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有許多干部的參加工作時(shí)間、出生日期，入黨時(shí)間前后記載不一致。在干部履歷表中有記載當(dāng)知青的經(jīng)歷，但在檔案材料中沒(méi)有找到知青上山下鄉(xiāng)證明材料，所以無(wú)法確定其參加工作的時(shí)間；又有新參加工作的干部職工在其干部履歷表或錄用審批表的簡(jiǎn)歷中有在某公司或某單位參加工作的經(jīng)歷，但在九類材料中又無(wú)法找到其參加工作的相關(guān)履歷材料，所以也無(wú)法確定其參加工作的時(shí)間。干部人事檔案中出生日期前后記載不一致，要么填小了，要么就是填大了，有年份的不一致，也有月份不一致，有的年份月份都不對(duì)，檔案材料中出生日期記載真是五花八門，一份檔案中會(huì)有不同的出生日期的記載，所以給干部人事檔案的清理審核帶來(lái)了許多困難，問(wèn)題也比較復(fù)雜，難以定論。干部人事檔案中入黨時(shí)間記載也五花八門，前后不一致，嚴(yán)重的入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等黨員證明材料丟失，無(wú)法確定其中共黨員身份。關(guān)于學(xué)歷學(xué)位審核，也存在不準(zhǔn)確的問(wèn)題，有的干部把在職教育學(xué)歷填寫成全日制學(xué)歷，或低學(xué)歷填成高學(xué)歷，或培訓(xùn)經(jīng)歷填寫成學(xué)歷，或無(wú)S學(xué)位填寫有學(xué)位。

在這一次干部人事檔案的清理審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)85%以上的干部人事檔案材料嚴(yán)重不齊全，不規(guī)范。在歸檔的十大類人事檔案材料中存在問(wèn)題比較突出的有以下幾類：三類材料中的年度考核登記表、干部任職考察材料大多數(shù)不齊全，或年度考核表無(wú)本人簽字或單位簽章；四類材料中部分人員缺失學(xué)籍檔案材料或?qū)W籍檔案材料不齊全；六類黨團(tuán)材料中有的入黨志愿書遺失，或有入黨申請(qǐng)書又沒(méi)有轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，或有轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，又沒(méi)有入黨申請(qǐng)書，評(píng)議黨員登記表也不齊全；九類材料中工資檔案材料、干部任免審批表、調(diào)動(dòng)相關(guān)手續(xù)不齊全，在干部任免審批表的工作簡(jiǎn)歷中有工作經(jīng)歷的記載，但在九類材料中沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)歷材料。干部身份材料不齊全，轉(zhuǎn)干、錄干、聘用制干部的審批材料不齊全，直接就業(yè)干部缺少報(bào)到證（派遣證）和轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表；工人轉(zhuǎn)干缺少轉(zhuǎn)干審批表，以工代干審批表；軍轉(zhuǎn)干部缺少戰(zhàn)士提干審批表、軍校學(xué)員轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表和轉(zhuǎn)業(yè)審批表等。外部調(diào)任又缺少相應(yīng)的調(diào)動(dòng)審批材料。家庭成員信息填寫更是不完全、不完善，干部人事檔案質(zhì)量存在許多問(wèn)題。

二、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）更新觀念，改進(jìn)工作方法。在《歸檔文件整理規(guī)則》已正式實(shí)施的情況下，我們應(yīng)該用新的思維、新的理念來(lái)思考干部人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)改變束縛了我們幾十年的傳統(tǒng)的整理裝訂方法。干部人事檔案完全可以用一個(gè)檔案盒子來(lái)裝每人的全部應(yīng)歸檔的材料，并借鑒《歸檔文件整理規(guī)則》的方法：將歸檔材料以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。歸檔的每份材料不裁剪、不縫邊、保持原貌。這個(gè)盒子的大小長(zhǎng)寬應(yīng)稍大于A4紙張，每個(gè)人的材料前面仍要有檔案目錄，然后按十大類順序放進(jìn)盒中即可。

（二）深化改革，確保干部人事檔案的專人專管。針對(duì)在人事干部檔案信息管理工作中，不少單位存在的對(duì)檔案兼職管理的做法，應(yīng)積極實(shí)行人事檔案專人專管。這樣可以使專職管理人員，能夠集中精力對(duì)人事干部檔案進(jìn)行精細(xì)管理，能夠有精力和時(shí)間及時(shí)協(xié)調(diào)做好單位人事干部檔案的規(guī)范化、制度化管理?，F(xiàn)階段人事干部檔案管理對(duì)信息的開發(fā)利用程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出以往任何一個(gè)時(shí)期，客觀上檔案管理人員的工作量也日益增大，再加之各種檔案信息材料的收集、歸檔、編目、裝訂、電子目錄錄入等工作較以往頻繁、瑣碎、復(fù)雜，如果繼續(xù)實(shí)施管理人員兼職管理的做法，必然會(huì)直接影響人事干部檔案管理的質(zhì)量，由此導(dǎo)致具體工作開展過(guò)程中難以避免的差錯(cuò)發(fā)生。因此，應(yīng)從制度規(guī)定性上，原則要求上對(duì)從事人事干部檔案管理工作的人員、不得隨意、頻繁調(diào)動(dòng)。如果管理人員調(diào)動(dòng)更換頻繁，新接管理人員對(duì)具體工作不了解，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案培訓(xùn)，客觀上需要一個(gè)適應(yīng)期的問(wèn)題，往往會(huì)造成許多正在開展的工作產(chǎn)生斷層，直接影響和制約人事干部檔案信息管理的正常開展，不利于對(duì)人事干部檔案的精細(xì)化管理。所以隨著干部人事檔案管理的范圍不斷拓寬，檔案工作的內(nèi)容日趨豐富，檔案材料出現(xiàn)多樣化、管理現(xiàn)代化，作為一個(gè)干部人事檔案的組織部門，應(yīng)配備一名專職檔案人員，這是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)。

（三）嚴(yán)把“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息關(guān)，建立收集制度，保證檔案材料齊全、規(guī)范。應(yīng)根據(jù)《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理辦法》的要求建立遞交制度、定期聯(lián)系制度、清理核對(duì)制度。遞交制度是保證應(yīng)歸檔的人事材料由材料形成部位或部門順利遞交到人事檔案部門的一種專門制度。定期聯(lián)系制度就是要求人事檔案工作者在一定時(shí)間內(nèi)保持與材料形成單位或部門的聯(lián)系，定期索要應(yīng)遞交的人事材料，并把好收集質(zhì)量關(guān)。清理核對(duì)制度是根據(jù)所管人事檔案的數(shù)量定期清理核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人事檔案中所缺的材料，積極地采取補(bǔ)缺工作。

關(guān)于“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息的審核，要按照中組部和省委組織部人事檔案工作會(huì)議要求，制定清理審核方案，成立領(lǐng)導(dǎo)小組開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，統(tǒng)一部署、分級(jí)負(fù)責(zé)，自上而下，堅(jiān)決整治干部人事檔案造假問(wèn)題，確保干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部工作中的重要基礎(chǔ)作用。

總之，在新的歷史時(shí)期，我們要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，按照中組部和省委組織部有關(guān)干部人事檔案管理會(huì)議精神，進(jìn)一步解放思想、更新觀念、銳意進(jìn)取，努力做好干部人事檔案管理工作，積極爭(zhēng)取各級(jí)部門對(duì)干部人事檔案管理工作的重視和支持，完善管理體制，配備有一定專業(yè)素質(zhì)專業(yè)人才，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度，從根本上解決存在的問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量，使干部人事檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。