現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/吉林省四平市中心人民醫(yī)院　王星月

現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/吉林省四平市中心人民醫(yī)院王星月

【摘要】檔案作為當(dāng)前我國各部門工作開展的有效的信息資源，做好醫(yī)院檔案管理工作對于提升醫(yī)院檔案的管理水平至關(guān)重要。本文將針對當(dāng)前我醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，探索強化醫(yī)院檔案管理工作的有效措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

醫(yī)院的檔案管理工作對于醫(yī)院其他工作的開展具有非常重要的作用，但是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作受各種因素的影響，還存在著很多方面的不足，做好醫(yī)院檔案管理工作首先就是要能夠了解當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，針對醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，制定出完善的措施，保證管理工作的開展，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，推動醫(yī)院工作的開展。

一、加強醫(yī)院檔案管理的意義

首先,加強對醫(yī)院的檔案管理可以有效地實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作在日常工作的基礎(chǔ)上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，實現(xiàn)檔案信息為醫(yī)院的生產(chǎn)發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

其次,在實踐方面將現(xiàn)代的管理理念運用于醫(yī)院檔案管理工作實踐中，可以有效改善醫(yī)院中對檔案管理應(yīng)用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導(dǎo)方向,為我國醫(yī)院檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

再次，實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理可以提高醫(yī)院發(fā)展決策的科學(xué)性。檔案管理涵蓋了醫(yī)院的生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、人事等各個方面，積極發(fā)揮醫(yī)院的檔案在醫(yī)院經(jīng)營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風(fēng)險，促進(jìn)管理的科學(xué)化。

二、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的開展

（一）實行醫(yī)院檔案管理一體化。在醫(yī)院中，檔案管理是醫(yī)院各種信息資源的存儲器，將醫(yī)院的各種信息資源進(jìn)行匯總并進(jìn)行存儲，從而實現(xiàn)醫(yī)院的信息資源被完整地保存，促進(jìn)醫(yī)院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對于醫(yī)院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫(yī)院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調(diào)動等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類，建立醫(yī)院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計算機技術(shù)的普及，醫(yī)院的檔案管理中也必將更多地涉及電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者平滑結(jié)合，是檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案優(yōu)化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進(jìn)我國檔案建設(shè)與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將醫(yī)院中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，實現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時間不規(guī)范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現(xiàn)檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

（四）加強職工業(yè)績檔案的開發(fā)利用。職工業(yè)績檔案不僅能夠反映出職工的工作情況，而且還能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展和科研做出重要的貢獻(xiàn)。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作重點是要做好醫(yī)院的職工業(yè)績檔案管理的開發(fā)利用的工作，以便職工檔案能更好地服務(wù)于職工本人，服務(wù)于醫(yī)院工作。首先，應(yīng)加強醫(yī)院職工業(yè)績檔案管理的信息化工作，充分利用計算機在業(yè)績檔案中的作用，建立和完善專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新數(shù)據(jù)，保證檔案資料的完整、系統(tǒng)和延續(xù)。其次，還應(yīng)加大對職工業(yè)績檔案的開發(fā)力度，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，以職工的業(yè)績檔案為依據(jù)，對醫(yī)院內(nèi)的職工的技術(shù)能力、繼續(xù)教育、專業(yè)資格等進(jìn)行資格鑒定和審核，從而不斷提升醫(yī)院職工的技能水平，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

三、小結(jié)

總之，在醫(yī)院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現(xiàn)管理的科學(xué)化和規(guī)范化，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理中的工作內(nèi)容和工作模式，提升檔案和文件的質(zhì)量，保證檔案的科學(xué)性和真實性，并且應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理與時代接軌，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。

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