淺析檔案管理現(xiàn)代化

文/撫松縣商務(wù)和糧食局　郭秀鳳

淺析檔案管理現(xiàn)代化

文/撫松縣商務(wù)和糧食局郭秀鳳

【摘要】伴隨社會(huì)的快速發(fā)展和檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理逐步現(xiàn)代化是必然的趨勢(shì)。眾所周知，檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵是管理理念現(xiàn)代化、裝備現(xiàn)代化、人員現(xiàn)代化。目前，在中國的檔案管理并沒有全部實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，因此為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，仍然需要強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)，更需要強(qiáng)化現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在本文中，筆者首先分析目前中國檔案管理存在的問題，其次分析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化存在的基本前提是社會(huì)的政治要素、經(jīng)濟(jì)要素、科技要素等。檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。由此可知，檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)現(xiàn)代化的一部分。

一、什么是檔案管理現(xiàn)代化

自20世紀(jì)電子計(jì)算的出現(xiàn)，時(shí)至今日，電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)非常普及，應(yīng)用在社會(huì)不同的領(lǐng)域，檔案管理也不例外，在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是檔案管理工作的一項(xiàng)革新。第一，通過計(jì)算機(jī)管理檔案可以實(shí)現(xiàn)諸多功能，如檢索功能、篩選功能、診斷功能等。第二，使用計(jì)算機(jī)管理檔案可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、占用空間小等優(yōu)點(diǎn)；第三，使用計(jì)算機(jī)管理檔案可以提高工作效率和質(zhì)量。如果想在檔案管理系統(tǒng)中成功地引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，筆者認(rèn)為要加速提升檔案管理人員的素質(zhì)，如管理知識(shí)現(xiàn)代化、管理思想現(xiàn)代化。因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化工作需要的工作人員既需有專業(yè)化的知識(shí)又應(yīng)該具備管理類知識(shí)。

綜上文所述可知，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)不斷改革和發(fā)展以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過程。其是指擁有現(xiàn)代化管理知識(shí)和理念的檔案管理人員，通過高科技裝備實(shí)現(xiàn)檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化變化的動(dòng)態(tài)過程。其內(nèi)涵是管理理念現(xiàn)代化、裝備現(xiàn)代化和檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化。

二、中國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題及對(duì)策

自從中國開展檔案管理現(xiàn)代化以來，取得了諸多成績(jī)，但也存在一些問題。在下文，筆者詳細(xì)闡述目前存在的主要問題及原因，并給出對(duì)策。

（一）中國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題。1.現(xiàn)代化意識(shí)欠缺管理意識(shí)決定管理工作效率和質(zhì)量。目前，據(jù)筆者調(diào)研，在中國檔案管理依舊存在檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，對(duì)其認(rèn)識(shí)程度嚴(yán)重欠缺，這在很大程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。2.現(xiàn)代化人才欠缺。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理人員現(xiàn)代化。檔案管理不但要求管理人員具有較高的專業(yè)知識(shí)，如檔案學(xué)，而且要求其具備廣泛的管理知識(shí)。而目前，從中國從事檔案管理的人員數(shù)據(jù)分析來看，眾多管理人員不具備現(xiàn)代化的專業(yè)和管理知識(shí)，而且不具備操作高科技設(shè)備的技能。3.現(xiàn)代化設(shè)備欠缺。工欲善其事，必先利其器，現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)提升效率起到重要作用。而目前，在中國，由于經(jīng)濟(jì)條件限制，檔案管理設(shè)備較為落后。4.現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作欠缺。良好的開端是成功的一半。但是目前，很多檔案管理存在卷宗質(zhì)量較差、檔案欠缺規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等問題，其中最嚴(yán)重的問題是許多檔案的立卷、檢索均不符合國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策。1.增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。管理理念是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先必須實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。若是檔案管理人員的管理理念沒有現(xiàn)代化，那么現(xiàn)代化的設(shè)備將不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在檔案管理現(xiàn)代化過程中，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，以增強(qiáng)其現(xiàn)代化意識(shí)，以幫助其樹立依靠科技和科學(xué)進(jìn)行管理的理念，樹立與時(shí)代共進(jìn)步的理念。2.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才。檔案管理現(xiàn)代化主要通過管理人員來實(shí)現(xiàn)，而且檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)不斷改善的過程，因此培養(yǎng)現(xiàn)代化的人才，提升其素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。所以對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)要加大力度，既包括時(shí)間的力度，也包括內(nèi)容的力度，內(nèi)容主要包括檔案管理的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、信息技術(shù)和管理知識(shí)。3.投入現(xiàn)代化設(shè)備。為檔案管理配備現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、掃描儀等其他現(xiàn)代設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的硬件保證。只有投入現(xiàn)代化設(shè)備才能充分發(fā)揮科技的優(yōu)勢(shì)，才能加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。因此，各級(jí)管理部門需要加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代設(shè)備的資金投入，而且檔案管理部門應(yīng)該積極爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)的支持。4.強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，建設(shè)檔案規(guī)范化流程。如何強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作？筆者認(rèn)為可從四個(gè)方面著手。一是取其精華。由于諸多原因，在檔案管理方面存在無用的文件，因此應(yīng)全面調(diào)查卷宗，以去除無用的信息和文件。二是重組規(guī)范卷宗。在梳理卷宗的基礎(chǔ)上，根據(jù)卷宗內(nèi)容進(jìn)行重新組合，對(duì)于缺少信息的卷宗如缺少頁碼、標(biāo)題，應(yīng)進(jìn)行重新填寫。三是規(guī)范著錄，著錄是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作之一，其會(huì)直接影響計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此應(yīng)該規(guī)范著錄工作。四是統(tǒng)一分類號(hào)，統(tǒng)一分類號(hào)是計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速的檢索的基礎(chǔ)，因此為保證檢索的完整性，應(yīng)統(tǒng)一分類號(hào)，以保證前后標(biāo)引一致。只有建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理才能建立檔案管理工作程序，才能促進(jìn)檔案發(fā)展，因此解決檔案管理基礎(chǔ)工作欠缺、流程不規(guī)范等問題，建設(shè)現(xiàn)代化管理檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化迫在眉睫。在建設(shè)檔案管理規(guī)范化流程中，應(yīng)該借鑒和引用相關(guān)的科學(xué)理論知識(shí)，以便提升檔案管理水平。

綜上文所述可知，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，其條件就是需要實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化、人員現(xiàn)代化、設(shè)備現(xiàn)代化。愿上文所述對(duì)實(shí)現(xiàn)中國的檔案管理現(xiàn)代化有所幫助。

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